Анализ затрат рабочего времени руководителя

Надо ведь дойти до курилки, пообщаться с коллегами, вернуться. Бросил курить — времени прибавилось».

Многие директора изыскивают скрытые резервы в переговорах. «В нашей компании есть категория сотрудников, которыми я дорожу, потому что они приносят нам пользу, но вести переговоры с ними зачастую крайне неэффективно в силу их «тягучего» дотошного характера, — говорит Курбатова из «Хэппилэнда». — Если общаться с ними в принятом в нашей компании четком стиле, они обижаются и начинают думать, что их не ценят. Приходится повторяться, «разжевывать» мысль. На такие разговоры уходит иногда в два раза больше времени, чем обычно».

Как признали все опрошенные «Ко» топ-менеджеры, искусство управлять временем заключается скорее не в аудите времени или планировании, а в делегировании полномочий. «Сильным отвлекающим фактором являются незапланированные дела, — говорит Андрей Хомутянский, замгендиректора компании «РСК Центр». — Тебя втягивают в решение какого-то вопроса, ты идешь на поводу и лишь на полпути понимаешь, что эту задачу можно было поручить заму. Поэтому надо тщательно отладить работу секретаря-референта, который бы отсеивал второстепенные дела. Также важно сразу правильно поставить задачу. Я заметил, что, если контролирую процесс слишком часто, значит, задача была поставлена нечетко и подчиненный толком не понимает, что и как он должен сделать».

Похоже, что «управление временем» для российских управленцев — это не новая философия, а чуть иной взгляд на привычную задачу планирования. Если он и прижился в управленческой среде, то лишь частично. Время — капитал, но не совсем деньги. Его надо учитывать, но лучше на глазок. Это не мешает директорам изобретать эффективные приемы экономии времени. Но на какие бы ухищрения мы ни пускались, стрелки на часах не будут двигаться медленнее. Так что, хотя мы и пытаемся «управлять временем»,на самом деле это время, увы, управляет нами.

4. Аналитическая часть

4.1. Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

В данной главе мной будет представлен анализ структуры затрат рабочего времени руководителя (заведующей) Аптеки №1 ГУВД г. Москвы. Такой анализ будет проводиться на основе карты самофотографии рабочего времени руководителя, который был использован для накопления первичных статистических данных по элементам и видам деятельности руководителя с учетом продолжительности работ согласно классификатору, приведенному в Приложении 1.

Сбор первичных данных проводился в течение двух рабочих недель (десяти рабочих дней).

Рассматривается деятельность руководителя (заведующей) Аптеки №1 ГУВД г. Москвы, который находится в промежуточной области иерархии кампании, то есть имеет, как непосредственных начальников, так и подчиненных. Иерархическая структура данной организации (Аптеки №1 ГУВД) представлена в схеме 1.

Схема 1 Иерархическая структура Аптеки №1 ГУВД

Карты самофотографии рабочего времени за первую и вторую неделю наблюдений для 9-ти часового рабочего дня руководителя, представлены в таблицах 1 и 2 «Карта самофотографии рабочего времени руководителя» соответственно. Для заполнения данных карт самофотографии рабочего времени использовались шифры элементов затрат рабочего времени, взятые из классификатора рабочего времени, представленного в таблице 3 «Классификатор рабочего времени руководителя».

Таблица 1 Карта самофотографии рабочего дня руководителя

Часы наблюдений (в мин) День недели

понедельник вторник среда четверг пятница

Дата

29.03.04 30.03.04 31.03.04 01.04.03 02.04.03

1 (9-10) 0-15 1А 1А 19А 2А 1А

16-30 1А 1А, 2А 2А, 3А 2А 1А

31-45 2А 2А, 14А 13А 4А 4А

46-60 2А 14А 13А 14А 6А

2 (10-11) 0-15 3А, 8А 14А 13А 14А 13А

16-30 5А 14А, 15А 13А 14А 13А

31-45 6А, 7А 15А 4А 14А 13А

46-60 7А 15А 8А, 9А 15А 13А

3 (11-12) 0-15 4А 15А 9А, 14А 15А 4А

16-30 4А, 8А 15А, 14А 14А 15А 18А

31-45 10А 14А 14А, 20А 15А 18А

46-60 10А 14А, 4А 20А 15А 4А, 8А

4 (12-13) 0-15 9А 9А 20А 15А 18А

16-30 9А 9А 20А 15А 18А

31-45 9А 9А 20А 14А 18А

46-60 9А 9А 20А 14А 18А

5 (13-14) 0-15 4А, 11А 16А 14А 14А 9А

16-30 11А 16А 14А 14А 9А

31-45 11А 3А 9А 9А 9А

46-60 11А 17А 9А 9А 9А

6 (14-15) 0-15 11А 17А 9А 9А 10А

16-30 11А 5А 9А 9А 10А,4А

31-45 11А 9А, 4А 5А 4А 10А

46-60 11А 8А, 10А 5А 10А 10А

7 (15-16) 0-15 4А 10А 12А 10А 5А

16-30 3А 10А 12А 10А 5А

31-45 12А 10А 12А 10А 5А

46-60 12А 10А 2А 10А, 4А 5А

8 (16-17) 0-15 4А 10А 4А 10А 3А

16-30 12А 4А,13А 7А, 8А 10А 4А

31-45 4А, 9А 13А, 2А 8А, 7А 10А 13А

46-60 13А 2А 7А 10А 13А

9 (17-18) 0-15 13А 2А 3А 10А, 4А 4А

16-30 13А 18А 7А, 5А 10А 11А

31-45 13А, 8А 18А 7А 10А, 8А 11А

46-60 8А, 3А, 9А 18А, 9А 4А, 9А 8А, 9А 9А, 8А

Таблица 2 Карта самофотографии рабочего дня руководителя

Часы наблюдений (в мин) День недели

понедельник вторник среда четверг пятница

Дата

05.04.04 06.04.04 07.04.04 08.04.04 09.04.04

1 (9-10) 0-15 14А 1А 2А 1А 2А

16-30 14А 11А 2А 1А 2А

31-45 14А 11А 21А 2А 14А

46-60 14А 11А 21А 2А 14А

2 (10-11) 0-15 20А 11А 18А 11А 20А

16-30 20А 11А 18А 11А, 4А 20А

31-45 20А 11А 18А 11А 20А

46-60 20А 11А 18А 11А 20А

3 (11-12) 0-15 20А 4А 8А 11А 14А

16-30 20А 13А 13А 11А 14А

31-45 20А 13А 13А 11А 14А, 4А

46-60 20А 13А, 4А 13А 11А, 4А 5А

4 (12-13) 0-15 14А 13А 4А 4А 5А

16-30 14А 4А, 13А 4А, 3А 4А 5А

31-45 14А 3А 11А 6А, 9А 18А

46-60 14А 3А 11А, 4А 9А 18А

5 (13-14) 0-15 9А 9А 11А 9А 9А

16-30 9А 9А 9А 9А 9А

31-45 9А 9А 9А 4А 9А

46-60 9А 9А 9А 4А 9А

6 (14-15) 0-15 3А 2А 14А 8А, 9А 20А

16-30 3А 2А, 4А 14А 10А 20А

31-45 6А 2А, 4А 14А 10А 20А

46-60 6А 2А 14А 10А 20А, 3А

7 (15-16) 0-15 6А 11А 15А 10А 23А

16-30 6А 11А 15А 10А 23А

31-45 11А 11А 15А 10А 23А

46-60 11А 11А 15А 10А 23А

8 (16-17) 0-15 11А 4А 15А 21А 8А

16-30 4А 3А 15А 21А 8А

31-45 4А, 11А 3А 14А 4А, 22А 13А

46-60 11А 8А 14А 22А 4А, 13А

9 (17-18) 0-15 8А, 11А 18А 14А 4А, 22А 13А

16-30 11А 18А 14А 22А 13А, 3А

31-45 11А 18А 4А 22А, 8А 8А, 9А

46-60 11А, 9А 18А, 9А 4А, 9А 22А, 9А 8А

Таблица 3 Классификатор затрат рабочего времени руководителя

пп Перечень элементов затрат Шифр затрат

1. Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам 1А

2. Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 2А

3. Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы 3А

4. Другие деловые телефонные разговоры 4А

5. Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров) 5А

6. Разбор конфликтов с клиентами аптеки 6А

7. Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) 7А

8. Нерегламентированные перерывы 8А

9. Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 9А

10. Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) 10А

11. Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов 11А

12. Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) 12А

13. Прием посетителей по деловым вопросам 13А

14. Служебные разъезды (дорога) 14А

15. Участие в совещаниях Медицинского Управления 15А

16. Проведение фармацевтических кружков 16А

17. Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников 17А

18. Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 18А

19. Обход помещений аптеки (рабочих мест) 19А

20. Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) 20А

21. Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) 21А

22. Изучение специализированной периодической литературы и СМИ 22А

23. Наведение порядка на рабочем месте 23А

Обработка карт самофотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения руководитель выполнял работы в следующем объеме:

Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам — 140 мин.

Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) — 255 мин.

Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы — 205 мин.

Другие деловые телефонные разговоры — 510 мин.

Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков медикаментов (заключение