Пример: Транспортная логистика
Я ищу:
На главную  |  Добавить в избранное  

Делопроизводство /

Основы делопроизводства

←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5 6 7 



Скачать реферат


Поэтому доку¬менты можно классифицировать в соответствии с их назначени¬ем как средства:

• регламентации деятельности (уставы, положения, регла¬менты, правила, инструкции и др.);

• распорядительной деятельности (приказы, указания, по¬становления, решения, распоряжения и др.);

• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

• передачи информации (письма, телеграммы, телефоно¬граммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку¬менты, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством на¬копления и обобщения информации.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать ин¬формацию и придать ей юридическую силу. Значение латин¬ского слова «документ» (documentum) - доказательство, свиде¬тельство. В настоящее время бесспорность документа также оп¬ределяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила докумен¬тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор¬мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча¬стников управленческих действий (органов управления, их струк¬турных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

• издавать документы только в пределах своей компетенции;

• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно¬сятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут¬верждения.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, бело¬вые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машино¬писным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный доку¬мент, текст которого переписан с чернового документа или напи¬сан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или сво¬бодной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содер¬жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изго¬тавливается на копировальной технике, с использованием фо¬тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимиль¬ной копией является второй и последующие экземпляры доку¬ментов, полученные через копировальную бумагу. Они, как пра¬вило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты до¬кумента, но не обязательно повторяет его форму.

Система документации — это совокупность документов, взаи¬мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, отно¬сящихся к различным системам документации. Соотношение до¬кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреж¬дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, не¬зависимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнитель¬скую деятельность. Их совокупность составляет систему организа¬ционно-распорядительной документации. Государственный стан¬дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист¬ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функ¬циональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответ¬ствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образо¬ванию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С од¬ной стороны, она представляет для других систем правовую ос¬нову, а с другой — в ней находят отражение вопросы руково¬дства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация — это процесс установления и применения стан¬дартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, прини¬маемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объ¬ектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанав¬ливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартиза¬ции и утверждается компетентным органом. Применение стандар¬тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартиза¬ции координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят та¬кие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. На¬пример, в широком смысле типизация — это разработка типо¬вых конструкций или технологических процессов на основе об¬щих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания ти¬повых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в после¬дующем создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и разме¬ров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унифи¬кации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов доку¬ментов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой облас¬ти деятельности, в том числе и в документировании. Управленче¬ские документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизвод¬ства, способствует их оперативной обработке и исполнению, со¬кращает затраты времени на работу с документами не только дело¬производственного персонала, но и всех работников управленче¬ского аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен¬ной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм докумен¬тов и систем документации — министерства (ведомства), осуще¬ствляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские докумен¬ты, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Госу¬дарственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за сис¬тему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обра¬ботки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

СТРУКТУРА И НАЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных доку¬ментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или

←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5 6 7 



Copyright © 2005—2007 «Mark5»