Выставки

Индивидуальные программ! участия для крупных компаний, банков, СМИ

Комментарий Для крупных компаний, банков и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки

рекламные возможности участия в выставке рекламные возможности участия в деловой программе возможности участия в рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы

1.10 Разработка концепции и заявочной документации рекламно-информационных приложений

(каталоги-справочники, мультимедийные продукты)

Концепт(описание "дерево") продукта, заявочная документация на участие в рекламно-информационном приложении

Комментарий

Каталоги-справочники

К современным техникам относится выпуск к выставке рекламно информационных приложений Т е. , в стандартную структуру каталога «вплетаются» информационные блоки, которые интересны пользователям как справочные/экспертные материалы. Тогда структура каталога может выглядеть следующим образом

Стандартный набор:

" Каталог участников (алфавитный)

• Деловая программа

• Товарный каталог/Тематический рубрикатор

• План экспозиции с номерами стендов участников

• **Приветствия официальных лиц

• ** Индекс торговых марок

• ** Выставочные службы

(** обозначены необязательные позиции) Справочные приложения:

• справочная информация по структуре отрасли

(государственные, общественные, профессиональные, научные учреждения и объединения)

• экспертный анализ разделов отрасли

• статистическая информация по отрасли и т.д.

Мультимедийные продукты

Необходимо разработать структуру мультимедийного сопровождения проекта:

• виртуальная выставка в Интернет

• сервер (сайт) выставки

• компакт-диск

При выборе инструментов нужно учитывать, что создание и поддержание мультимедийных продуктов требует значительных организационных усилий внутри выставочной компании, т.к. необходимо постоянное обновление материалов, их обработка, а также отдельная работа по разработке электронных приложений, имеющих многоуровневую структуру.

II. "Запуск" выставки

Организационные мероприятия Документальное обеспечение

2.1 Начало рекламной кампании:

• размещение в СМИ согласно медиа-плану рекламы и информации о выставке, направленных на привлечение экспонентов Рекламные модули в СМИ

• прямая рассылка информационных писем по клиентским базам с последующим обзвоном (формы работы: факсовая, почтовая, электронная рассылка, телетайп, курьерская рассылка материалов) Договоры на участие

2.2 Формирование агентской сети Агентские договоры

2.3 Переговоры с отдельными компаниями Договоры на участие

2.4 Работа с крупными компаниями, банками, корпорациями по реализации индивидуальных программ

2.5 Работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки Пакет рекламных и заявочных материалов

2.6 Подготовка мероприятий деловой программы (детализация. формирование тематик докладов, пресс-релизов, уточнение плана-графика проведения) Программа деловых мероприятий, пресс-релизы по мероприятиям

2.7 Реализация программы государственной и профессиональной поддержки

• подписание распоряжений Правительства, приветствий, писем Распоряжения Правительства, приветствия, письма

• подготовка и проведение заседаний Организационного комитета и рабочих групп Протоколы и решения Оргкомитетов

• работа с государственными и профессиональными объединениями профильным Министерством Программа отраслевых мероприятий общественных акций (круглых столов по проблеме, тренингов и т.д.)

2.8 Работа с экспонентами по размещению информации и рекламы в рекламно-информационных приложениях проекта

• (Каталог, СD, справочники) Коммерческая часть (прайсы реклама, информация) в рекламно-информационных приложениях

2.8 Подготовка рекламно-информационных приложений

(компакт-диск, справочники) обработка видео-, фото-, текстовых материалов, режиссура и программное обеспечение)

Информационная художественная, программная часть рекламно-информационных приложений

2.9 Подготовка мероприятий презентационной программы на сцене, специальных проектов и конкурсной программы

Программа специальных и презентационных мероприятий

III. «Финишная прямая»

Организационные мероприятия Документальное обеспечение

3.1. Продолжение работы с экспонентами по всем направлениям этапа "запуска выставки" Договоры на участие

3.2 Проверка и корректировка экспозиционного плана выставки Детализированный план для застройщика

3.3 Подготовка работы сервис -бюро на выставке Организация сервис-бюро

3.4 Подготовка оборудования сцены, звука в павильоне и конференц-зале, др. технические вопросы Перечень оборудования сцены, павильона, конференц-залов, технические требования

3.5 Составление перечня дополнительного оборудования, заказанного экспонентами Перечень дополнительного оборудования

3.6 Размещение рекламы в СМИ,

направленной на привлечение посетителей и создание положительного общественного резонанса Рекламные модули в СМИ

3.7 Изготовление и размещение наружной и звуковой рекламы Комплекс наружной и звуковой рекламы

3.8 Макетирование и изготовление каталога, СD Каталог, компакт-диск

3.9 Изготовление полиграфической и сувенирной продукции Полиграфическая и сувенирная продукция выставки

3.10 Разработка и реализация оформления выставочного пространства Элементы худ оформления выставочного зала

3.11 Подготовка и рассылка приглашений Официальным лицам и персонам VIP Приглашения VIP

3.12 Подготовка и проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, др. РR акции, прямое приглашение представителей СМИ Пресс-релиз выставки

3.13 Подготовка церемонии Официального открытия выставки Сценарий открытия выставки с указанием приглашенных лиц

3.14 Формирование папок экспонентов, пресс-наборов для распространения на выставке Папки экспонентов, пресс-наборы для СМИ

3.15 Привлечение наемного персонала на период проведения выставки (социологическая группа, переводчики, обслуживающий персонал и т.д.) План -график работы наемного персонала и распределение обязанностей

3.16 Определение методики статистических и социологических

исследований на выставке Анкеты

Комментарий Рассматриваются два направления исследований, которые проводятся во время выставки

• " регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) " исследование отраслевого рынка

Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам

• правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта

" данные статистических исследований служат для

организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий

• данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.)

• маркетинговые обзоры по рынку — коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней

• динамика маркетинговой информации за ряд лет дает

представление о новых тенденциях рынка, а , следовательно новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы

Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для каждой группы разрабатывается свой тип анкет

В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.) целесообразно формировать, исходя из норм РКМ .

Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок

• цели участия в выставке,

• оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке,

• оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке

Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет

• приглашения