←предыдущая следующая→
1 2
Табель документов для проведения анализа документооборота (документопотоков)
Структурное подразделение: ООО «ПАСИВ»
п.п. Выполняемые функции Перечень входных документов Откуда поступает документ Перечень выходных документов Кол-во экз. Составляемых документов Куда направляется каждый экз. Периодичность составления, поступления Кол-во документов за год, др. Период времени Предложения, примечания
2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Оформление трудового договора 1.Паспорт.
2.Тр.книжка. 3. страх. Свид. 4. Док.-ты воинского учета. 5. Док-т об бразовании. 1 экз.
2. Увольнение 1. Заявление; 2. Приказ. От работника. Руководителя. 1 экз. 2 экз.
3. Аренда помещения Договор -аренды Договор аренды с Мингосимуществом (2-х ст.)
4. Сдача в аренду Договор -аренды 3-х сторонний договор
5. Акредитив Спец. Флрма –«Акредитив» Органи-зации 4 экз. 1 экз.- банк возращает орг.; 2-ой экз.- остается в банке; 3 и 4-ый- банк направляет в банк поставщика.
6. Аренда банковского сейфа 1)Заявка на получение права пользование депозитарной ячейкой;2) Анкета пользователя и доверенность. Органи-зации
7. Открытие расчетного счета 1.Заявл. на открытие счета. 2. Нотар. заверенные карточки с образцами подписей. 3. Нотар. завер. копию свидет. о постановке организации в налог. инспек. 4. Копию справки Гомстата Рос. о присвоении статистич. кодов. Органи-зация 1) 1 экз.
2) 1 экз.
3) 1 экз.
4) 1 экз.
8. Открытие валютного счета 1.Заявл. на открытие счета. 2. Нотар. заверенные карточки с образцами подписей. 3. Копии учред. док-ов и свид. о гос. регистр. 4. Копию свидет. о постановке организации в налог. инспек. 5. Копию справки Гомстата Рос. о присвоении статистич. кодов.
Табель получаемых документов
Структурное подразделение: ООО «ПАСИВ»
п.п. Наименова-ние документа Пользова-тель, исполнитель Кто подпи-сывает, утверждает документ. Печать Регистрация кто, где, индекс Резолюция: кто, когда Срок от поступления в ор-ю до исполнения Кто, когда ввел документ Срок и место хранения Замечания предложе-ния, форма использования
2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Письмо Юридическое лицо/физическое лицо Руководитель. Печать организации Секретарь, канцелярия Исполнительное лицо 3 дн. Руководитель Канцелярия, архив Произвольная форма
2. Заявка Подрядная организация Главный инженер. Печать организации Секретарь, канцелярия Главный инженер 30 дн. Подрядная организация В течение года, ОМТС Произвольная форма
3. Служебная записка Договорная организация Руководитель. Печать организации Секретарь, канцелярия Руководитель 14 дн. Договорная организация Канцелярия, архив Произвольная форма
4. Факс Юридическое лицо/физическое лицо Руководитель. Печать организации Секретарь, канцелярия Руководитель 5 дн. Юридическое лицо/физическое лицо Канцелярия, в течение 30 дн. Произвольная форма
5. Счет Договорная организация Главный бухгалтер. Печать организации Секретарь, канцелярия Финансовый директор 3-5 дн. Стандартный документ Бухгалтерия,
В течение года Форма №
6. Счет-фактура Договорная организация Главный бухгалтер. Печать организации Секретарь, канцелярия Главный бухгалтер 3-5 дн. Стандартный документ Бухгалтерия,
В течение года № 108
7. Накладная Юридическое лицо Юридическое лицо. Печать организации ОМТС Начальник ОМТС 7 дн. Стандартный документ ОМТС, неделя Форма №
8. Коммерче-ское предложение Юридическое лицо Юридическое лицо. Печать организации Руководитель Исполнительное лицо 30 дн. Юридическое лицо Исполнитель-ное подразделение, в течение года Произ-вольная форма
9. Проект Проектная организация Руководитель. Печать организации Исполнительное подразде-ление Руководитель До оконча-ния сроков исполнения Стандартный документ Архив Стандарт-ная форма
10. Смета Подрядная организация Исполнитель работ. Печать организации Заказчик работ Руководитель До оконча-ния сроков Стандартный документ Архив Форма №
11. Приказ Структурное подразделе-ние Руководитель. Печать организации Секретарь, канцелярия Руководитель В течение года Стандартный документ Архив Стандарт-ная форма
12. Акт Договорная организация Руководитель. Печать организации Секретарь, канцелярия Руководитель В течение года Стандартный документ Архив Форма № 2
13. Соглашение Юридическое лицо/физическое лицо Юридическое лицо. Печать организации /физическое лицо Секретарь, канцелярия Руководитель В течение года Стандартный документ Архив Стандарт-ная форма
14. Договор Юридическое лицо/физическое лицо Руководитель. Печать организации Секретарь, канцелярия Руководитель В течение года Стандартный документ Архив Форма №
15. Контракт Юридическое лицо/физическое лицо Юридическое лицо. Печать организации /физическое лицо Секретарь, канцелярия - В течение года Произвольная форма Канцелярия. Архив Произвольная форма
Табель создаваемых документов
Структурное подразделение: ООО «ПАСИВ»
№ п.п. Наименование документа Сотрудник, готовящий документ С кем согласовывается документ Кто подписывает, утверждает документ, печать Источники для подготовки документа Время, необходимое для полного оформления документа Регистрация: кто, где, индекс Кто контролирует прохождение и исполнение Кто ввел документ Срок и место хранения контрольного экз. Предложения, примечания
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Письмо Исполнительное лицо Руководитель Исполнительное лицо, руководитель. Печать организации Техническая литература В течение дня Канцелярия Отдел управления делами Руководитель Канцелярия, 1 год
2. Заявка Сотрудник ОМТС Начальник ОМТС Руководитель. Печать организации Техническая литература В течение дня Канцелярия Руководи-тель Сотрудник ОМТС ОМТС, 1 год
3. Служебная записка Исполнительное лицо Руководитель Руководитель. Печать организации Исполнительная документация В течение дня Канцелярия Руководи-тель Исполнительное лицо Канцелярия, 5 лет
4. Факс Сотрудник Руководитель Руководитель. Печать организации Исполнительная документация В течение дня Канцелярия Руководи-тель Сотрудник Канцелярия, 1 год
5. Счет Главный бухгалтер Финансовым/коммерческим директором Фин./ком. Дир./ Гл. бух. Печать организации Калькуляция В течение дня Бухгалтерия/финю отд. Фин./ком. Дир./ Гл. бух. Бухгалтерия Бухгалтерия/фин. Отд. Архив – 5 лет.
6. Счет-фактура Главный бухгалтер Финансовым/коммерческим директором Фин./ком. дир./ Гл. бух. Печать организации Счет В течение дня Бухгалтерия/финю отд. Фин./ком. Дир./ Гл. бух. Бухгалтерия Бухгалтерия/фин. Архив – 4 года.
7. Накладная ОМТС Начальник ОМТС/финансовый отд. Начальник ОМТС. Печать организации Материальные требования В течение дня ОМТС Начальник ОМТС/финансовый отд. ОМТС ОМТС
Архив – 5 лет.
8. Коммерче-ское предложение Коммерческий дир. Руководитель Ком. дир. В течение дня Печать организации Исполнительная документация/маркетинга В течение дня Канцелярия Руководитель Ком. дир Исполни-тельное подразделение, в течение года
9. Проект Отдел проектной документации Контролирующие организации Руководитель проекта. Печать организации Заявка от заказчика 3 месяца Канцелярия. Контролирующие организации. Заказчик Отдел проектной документации Архив.
10. Смета Сметный отд. Фин. Отд./руководитель Заказчик, исполнителью Печать организации Технич. лит. Проект В течение дня Канцелярия Заказчик, исполнитель Сметный отд. Архив
11. Приказ Руководитель Руководитель. Печать организации На основании писем. В течение дня Канцелярия Руководитель Руководитель Архив. 75 лет минус возраст
12. Акт Исполнительное лицо Заказчик, исполнитель Заказчик, исполнитель. Печать организации Смета В течение дня Канцелярия Заказчик, исполнитель Исполнительное лицо 5 лет.
13. Соглашение Исполнительное лицо Юридическое лицо/физическое лицо Юридич. лицо. Печать организации /физич. лицо Договор В течение дня Канцелярия Исполнительное лицо Исполнительное лицо Архив- 75 лет.
14. Договор Исполнительное лицо Руководитель Руководитель. Печать организации. ГОСТ В течение дня Канцелярия Исполнительное лицо. руководитель Исполнительное лицо Архив- 75 лет.
15. Контракт Исполнительное лицо Юридическое лицо/физическое лицо Юридич. лицо. Печать организации /физич. лицо ГОСТ В течение дня Канцелярия Юридическое лицо/физическое лицо. Исполнительное лицо. Исполнительное лицо Канцелярия
Табель документов для проведения анализа документооборота (документопотоков)
Структурное подразделение: ООО «АКТИВ»
п.п. Выпол-няемые функции Перечень входных документов Откуда поступает документ Пере-чень выход.док. Кол-во экз. Составляемых документов Куда направл. каждый экз. Периодич. составления, поступления Кол-во док. за год, др. пер. времени Пред-лож. Примеч.
2 3 4 5 6 7 8 9 10
←предыдущая следующая→
1 2