использованию единого централизованного хранилища документов достигается высокая надежность и управляемость, удобный, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации. OPTiMA-WorkFlow обеспечивает гарантированную сохранность данных и всех версий документов.
Весь процесс движения документов отслеживается и фиксируется системой. Встроена система оповещений ответственных лиц о возникновении исключительных ситуаций.
Гибкость
OPTiMA-WorkFlow позволяет работать как по жестко предопределенным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям свободы в принятии решения на своем уровне.
В системе поддерживается прямое оперативное управление процессами документооборота. Это означает, что изменения в порядке обработки документов, вносимые пользователями, вступают в действие быстро и согласованно.
Безопасность
Все документы, правила их обработки, маршруты рассылки и служебная информация защищены системой от любого преднамеренного и непреднамеренного вмешательства.
Пользователям доступны только те объекты, которые оказываются на их «рабочих столах». Система «OPTIMA-WorkFlow» обеспечивает шифрование и электронно-цифровую подпись сертифицированными ФАПСИ криптографическими средствами.
Открытость
OPTIMA-WorkFlow основана на принципах открытой архитектуры, что обеспечивает возможность ее взаимодействия с любыми другими средствами обработки данных, например, с системами бухгалтерского учета и финансового анализа, средствами электронной почты и т.д.
Благодаря механизму ODBC обеспечивается совместимость системы со всеми современными промышленными СУБД.
Система полностью совместима с любыми приложениями-обработчиками, разработанными в соответствии со стандартом OLE2. За счет специальных средств системы осуществляется совместимость с прочими Windows и DOS-приложениями.
Квалифицированные пользователи имеют возможность, используя API, нарастить базовые возможности системы, дополнив ее своими собственными разработками.
Полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов
В первую очередь - это графический редактор, CASE-подобный инструмент, для формирования технологических маршрутных схем - описаний процессов движения документов и технологических операций на этапах работы с ними. Он является инструментом для создания моделей, стандартизации и оптимизации всех регулярно выполняющихся процессов обработки типовых документов. Однажды созданная схема становится основой для автоматизации и управления выполнением цепочки взаимоувязанных работ различными исполнителями.
Контроль соблюдения требований технологии работы с документами
Имеются развитые возможности для сопоставления нормативных и фактических характеристик выполнения работ на конкретном технологическом этапе. На базе результатов такого сопоставления осуществляется контроль над ходом выполнения процессов и определяется вся необходимая для принятия управляющих воздействий информация.
Контроль исполнения поручений
Кроме механизма контроля выполнения работ над документом система имеет мощные функции по обеспечению контроля исполнения поручений. Эта функция реализована на базе создания специализированного вида документа - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Эти документы доступны исполнителям только в той части, в которой эти исполнители упоминаются. Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием подлежащего исполнению поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, обращения к контролеру, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который таким образом не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, ответственных исполнителей и соисполнителей. В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уведомлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, сбора статистики о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти механизмы полностью интегрированы с современными настольными приложениями пользователей MS Outlook и MS Project.
Динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации
Система не предлагает какой-либо одной стандартной процедуры обработки документа или стандартного метода его регистрации, а предоставляет пользователям механизмы настройки. Это позволяет оперативно отслеживать изменения методологии и стандартов ведения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать процедуры документооборота, наращивать список категорий и типов документов, вовлеченных в документооборот.
Полноценный механизм контроля версий
Система имеет полноценный механизм контроля версий документа, работа которого определяется требованиями заказчика. Этот механизм, в частности, позволяет системе обеспечить возможность формирования «хронологического дерева» событий в истории обработки документа с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, вхождений в качестве составной части в другие документы и т.д. Благодаря поддержке механизма контроля версий есть возможность однозначно определить кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе.
Создание любых форм отчетности и полное присоединение разработанных макетов отчета к системе
При помощи пакета Seagate Crystal Report возможно создание различных форм отчётности. Макет отчета может добавляться к системной библиотеке отчетов. На него устанавливаются права на использование конкретными пользователями. Выполнение отчета может быть инициировано непосредственно с автоматизированного рабочего места. Возможна параметрическая настройка правил формирования отчета.
Работа с любыми электронными объектами
Обилие разнообразных средств представления данных в электронном виде открывает широкий спектр дополнительных возможностей. Разработчики OPTiMA-WorkFlow максимально расширили смысл понятия «документ» - документом может быть текстовый файл, таблица, изображение, прочитанное сканером, факс и даже звук, например, голосовое распоряжение.
Работа в распределённых корпоративных сетях
Поскольку хранение объектов обработки организовано в системе на базе использования современного почтового сервера MS Exchange, то процесс обработки документов является единым и «прозрачным» для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для совместной, многоэтапной, обработки документов многими исполнителями, находящимися на разных территориях не требуется их постоянного присутствия или прямого общения - система сама позаботится о том, чтобы каждый вовремя выполнил свою работу.
Индивидуальная настройка интерфейса рабочего места пользователя
Интерфейс и функции рабочего места пользователя могут быть легко настроены в соответствие с требованиями к конкретному рабочему месту и конкретным должностным обязанностям пользователя системы документооборота.
4. Преимущества осуществления электронного документооборота на базе использования решений фирмы «ОПТИМА»
Реальностью в работе многих организаций в данное время является ослабленная коммуникация между сотрудниками и подразделениями, отсутствие формализованного представления о том, как ДОЛЖНО выглядеть взаимодействие сотрудников. Также быстрое изменение законодательства и форм отчетности ведут к неслаженной работе организации.
Технология WorkFlow - технология автоматизации управления потоками работ:
- Автоматизация выполнения деловых (бизнес) процессов
- Технологическая основа автоматизации обработки данных
- Моделирование деятельности предприятие
- Организация и управление взаимоувязанной деятельностью всех членов коллектива предприятия
- Технология WorkFlow может быть применена в таких сферах, как
- Логистика
- Проектирование
- Издательская деятельность
- Работа с клиентами
- Управление качеством
- Планирование и контроль исполнения
- Организация делопроизводства и управление документооборотом
Возможности:
1. Архивное хранение документов
- Систематизированное и иерархическое хранилище документов
- Надежность и безопасность хранения
- Хранение документов различных типов
- Атрибутивный и полнотекстовый поиск документов, нечеткий поиск
2. Коллективная работа с документами
- Политика разграничения полномочий пользователей в системе
- Контроль версий документов
- Системный аудит событий
- Территориально распределенная обработка документов
- Поддержка работы удаленных и мобильных пользователей
3. Автоматизация делопроизводства
- Полная интеграция с «Production System»
- Различные сценарии создания документа
- Настраиваемые формы регистрации документов
- Автоматизация процесса регистрации
- Средства генерации форм оперативной и статистической отчетности
4. Управление движением документов
- Маршрутизация движения документов
- Гарантированная доставка документов
- Механизм оповещений пользователей
- Отслеживание и фиксация статуса и этапов жизненного цикла документов