Access

данных Access. При импорте таблиц следует помнить, что импортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когда каждая строка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями.

В Режиме таблицы пользователь может создать новую таблицу, не определяя предварительно её структуру. При выборе этого режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя. Этот способ целесообразно применять для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже. Возможности создания таблиц в этом режиме ограничены, и они, как правило, требуют доработки в режиме конструктора.

Создание таблиц в режиме конструктора

Выбор режима осуществляется щелчком на значке Создание таблицы в режиме конструктора, размещённом в окне базы данных, или режим Конструктор выбирается в окне Новая таблица, которое открывается после выполнения щелчка на кнопке Создать окна базы данных.

После выбора режима на экран выводится окно конструктора таблиц. Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных. Третья колонка Описание может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. Этот раздел, как правило, заполняется редко. Окно конструктора таблиц после введения в него всех данных, необходимых для формирования структуры таблицы).

В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Эти свойства можно изменять по желанию пользователя.

Имя поля является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов « . », « ! », « ` », « [ », « ] ». Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длина составляет 64 символа.

Тип данных показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Возможные типы данных рассмотрены в разд. 1. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка с помощью кнопки выбора данных из списка (см. рис. 5). Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.

Определив имя поля и выбрав его тип, пользователь при необходимости может задать его свойства. Некоторые из свойств уже определены по умолчанию. По желанию пользователя их можно изменить.

Размер поля – свойство, определяющее максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Размеры полей для различных типов данных Рекомендуется задавать минимально допустимые размеры поля.

Формат поля – свойство, позволяющее определять, в каком виде будут представлены выводимые данные. В Access определены встроенные стандартные формы отображения для полей с типом данных Числовой, Дата/время, Денежный, Логический.

Свойство Число десятичных знаков задаёт для числового и денежного типов данных число знаков после запятой.

Свойство поля Маска ввода позволяет задавать шаблон, контролирующий правильность ввода данных. Например, для поля Табельный номер (тип поля Текстовый) целесообразно задать маску типа 0000. Это будет означать, что в данное поле должны быть введены четыре цифровых символа (от 0 до 9). Для заполнения данными поля, допустим, Номер телефона имеет смысл задать шаблон вида 000-00-00. В этом случае при вводе данных пользователю не нужно будет набирать символ « – ». Символ «0» в шаблоне означает ввод цифр от 0 до 9 (ввод обязателен), символ « 9 » – ввод цифры или пробела (ввод не обязателен), символ « L » – ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод обязателен), символ « ? » – ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод не обязателен). Назначение других символов в шаблоне пользователь может узнать из справки, предварительно установив курсор в строку Маска ввода и затем нажав клавишу [F1].

Подпись – свойство, задающее заголовок поля (столбца), который отображается в режиме таблицы. Подпись может как совпадать с именем поля, так и отличаться от него. Если подпись поля не задана, то Access по умолчанию использует в этом качестве название поля.

Значение по умолчанию – это свойство поля, определяющее значение, которое Access вставит в таблицу автоматически.

Свойство Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задаёт ограничения на вводимые значения. При нарушении заданного условия ввод будет запрещён и Access выведет текст, заданный свойством Сообщение об ошибке. Например, для поля Оклад в строку Условие на значение будет введено выражение >=3000 AND 01.01.70 (после запуска запроса Access преобразует это выражение: > #01.01.70#).

Для того чтобы вывести список сотрудников, оклад которых больше или равен 3000 рублей, но меньше или равен 8000 рублей, в ячейку поля Оклад вводится выражение >=3000 And