Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

включить такие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- название вида документа;

- место составления;

- на какой год;

- название разделов;

- гриф утверждения;

- гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная для ООО «ДИН», представлена в приложении №8.

2.7. Формирование дел

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку .

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела . Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В ООО «ДИН» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование дел руководства Компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО «ДИН» занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

- папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;

- для приложений к документам сформирована отдельная папка;

-документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

- в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

- в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ЗАО "Строительная Компания "Дружба" необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов .

Дела Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками Общего отдела.

В зависимости от сроков хранения сотрудниками Общего отдела проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долго¬временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения Компании в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

2.8. Подготовка документов к передаче в архив

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре ООО «ДИН» до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают секретари структурных подразделений.

В настоящее время проводятся работы по созданию архива в структуре службы документационного обеспечения управления – Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.

Приказом Генерального директора № 39 от 28.02.2002 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

- начальник Общего отдела;

- юрист;

- секретарь-референт Генерального управления.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов . Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов Компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ООО «ДИН» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения .

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в Компании за последние 3 года, разделили на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве Компании.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе . Акт об уничтожении документов представлен в приложении №7.

Все лица, ответственные за делопроизводство в Компании, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ООО «ДИН» обладает рядом недостатков:

- отсутствует четкий порядок регистрации документов;

- встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

- отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе; Положение об экспертной комиссии;

- не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора;

- отсутствует номенклатура дел Компании;

- отсутствует архив документов Компании;

- при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль - информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в