Анализ затрат рабочего времени руководителя

собранных данных)

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 2:

где nij – затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.

Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:

где N – общее время наблюдений, мин.

Для нахождения величины N используем формулу:

где Sj – количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час.

В данном случае значение для всех . Тогда:

Т.к. наблюдения проводились 2 рабочие недели (10 рабочих дней), то суммарный фонд времени составит 5400 минут ( ).

Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 6 «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя». При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени больше плановых, и отрицательным, если фактические затраты меньше плановых.

Графа 2 таблицы 7 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени руководителя за весь период наблюдения для данного специалиста с точки зрения задач и целей организации (Аптека №1 ГУВД), стоящих перед руководителем данного учреждения. К сожалению, в данном конкретном случае, руководитель не имеет реальной возможности при составлении плана своего рабочего дня использовать «Золотого правила» (60х40) планирования. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть фонда времени – период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего времени условно поделим на две части по 17,5%. Первая часть – период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть – период спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были включены в план.

Таблица 7. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя

Наименование работ (перечень элементов затрат) Шифр затрат Плановые затраты времени (эксперт.), % Фактические затраты времени, % Δ(±)

Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам 1А 3% 2,6% 0,4%

Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 2А 5% 4,7% 0,3%

Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы 3А 4% 3,8% 0,2%

Другие деловые телефонные разговоры 4А 8% 9,4% -1,4%

Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров) 5А 3% 3,0% 0,0%

Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками) 6А 0% 1,7% -1,7%

Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) 7А 1% 1,3% -0,3%

Нерегламентированные перерывы 8А 0% 3,8% -3,8%

Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 9А 13% 11,9% 1,1%

Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) 10А 7% 8,2% -1,2%

Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов 11А 3% 10,3% -7,3%

Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) 12А 1% 1,7% -0,7%

Прием посетителей по деловым вопросам 13А 5% 6,8% -1,8%

Служебные разъезды (дорога) 14А 2% 10,5% -8,5%

Участие в совещаниях Медицинского Управления 15А 2% 4,6% -2,6%

Проведение фармацевтических кружков 16А 1% 1,5% -0,5%

Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников 17А 1% 1% 0%

Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 18А 4% 5,2% -1,2%

Обход помещений аптеки (рабочих мест) 19А 1% 0,3% 0,7%

Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) 20А 0% 4,9% -4,9%

Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) 21А 1% 1,1% -0,1%

Изучение специализированной периодической литературы и СМИ 22А 0% 1,1% -1,1%

Наведение порядка на рабочем месте 23А 1% 1,1% -0,1%

Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат: 17,5% 0% 17,5%

Резерв на управленческую деятельность: 17,5% 0% 17,5%

Итого: 100% 100% 0%

Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и др. – отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.

Для оценки результативности использования рабочего времени воспользуемся коэффициентом экстенсивности, рассчитываемым по формуле:

где П – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Ф – фактический фонд рабочего времени, мин.

Таким образом, в данном случае, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 645 мин., нерегламентированные перерывы составляют 205 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 5400 мин. Тогда:

Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. – на обед и 20 мин. – на отдых и личные надобности) или 700 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:

где ПР – потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.

В данном случае, потери рабочего времени 100 минут. Тогда:

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывается по формуле:

где ПО – потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.

К потерям рабочего времени из-за нарушения режима работ можно отнести служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта (из-за этого увеличились затраты времени на служебные разъезды на 120 минут (это относится к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)). По данным таблицы 3 потери рабочего времени по причинам, независящим от исследователя, составляют 105 минут + 120 минут = 225 минут. Тогда коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя равен:

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:

где ОТ – время на отдых и личные надобности, мин.

В данном случае, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 645 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:

В соответствии с нормативами организации на регламентированные перерывы должно отводиться 13 % рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми. При этом рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени Кр по формуле:

где Уiф – фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;

Уiпл – плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени

Рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени основываясь на данных приведенных в таблице 8:

Таблица 8

Наименование работ (перечень элементов затрат) Шифр затрат Плановые затраты времени (эксперт.), % Фактические затраты времени, %

в долях

Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам 1А 3% 2,6% -0,004 0,004

Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.