Аудит учёта денежных средств, ведения кассовых операций

1. Аудит учёта денежных средств, ведения кассовых операций

При проверке состояния учета движения денежных средств предприятия аудитор рассматривает решение многих юридиче¬ских, финансовых, учетных, экономических вопросов проблемно¬го характера, связанных с необходимостью обеспечения досто¬верных выводов о качественных сторонах ведения предприятием учета денежных средств.

Путем проведения сплошной проверки необходимо убедиться, соответствует ли принятый предприятием порядок учета денеж¬ных средств порядку, установленному соответствующими норма¬тивными документами. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администра¬цией предприятия договор об индивидуальной материальной от¬ветственности, что также является объектом внимания аудитора.

При проверке следует установить, соблюдается ли предпри¬ятием установленный обслуживающим его учреждением банка предельный лимит хранения наличных денег, так как в кассе можно хранить лишь небольшие денежные суммы для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командиров¬ки и других небольших платежей. Анализ материалов проверок и состояния организации учета на предприятиях позволил установить основные условия, способ¬ствующие подобным злоупотреблениям. К ним относятся:

1) нарушение правил оформления документов, принятие до¬кументов с неоговоренными исправлениями или подчисткой ре¬квизитов;

2) отсутствие или неправильное гашение документа, а также отсутствие пометок или штампа аудитора на проверенных до¬кументах;

3) отсутствие регистрации или дефектная регистрация расчет-но-платежных документов, способствующие подлогам;

4) небрежное хранение документов;

5) неудовлетворительный учет расчетов с персоналом, нере¬альность и необоснованность сальдо по этому счету.

Арифметические "ошибки" в ведомостях и кассовых отчетах допускаются сознательно с целью излишнего списания денег. Обычно в таких случаях ведомости внешне хорошо оформляют¬ся, все реквизиты и расписки находятся на месте, носят подлин¬ный характер и не вызывают сомнений в правильности списания. Необоснованное списание денежных сумм из кассы при невер¬ных подсчетах итогов ведомостей приводит также к несоответст¬вию данных аналитического и синтетического учета по счету де¬понентов. В ряде случаев такое несоответствие устраняется соз¬нательным подлогом в итогах граф сводки заработной платы и в их сбалансировании.

Техническая проверка подсчетов и проверка счета расчетов с персоналом — основные способы выявления таких злоупотребле¬ний. Облегчает эти злоупотребления отсутствие должного конт¬роля со стороны лиц, подписывающих документ.

Одной из форм присвоения денег является списание сумм без надлежащих оснований, без расписок или доверенностей по сом¬нительным и незаверенным счетам-ордерам и т.д. Чтобы избе¬жать этого, необходимо соблюдение четкого порядка приемки кассовых отчетов квалифицированным работником, не связанным с оформлением и регистрацией кассовой документации. Обяза¬тельна также личная проверка главным бухгалтером документов, относящихся к кассовым и банковским операциям.

Присвоение денежных средств методами подлога может быть произведено с использованием законно оформленного докумен¬та, который подвергся дополнительной "обработке".

Во-первых, когда внешняя форма ведомости не дает оснований сомневаться в ее подлинности, а сумма итогов написана прописью тем же почерком, что и исправленная сумма. В этом случае сле¬дует сравнить данные расчетно-платежной ведомости с основани¬ями к начислению зарплаты (табелями, нарядами и журналом ре¬гистрации ведомостей). Выявленные при этом расхождения необ¬ходимо проверить, опросив лиц, расписавшихся в ведомостях.

Во-вторых, когда в ведомости имеются подчистки (уменьшенные удержания), подлогу способствуют следующие обстоятельства:

принятие к оплате ведомостей с подчистками или без итогов прописью;

отсутствие своевременной регистрации ведомостей до их пе¬редачи в кассу.

Одной из форм злоупотреблений по кассовым операциям яв¬ляется присвоение законно начисленной заработной платы, депо¬нированной заработной платы и сумм, причитающихся другим предприятиям. Присвоение правильно начисленной заработной платы в основном касается заработной платы лиц, выбывших из предприятия до начисления причитающихся им сумм.

Присвоенные депонентские суммы часто относятся к суммам, принадлежащим выбывшим лицам. Поэтому при проверке плате¬жей по этим счетам следует выяснить, находились ли на месте лица, получившие платежи на предприятии в момент оформления этих операций.

Далее сличают подписи лиц, получивших суммы по депоненту, с подписями их владельцев в ведомостях на получение заработ¬ной платы в период их пребывания на предприятии. По возмож¬ности необходимо провести опрос соответствующих лиц.

В практике работы аудиторов и следственной работы выяви¬лись злоупотребления по операциям перевода денег разным ли¬цам, особенно по депонированной зарплате.

Наиболее значительные и систематические переводы депо¬нентских сумм подлежат проверке путем ознакомления с основа¬ниями для перевода, наведения справок на почте и запроса адре¬сатов. Расчеты с почтой по переводам должны осуществляться через банк (расчетными чеками).

Особенно тщательно должны проверяться операции по расхо¬ду наличных денег в кассе, списываемых на производственные и другие счета без последующего представления отчетов об их ис¬пользовании.

Следует проверить правильность отражения операций на сче¬тах бухгалтерского учета, что должно проводиться на протяже¬нии всей проверки при рассмотрении первичных кассовых доку¬ментов и отчетов кассира, где указывается корреспонденция сче¬тов, т.е. на какие счета надлежит отнести оприходованную или выданную из кассы сумму денег. Этой работе уделяется большое внимание, так как в результате допущенных "ошибок" проходят записи на счета, позволяющие списать похищаемые суммы.

Заслуживают внимания случаи оплаты через кассу наличными деньгами задолженности других предприятий по истечении сро¬ка исковой давности или накануне его истечения. Внешне такая операция выглядит как нарушение кассовой дисциплины, правил расчетов.

В действительности за подобными нарушениями могут скрываться злоупотребления. По существу эти суммы не имеют вла¬дельца. При оплате таких сумм по доверенности проверяется их подлинность. Необходимо установить, поступили ли эти деньги по назначению, не присвоены ли они их получателями. Во всех случаях выдачи через кассу наличных сумм другим предприяти¬ям, особенно через уполномоченных лиц, обязательна сверка с их записями.

Перечисленные нарушения и злоупотребления являются в ос¬новном результатом небрежного, халатного отношения к техни¬ке составления и обработки документов. Изучение состава нару¬шений и злоупотреблений, анализ условий, им способствующих, позволяют определить профилактические мероприятия по каж¬дой группе нарушений и злоупотреблений для доклада руковод¬ству проверяемого предприятия и отражения в заключении по результатам проверки.

Предмет проверки:

1) ведение учета денежных средств в соответствии с норматив¬ными документами;

2) остатки по счетам денежных средств — их реальное сущест¬вование, правильное отражение и представление в отчетности в полном объеме и с использованием соответствующей учетной по¬литики.

Аудиторские процедуры:

1) получение перечня банковских счетов и согласование ос¬татка средств, показанного в балансе по статьям «Расчетные счета» и «Прочие денежные средства», с банковскими выпис¬ками;

2) оценка правильности бухгалтерских записей по учету средств на счетах в банках;

3) проверка порядка ведения учета и документального оформ¬ления кассовых операций. Проверка соответствия данных кассовой книги первичным документам и данным синтетического учета, а также соблюдения организацией:

требования Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного постановлением Госбанка СССР от 22.09.93 г. № 40);

лимита хранения наличных денег в кассе;

порядка расчетов наличными деньгами с юридическими лица¬ми, установленный законодательством;

требований Закона Российской Федерации от 18.06.93 г. «О применении контрольно-кассовых машин при расчетах с населением»;

требований Указа Президента Российской Федерации от 18.08.96 г. № 1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и без¬наличного денежного обращения»;

4) оценка правильности учета прочих денежных средств, учи¬тываемых на бухгалтерских счетах 56 «Денежные документы» и 57 «Переводы в пути».

2. Аудит производственных запасов, основных средств и нематериальных активов

Проводя аудит производственных запасов, следует иметь в виду, что первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учёта, так как являются его основой.

Предмет проверки:

1) ведение учета производственных запасов в соответствии с принятой учетной политикой;

2) правильность оценки производственных запасов;

3) правильный и полный учет производственных запасов, ко¬торые реально существуют;

4) регулярность инвентаризации запасов;

5) правильность оформления документов.

Аудиторские процедуры:

1) получение сведений в ходе устной беседы с персоналом клиента об организации учета производственных запасов:

применяемые