Основы делопроизводства

или участку деятельности, по¬мещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож¬ность использования нужной информации, документы класси¬фицируют: разделяют их на группы с разными сроками хране¬ния. Специальным классификационным справочником, позво¬ляющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено¬ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хране¬ния, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, перено¬сятся затем на обложки дел;

• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким об¬разом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

• номенклатура дел используется при построении информа¬ционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис¬пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав¬ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод¬ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в про¬цессе деятельности организации;

• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот¬ветствии со степенью важности и сроком хранения доку¬ментации.

ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенк¬латуру;

• составление заголовков (наименований) дел;

• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

• определение сроков хранения дел;

• определение системы индексации и установление индек¬сов дел;

• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклату¬ру. Основное требование к номенклатуре — охват всех доку¬ментов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организа¬ций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не окон¬ченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения во¬проса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенк¬латуру каждого года на протяжении всего срока решения во¬проса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате по¬явления в деятельности организации новых вопросов. Для та¬ких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматри¬вают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборни¬ки, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов ком¬плекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании доку¬ментов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули¬ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные доку¬менты, должны включать указание на вид и характер доку¬ментов, их периодичность, например: «Годовой отчет о науч¬но-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, ука¬зываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он ос¬нован на учете организационно-структурного построения аппа¬рата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих ор¬ганов, затем — дела, содержащие организационную документа¬цию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее распола¬гают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения кол¬легиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плано¬выми и отчетными документами (годовыми, квартальными, ме¬сячными), перепиской и другими документами.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел ус¬танавливают для обеспечения сохранности ценных докумен¬тов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не мо¬гут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содер¬жатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хране¬ния всего дела устанавливается для наиболее ценной доку¬ментации, т.е. больший. Например, если в деле находятся до¬кументы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Индексация дел. Для практического использования номенк¬латуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио¬нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко¬вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит ус¬ловное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела рас¬полагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть посто¬янной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Но¬менклатура дел составляется по унифицированной форме, кото¬рая разработана архивными органами и закреплена в Государст¬венной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хра¬нения и примечания.

Название раздела

Индекс дела Заголовок дела Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню При¬меча¬ние

01—02 01—03 Устав фирмы

Штатное рас¬писание Пост., ст. 37 Пост., ст.52

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не преду¬смотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа — названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько