линейку, чтобы при исправ-лении не осталось темного пятна на листе.
Вынутую из пишущей машины закладку разбирают, устраня-ют ошибки на всех экземплярах, затем вписывают буквы на каждом экземпляре отдельно.
В настоящее время используют и другие средства для исправ-ления ошибок: отпечатки закрашивают, заклеивают. Для закрашива-ния используют бумагу, покрытую специальным составом, жид-кость, изготовленную на летучей основе. Для заклеивания применя-ют полоски бумаги шириной 5мм, покрытые с одной стороны клеем.
Не допускается забивать неправильно написанную букву, сло-во, зачеркивать, используя другие буквы или знаки. Работа с подоб-ным «исправлением» не смотрится, имеет неряшливый вид. Лучше переписать весь лист заново.
Оформление ссылок.
В ряде работ встречаются ссылки – дополнения, пояснения или указания на источник. Для связи ссылки с текстом служат знаки сноски. Их ставят в тексте у того места, где нужно сослаться на ка-кой – либо источник, а также перед самой ссылкой. Знаками сноски служат арабские цифры и звездочки (их пишут буквой х).
Звездочки употребляют в цифровых работах и когда на стра-нице не больше трех ссылок. Текст ссылок помещают в конце ма-шинописной страницы, ниже основного текста.
Если в работе несколько ссылок, то их номеруют по порядку в пределах каждой машинописной страницы. Порядковый номер ста-вят со скобкой или без нее на пол – интервала выше машинописной строки без пробела. Текст ссылки пишут внизу страницы под чертой независимо от того, сколько места на странице занимает основной текст. Последняя строка последней ссылки должна располагаться на уровне нижнего поля страницы.
Основной текст пишут до первой ссылки, нумеруют ссылку и дописывают строку до конца. Затем определяют объем текста ссыл-ки (например, одна машинописная строка ) и в конце страницы ос-тавляют место для ее оформления. К отметке нижнего поля добав-ляют вверх четыре интервала (два на расстояние от последней стро-ки текста до черты и два после черты до ссылки ) и делают каранда-шом новую отметку.
Продолжают писать текст до сделанной отметки, затем отсту-пают вниз два интервала и проводят черту, равную 20 ударам. От этой черты отступают вниз на два интервала и пишут текст ссылки.
С абзацного отступа ставят порядковый номер с дробью, де-лают пробел и пишут текст ссылки с заглавной буквы. Текст боль-шого содержания пишется в несколько строк через один интервал, вторую и последующие строчки в этом случае пишут от левого поля. Если на одной странице имеется несколько сносок, то их оформляют аналогично первой, но отделяют друг от друга двумя интервалами.
При оформлении на одной странице нескольких ссылок раз-ного объема на каждую из них к отметке нижнего поля добавляют определенное количество интервалов: на первую ссылку в одну строку – четыре интервала (два до черты и два после нее), на вто-рую, состоящую из одной строки, также два интервала, на состоя-щую из двух строк – три интервала, на ссылку в три строки – четыре интервала и т.д.
Текстовые сокращения. Прямая речь. Цитаты.
Текстовые сокращения. Применение текстовых сокраще-ний в официальной деловой переписке дает возможность сэконо-мить время при подготовке и прочтении документов. В управленче-ской документации широко употребляются сокращенные формы слов и аббревиатура (сложно сокращенные слова).
Сокращения можно подразделить на два вида: сокращения, предназначенные только для зрительного восприятия, и сокраще-ния,употребляемые как в устной, так и в письменной речи. Первый вид сокращений принято называть текстовым или графическим. К таким сокращениям, например, относятся наименования территори-альных, производственных и административных единиц (г., обл., р-н, пос., и т.д.) ; наименование должностей и званий (акад., проф., ст. науч. сотр., доц.) ; наименование дат и календарных сроков (м-ц.) ; собственно текстовые сокращения (т.е., т.д., т.п.) ; формы обраще-ния (т., гр.) ; наименования отдельных документов (квит., накл.) ; и т.п.
Такие сокращения общеприняты. Они зафиксированы во мно-гих ведомственных инструкциях и правилах по делопроизводству.
Второй вид сокращенных слов – аббревиатуры. Их широко употребляют в устной речи как обычные слова. Аббревиатуры обра-зуются из первых букв или звуков сокращаемого словосочетания: ЗАГС, ГОСТ, вуз, из начальных слогов: совхоз, прораб, завком.
К аббревиатурам относятся также сокращения без гласных – образуются исключением гласных и по одной из сдвоенных соглас-ных: млрд., млн.; посредством усечения слова, т.е. опущения конца слова: спец., зав., зам. и др. Применяется также смешанный тип со-кращений: НИИасбестцемент.
Сложносокращенные слова образуются путем соединения од-ного или двух начальных слогов с полным вторым словом: капре-монт, хозрасчет.
Существуют определенные условности при сокращении слова товарищ: в начале предложения пишется Тов., в середине – т. при употреблении этого слова во множественном числе в начале фразы пишется Товарищи, в середине – тт.
В текстах документов сокращения используются для того, чтобы избежать повторения длинных названий. Однако следует учи-тывать, что при адресовании писем в какую – либо организацию ее название приводится в том виде, в каком оно дано в документах, исходящих из этой организации, либо в специальных справочниках. Произвольное сокращение наименований учреждений не допускает-ся.
Цитаты. Цитаты – это выдержки из сочинений какого - ли-бо автора, из официальных документов, постановлений. Их воспро-изводят дословно по подлиннику, заключают в кавычки и сопрово-ждают ссылкой на источник.
Прямая речь. Прямая речь – это приведенная без изменения передача чьей-либо речи. Прямая речь заключается в кавычки и пи-шется после двоеточия, если приводится в сплошном тексте, напри-мер:
Петр нахмурившись смотрел на Синцова: «Слышь! Я тебя по-следний раз спрашиваю: кто с тобой был?»
В диалогах слова каждого собеседника пишут с новой строки, с абзаца ставят тире и с прописной буквы непосредственно слова го-ворящего, например:
Был в Астрахани сад «Аркадия». Я пошел туда и спросил у ко-го-то, не возьмут ли меня в хор. Мне указали человека небольшого роста, бритого, в чесучовом пиджаке:
- Это антрепренер Черкасов.
- Сколько тебе лет ? – спросил он.
- Семнадцать, - сказал я, - прибавив год.
Оформление примечаний, приложений, основа-ний.
Примечания. Примечания – это дополнительные пояснения к тексту. Их помещают непосредственно в тексте. Слово «примеча-ние» пишут от нулевого положения табулятора, т.е. от левого поля строчными буквами, первая буква – главная. Текст пишут через один интервал. Например:
Примечание: Если перечисление стоит в середине предложе-ния и впереди есть обобщающие слова, то однородные члены могут быть выделены двумя тире.
Если примечаний несколько, то слово «Примечание» пишут во множественном числе и после него ставят двоеточие. Пункты текста примечания нумеруют арабскими цифрами. Между пунктами дела-ют два интервала. Например:
Примечания: 1. Если подлежащее выражено личным место –
имением, тире может не ставиться.
2. Если между подлежащим и сказуемым – су –
ществительным вставлено связующее место –
имение ЭТО, то тире ставится перед ним.
Если в примечании несколько пунктов и они не умещаются на
одной странице, то их переносят на следующую. Переносить только один пункт на следующую страницу не рекомендуется. Если он не умещается на странице или не остается места для оформления рек-визита «подпись», надо перенести на следующую страницу 2 – 3 строки текста.
Приложения. Приложение – это различные официальные и справочные материалы, дополняющие основной текст (таблицы, чертежи, схемы, графики, фотографии и т.д.) . указание на наличие приложения помещается под основным текстом.
Слово «Приложение» пишут в единственном числе от левого поля – нулевого положения табулятора строчными буквами, после него всегда ставится двоеточие. Текст пишут через один интервал.
Если название приложения полностью приведено в тексте до-кумента, то в отметке после текста оно обозначается сокращенно. Например: Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений их перечисляют в той последовательности, в какой они упоминаются в тексте. Количество листов сброшюрованных приложений (брошюры, книги) не указы-вается, например:
Приложения: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.
2. Отзывы по проекту стандарта на 2 л. в 3 экз.
Между пунктами приложения делают два интервала. Перенос текста приложения на следующую страницу выполняется аналогич-но переносу текста примечаний.
При оформлении в тексте «Приложения» или «Примечаний» необходимо отступать от последней строки основного текста доку-мента 1,5 – 2 интервала – в зависимости от того, через сколько ин-тервалов он написан. Так, если текст написан через один интервал, то до «Приложения» и «Примечаний» делают два интервала; если текст напечатан через два интервала, то до «Приложений» и «При-мечаний» делают два интервала; если текст написан через полтора интервала, то до «Приложения» и «Примечаний» полтора интервала.
Основание. Основание оформляется аналогично приложе-нию.
Разбивка текстов на составные нумерные части.
Тексты служебных документов часто разбивают по смыслу на пункты