←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5 6 7
несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда.
В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до мино¬вания надобности» (например, инструктивные письма выше¬стоящих организаций, присланные для сведения) или «до заме¬ны новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экс¬пертизе ценности с возможным выделением некоторых доку¬ментов на постоянное хранение.
В графе «Примечания» в течение всего срока действия но¬менклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведе¬нии новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в но¬менклатуру дел.
Итоговая запись о категориях и количестве дел:
По срокам хранения Всего В том числе переходящих
Постоянного 8 1
Временного (свыше 10 лет) 14 6
Временного (до 10 лет включительно) 25
Итого 47 7
В итоговой записи отдельно указывается количество дел по¬стоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, соста¬вившего номенклатуру, и проставляется дата составления.
Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен¬ным за документационное обеспечение, и согласовывается с ар¬хивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докумен¬ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, прини¬мающий дела данной организации, и только после этого утвер¬ждается руководителем организации.
Номенклатура дел структурного подразделения должна со¬ставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в струк¬турном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатура дел организации (сводная) должна составлять¬ся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк¬земпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто¬рой экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а чет¬вертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразде¬ления для заведения дел.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию дел состоит из следующих опера¬ций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в опреде¬ленной последовательности; оформление обложек дел.
Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систе¬матизация документов внутри дела.
После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого ис¬полненного документа.
Правильное распределение документов в дела имеет огром¬ное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходи¬мых документов и их сохранность.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.
Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.
Документы систематизируются в делах в соответствии с оп¬ределенными принципами. Наиболее существенными и практи¬чески наиболее удобными являются: вопросно-логический, хро¬нологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьи¬роваться и комбинироваться.
Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопро¬са. Такая систематизация совпадает с хронологическим располо¬жением документов.
При алфавитной систематизации документов используют фа¬милии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, на¬именования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".
В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).
Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.
Наряду с принципами систематизации документов при фор¬мировании дел следует придерживаться основных правил, об¬щих для всех категорий документов:
• в дела подшиваются только исполненные документы. Не¬исполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется пра¬вильность его оформления: наличие необходимых подпи¬сей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;
• в дело включаются документы в одном экземпляре. Чер¬новики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только чер¬новики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание пер¬вых экземпляров;
• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоян¬ных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;
• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Ес¬ли приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывает¬ся в номенклатуре дел в конце года.
Правильная группировка документов в дела и их системати¬зация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.
ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в струк¬турных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположе¬ния в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внут¬ренняя опись.
Внутренняя опись документов дела - это учетный доку¬мент, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №
№
п/п Индекс документа Дата
документа Заголовок документа Номера листов дела Приме¬чание
1 2 3 4 5 6
Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и вложных по содержанию. Необходимость ее составления опре¬деляется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.
Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписы¬ваются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее докумен¬тов и количества листов самой описи:
Итого_____________________________
←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5 6 7
|
|