Основы делопроизводства

Итого_____________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_____________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

доку¬ментов дела

Подпись подписи

Расшифровка

Дата

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом слу¬чае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача от¬дельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карт3 заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно состав¬ляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Завершающий этап работы с документами в делопроизводст¬ве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использова¬ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер¬тизы научной и практической ценности документов, оформле¬ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представ¬ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих науч¬ной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,

системности, целостности. Критериями оценки документов яв¬ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод¬стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор¬мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку¬ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен¬ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче¬ской помощи подведомственным организациям создаются цен¬тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в посто¬янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод¬стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про¬водит персонал структурных подразделений при участии сотруд¬ников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактиче¬ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку¬ментов определяется их научная и практическая ценность и со¬ответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы¬ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре¬менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере¬дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече¬ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку¬менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку¬ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соот¬ветствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного ин¬декса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело¬производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк¬турных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подраз¬делениях для использования в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и вре¬менного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва¬ются дата составления, должность и фамилия составителя, ко¬торый затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организа¬цию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание коли¬чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла¬туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч¬нем документов с указанием сроков хранения или после уточне¬ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по¬стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершаю¬щий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе¬матизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об¬разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных под¬разделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж¬дого дела в описи называется описательной статьей. Описатель¬ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю¬чать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;