Анализ затрат рабочего времени руководителя

т.п.) 2А 5% 4,7% -0,003 0,003

Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы 3А 4% 3,8% -0,002 0,002

Другие деловые телефонные разговоры 4А 8% 9,4% 0,014 0,014

Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров) 5А 3% 3,0% 0,000 0,000

Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) 7А 1% 1,3% 0,003 0,003

Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 9А 9% 11,9% 0,029 0,029

Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) 10А 7% 8,2% 0,012 0,012

Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов 11А 3% 10,3% 0,073 0,073

Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) 12А 1% 1,7% 0,007 0,007

Прием посетителей по деловым вопросам 13А 5% 6,8% 0,018 0,018

Служебные разъезды (дорога) 14А 2% 10,5% 0,085 0,085

Участие в совещаниях Медицинского Управления 15А 2% 4,6% 0,026 0,026

Проведение фармацевтических кружков 16А 1% 1,5% 0,005 0,005

Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников 17А 1% 1% 0,000 0,000

Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов 18А 4% 5,2% 0,012 0,012

Обход помещений аптеки (рабочих мест) 19А 1% 0,3% -0,007 0,007

Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) 21А 1% 1,1% 0,001 0,001

Наведение порядка на рабочем месте 23А 1% 1,1% 0,001 0,001

ИТОГО: 0,30

Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.

Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициента рациональности (Кр). В данном случае этот показатель

равен:

Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

Поскольку в план были включены не все выполненные работы, то расчитаем коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП) и коэффициент, показывающий уровень затрат времени на выполнение работ, включенных в план (КВП).

КНП = НП= НП/Ф – П = 620/(5400-850)=0,136

КВП = 1 - КНП = 1 – 0,136 = 0,864

Как мы видим, коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП) не велик, что говорит о том, что основная часть выполненных руководителем работ была включена в план.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительной время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 2% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.

Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте перед и после работы в структуре затрат времени составит:

Таким образом время обслуживания рабочего места составят 1,1% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.

Время на выполнение оперативной работы (ВОР) – это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (3865 минут) и общественной работы (60 минут).

Время на выполнение оперативной работы составляет 72,7% от общего фонда времени.

Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ), время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ). По оценкам самого руководителя время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 2070/3925=0,527), время творческой работы – 12% (КТ =470/3925= 0,12), время формально-логической работы – 23% (КФЛ =907/3925= 0,231), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =510/3925= 0,13).

Как мы видим, время на организационно-административную преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.

В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

1. необходимость выполнения работы;

2. оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

3. целесообразность выполнения работы;

4. сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».

По каждому их критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.

Проводятся расчеты по следующим соотношениям:

где – суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня наблюдений, по которым получен ответ «нет» при анализе по j-му критерию (j=14), мин.;

ПДК – суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то будем считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

Учтем, что распределение плановых затрат по дням и неделям было рассчитано пропорционально количеству дней за 2 недели, в которые планировалось делать ту или иную работу.

Результаты анализа приведены в таблицах 9 – 18:

Таблица 9

1-й день наблюдений

Наименование выполненной работы Продолжительность данной работы Критериальная оценка

1 2 3 4

1 2 3 4 5 6

Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам 30 да да да да

Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) 30 да да да да

Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы 30 да да да да

Другие деловые телефонные разговоры 70 да нет да да

Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров) 15 да да да да

Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками) 5 да да да нет

Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) 25 да да да да

Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), приобретение медикаментов для личных надобностей, преждевременных уход с работы и др.) 25 нет нет нет нет

Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 70 да да да да

Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) 30 да да да да

Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов 110 да нет да да

Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) 45 да нет да да

Прием посетителей по деловым вопросам 55 да нет да да

Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.

А время на разбор конфликтов не присутствую в плане (т.к. их не возможно запланировать, потому что они являются спонтанными), но они являются безусловно необходимыми