←предыдущая следующая→
1 2
Московский государственный агроинженерный университет
им. В.П. Горячкина
Кафедра «Бухгалтерский учёт»
Реферат
ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Выполнил:
Студент 34-ИЭФ
Сурков Н.С.
Проверила:
асс. Обухова Т.Н.
Москва 2005
Содержание
Понятия делопроизводства………………………………………………………2
Документ и его функции…………………………………………………………2
Организация документооборота…………………………………………………3
Регистрация и учёт поступающих в организацию документов………...5
Список использованной литературы………………………………………….…9
Понятия делопроизводства
Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).
Весь объём документов, обращающихся в организации – это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.
Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учёта и хранения.
Документооборот – это движение и учёт документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).
В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов).
Современное делопроизводство в России развивается с учётом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.
Документ и его функции
В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным.
Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).
Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве.
Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации месту составления, степени сложности, степени секретности, срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени унификации, характеру содержания.
Организация документооборота
Документооборот – это движение документа на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
• Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно);
• Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
• Порядок прохождения процесса обработки основных видов документов должны быть единообразными.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.
Документопоток входящих документов составляют:
• Документы вышестоящих организаций, органов власти;
• Документы подведомственных организаций, присылающих отчётно-учётную документацию и различного рода запросы;
• Документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
• Жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
• Приём входящих документов;
• Первоначальная (экспедиционная обработка);
• Предварительное рассмотрение и распределение;
• Регистрация;
• Рассмотрение документов руководством;
• Исполнение резолюций;
• Отправление.
Регистрация и учёт поступающих в организацию документов
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем.
Делопроизводственные службы обязаны обеспечить учёт и контроль за движением таких документов. Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи, а затем передаваться в канцелярию.
Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.
При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений.
Неправильно адресованные и повреждённые документы возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты.
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документа работником службы делопроизводства повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо отправить документ на рассмотрение. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.
Исходя из оценки документа, и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов.
Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителей. Дальше документы направляются на регистрацию.
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:
Наименование организации
Вх. №___________________
От______________________
Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров, начиная с календарного года) производится в день поступления документа.
На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение «код» структурного подразделения, в которое направляется документ или фамилия исполнителя.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др.
Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно.
В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные – в структурных
←предыдущая следующая→
1 2