←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5 6 7
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле (томе, части);
• срок хранения;
• примечание.
В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд¬ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж¬дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза¬цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под¬разделения осуществляет архив организации.
В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред¬назначенный для последующей передачи в государственный ар¬хив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы¬вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.
В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст¬венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ
В архив организации передаются все дела постоянного, вре¬менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Пере¬дача дел производится только по описям и в соответствии с со¬ставленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передают¬ся регистрационно-контрольные картотеки делопроизводствен¬ной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.
Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформ¬ления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.
При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:
• отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).
Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в ар¬хивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экзем¬плярах описей и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го¬сударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экзем¬пляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.
АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохран¬ность документов, их централизованное хранение, быстрый по¬иск и распределенный доступ к документам как с помощью ло¬кальной сети, так и (при необходимости) с использованием уда¬ленного доступа (по телефону и через Internet).
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Сроки хранения документов не зависят от формы их сущест¬вования — бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомст¬венными). Кроме того, в каждой организации имеется номенк¬латура дел. Она также вносится в компьютер и является само¬стоятельной таблицей в базе данных о документах организации.
Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.
По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учрежде¬ния, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппи¬рованных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие ав¬томатизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумаж¬ной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значитель¬но облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в ар¬хиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.
ПРИЛОЖЕНИЯ
ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации
По срокам хранения Всего В том числе:
переходящих с отметкой ЭПК
1 2 3 4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого
Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От _______________ № _____
_______________ СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
От _______________ № _____
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____№ _______________
______________________
(место составления) УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации
Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От _______________ № _____
_______________ СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
От _______________ № _____
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя министерства (ведомства)
Подпись Расшифровка
подписи
Фонд №_________________
Опись №______________
дел постоянного хранения
за ________ год
_______________________________________________________________
название раздела
№ п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Примечание
1 2 3 4 5
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
Подпись Расшифровка
Подписи
Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка
Подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК министерства (ведомства)
от _______________ № _____ УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от _______________ № _____
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя министерства (ведомства)
Подпись Расшифровка
←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5 6 7