Оформление машинописных работ

Оформление машинописной страницы.

Формат бумаги.

Работы, выполняемые на пишущей машинке, различаются по характеру, назначению, форме исполнения, формату бумаги.

Служебную документацию изготовляют на бумаге стандарт-ных форматов. Установление форматов связано с проектированием и эксплуатацией средств оргтехники: пишущих машин, копироваль-ных и множительных аппаратов, фальцевальных машин и прочего оборудования.

В 1966 г. в СССР установлен Государственный стандарт по-требительских форматов бумаги- ГОСТ 9327-66. Все форматы де-лятся на три ряда: A, B, C. Ряд А основной. Ряды В и С дополни-тельные. Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ря-ды В и С – для изготовления изделий из бумаги (папок, конвертов, обложек и т.п.).

Каждый ряд подразделяется на классы, которые показывают размер формата бумаги. Так, например, в ряду А 13 классов. Каж-дый из них обозначается буквой А и цифрой класса (А1, А2 и т.д.).

Размеры форматов обозначаются в миллиметрах. Исходный формат А составляет 840х1189 мм. Каждый последующий формат получают путем деления предыдущего пополам: А1 – 594х841, А2 – 420х594, А3297х420, А4 – 210х297, А5 – 148х210 и т.д. Наиболее употребительные форматы А4 и А5.

Листы бумаги должны быть ровными, без «бахромы», загну-тых краев и других механических дефектов, иметь строго прямо-угольную форму. Косина листов, т.е. отклонение от прямоугольной формы, не должна превышать 2%. Качество писчей бумаги опреде-ляется сортностью и зависит от степени однородности, числа меха-нических повреждений и ее белизны. Бумага выпускается следую-щих номеров: 0, 1, 2, 3.

Целлюлозная бумага № 0 и 1 имеет белый цвет, прочная и вы-держивает длительное хранение – не желтеет и не разрушается на свету. В ее состав входят клеящие вещества, делающие ее плотной, непромокаемой. Чернила на ней не расплываются. Бумага № 2 и 3 полубелая, более мягкая, изготовляют ее из древесной массы. На длительное хранение эта бумага не рассчитана. Эти сорта бумаги имеют лицевую и оборотную сторону. Писать рекомендуется на ли-цевой стороне: она более ровная.

Оформление машинописной страницы.

В процессе работы машинописная страница заполняется тек-стовым, цифровым или смешанным текстом, к оформлению которо-го предъявляются определенные требования.

Текстовой или цифровой материал со всех сторон ограничи-вается свободным пространством – полями. Страница имеет четыре поля: верхнее, нижнее (равные по величине), левое (начальное) и правое (конечное). В основном они предназначены для предохране-ния текста от износа в процессе работы с документом, но в то же время имеют и утилитарное назначение, например: левое поле пред-назначено для подшивки работ в скоросшиватель, для переплета ру-кописи. На верхнем и нижнем проставляют соответствующие дело-производственные пометки.

Размеры полей зависят от выбранного формата бумаги, харак-тера работы и ее назначения. Эти размеры можно измерять в санти-метрах или миллиметрах, но при работе на пишущей машине вели-чины полей удобнее измерять в интервалах и ударах (печатных зна-ках).

Размер левого поля должен составлять 35 мм, или 13 печатных знаков, правого – 8 мм, или 3 – 4 печатных знака. Верхнее – от среза листа до первой строки текста – 20 мм; нижнее – от последней стро-ки текста до нижнего среза листа – для формата А4 составляет не менее 19 мм, для формата А5 – 16 мм.

Формат бумаги А4 (210 на 297) в переводе на печатные знаки и интервалы имеет следующие параметры: слева направо 80 печат-ных знаков, т.е. ударов по клавишам, сверху вниз 68 – 70 интервалов (один интервал – 4,25 мм).

Формат А5 (148 на 210 мм) включает от левого до правого края бумаги 80 ударов, сверху вниз – 34 – 35 интервалов.

Приступая к работе на пишущей машине, рекомендуется отме-тить карандашом нижнее поле, чтобы вовремя завершить работу. Левое и правое поля ограничить полеустановителями. Все строки машинописной работы должны начинаться на одном уровне. Левый полеустановитель ограничивает продвижение каретки вправо при переводе на новую строку. В конце строка ограничивается правым полеустановителем и заканчивается за 8 мм, или 3 – 4 удара, от пра-вого среза бумаги.

Оформление правого поля выполняется по звонку. За 2 – 3 удара до поля подается звуковой сигнал, предупреждающий маши-нистку о подходе к концу строки, а на уровне поля клавиатура бло-кируется.

Правое поле в машинописных работах не получается таким же ровным, как левое, т.к. в конце строк могут быть переносы, а чтобы их сделать правильно, иногда приходится заходить за услов-ную вертикаль правого поля или не доходить до нее. Отклонение от этой вертикали не должно составлять более 2 – 3 ударов.

Арабские цифры. Количественные, порядковые чис-лительные. Нумерация пунктов.

Арабские цифры расположены в четвертом ряду клавиату-ры. Обслуживаются они во время письма пальцами соответствую-щей зоны: мизинцем левой руки ударяют клавишу с цифрой 1, бе-зымянным – 2, средним – 3, указательным – 4 и 5. Указательным пальцем правой руки ударяют по клавишам 6 – 7, средним – 8, бе-зымянным – 9, мизинцем – 0. При написании цифр используют верхний регистр.

Количественные числительные, встречающиеся в тек-сте без буквенного обозначения единиц физических величин, вос-производятся словами, например: «Этих изделий должно быть не более трех».

Аналогично пишут однозначные числительные, обозначаю-щие временные границы или периоды, например: «Испытания должны продолжаться три – пять дней».

В текстах научно – технического и специального характера, в деловых бумагах числа, сопровождающиеся буквенным обозначени-ем единиц измерения, пишутся цифрами, например: «Самосвал гру-зоподъемностью 5 т», «Для пошива халатов пошло 15 м материи».

Запись порядковых числительных отличается от записи ко-личественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядко-вые числительные пишутся с указанием падежных окончаний, на-пример: «Радиоприемник 2 – го класса». «Ученик 4 – го класса».

При перечислении нескольких порядковых числительных окончание ставиться только один раз, например: «Задано выучить 1, 2, 3-й параграфы».

С помощью цифр можно записывать определения, выражен-ные сложным словом, включающим в себя некоторые формы числи-тельных, например:100-процентный, 20-километровый.

Порядковые числительные, обозначающие в тексте номер конференции, например: XXV съезд КПСС, II конференция.

В текстах художественной и близкой к ней литературе числи-тельные, как правило, пишутся прописью (буквами).

Многозначные числа принято записывать цифрами. Исключе-ние делается в тех случаях, когда с такого числа начинается предло-жение, например: «Двадцать километров пути проложено». Но: «Проложено 20 км пути».

Многозначные целые числа записываются. Разбивая пробела-ми на классы, например: 250 000 т, 1 248 435 руб.

Нумерация пунктов. Нумерация пунктов в машинописных работах выполняют арабскими цифрами. Число, обозначающая по-рядковый номер, отделяют от текста точкой, после которой обяза-тельно делают пробел. Если на одной странице пишется несколько, например десять и более, пунктов, то возросшее на разряд число пишут на один шаг левее.

Знаки четвертого ряда клавиатуры.

Двоеточие. Скобки. Знак двоеточия в тексте пишется без пробела после слова, за которым он следует; после него обязательно делают пробел.

Круглые скобки имеются на клавиатуре 46 – клавишной пи-шущей машины. На одном литерном рычаге располагаются обе скобки – открывающая и закрывающая. Открывающая скобка пи-шется с использованием верхнего регистра, закрывающая – без ре-гистра.

Скобки ставятся в тексте слитно к заключаемому понятию. После скобки обязательно делается пробел, если нет другого знака препинания.

Знаки: вопросительный и восклицательный. Эти зна-ки пишут по общему правилу.

Кавычки. Многоточие. Кавычки пишут слитно со словом, которое они в себя заключают. Перед открывающейся кавычкой обязательно делают пробел, а также после закрывающейся, если да-лее не следует знак препинания.

Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире перед закры-вающими кавычками не ставятся. Эти знаки могут быть написаны после кавычек без дополнительного пробела. Например: Эта повесть напечатана в журнале «Звезда».

Закрывающие кавычки после знаков: вопросительного, вос-клицательного и многоточия ставятся без дополнительного пробела. Например: Роман «Что делать?»

Восклицательный, вопросительный знак, многоточие – могут относиться ко всему предложению со словами, заключенными в ка-вычки. В этом случае их ставят после кавычек, например: Где вы найдете больше, чем у нас, месторождений «черного золота»?

Многоточие пишут по общему правилу: перед ним пробел не делают, после него – пробел необходим. Если многоточие сочетает-ся с восклицательным или вопросительным знаком, то в этом случае пишут знак и две точки, например: Ветер воет…Гром грохочет… Пусть сильнее грянет буря!..

Если многоточие сочетается с кавычками, то после многото-чия кавычки ставятся без пробела, например: «Хороша была Таню-ша, краше не было в селе…»

Точка с запятой. Точка с запятой – комбинированный знак. Он состоит из двоеточия и запятой. Выполняют его следующим об-разом: большим пальцем правой руки нажимают на клавишу пробе-ла. Затем последовательно выполняют удары по клавишам двоето-чия и запятой, не отпуская клавиши пробела. Отпускают клавишу пробела и делают пробел.

Римские цифры. Написание дат.

Римские