←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5
приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном
• выдача бэджа на постоянное посещение выставки
• выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции
3.17 Привлечение фотографа, съемочной группы для работы на выставке, режиссура съемок
Сценарий съемок и фоторепортажей
3.18 Подготовка заявочных материалов и рекламной продукции проекта на следующий год Заявка и рекламные материалы на следующий год
3.19 Разработка плана- графика экскурсий на выставке (время, тема, маршрут)
План тематических экскурсий и посещений
3.20 Подготовка материалов
к раздаче среди участников деловой
программы
Папка участника деловой программы»:
программа мероприятия, информационные материалы выставки, сувенирная продукция
3.21 Распределение обязанностей и закрепление сотрудников для работы на выставочной площадке в период выставки
Организационный план работы сотрудников на выставке
IV. Проведение выставки
Организационные мероприятия Документальное обеспечение
1. Застройка
Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т.д.)
Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона
Организация сервис-бюро
Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы) «Папка экспонента»
2. Рабочие дни выставки
Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет VIР
Реализация деловой программы:
• Регистрационные листы
• Социологическое исследование
• Отчетные и рекламные материалы мероприятия
• Подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест)
• Регистрация участников, раздача материалов
• Ведение протокола
• Проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы
• Сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия
Подготовка ежедневной Программы дня и ее размещение внутри выставочного павильона
Программа дня
Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки
Работа сервис-бюро дирекции-
ксерокопирование
фотография
ламинирование
Р/С, машинопись и т.д.
Обеспечение работы информационного центра (продажа каталогов и СО, консультации экспонентов, организационные вопросы)
Обеспечение работы VII5 зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций)
Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне
Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины. шоу-программы, концерты) на сценической площадке
Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение Наборы рекламной продукции
Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра График объявлений и тексты
Организация графика встреч официальных лиц и партнеров База данных и переговоры с партнерами и официальными лицами
Реализация социологического исследования по проекту (тиражирование анкет, контроль над ходом исследования) Результаты социологического исследования
Организация тематических экскурсий на выставке (маршрут, организация транспорта по мере необходимости и т.д.)
Организация видео- и фотосъемки Видео-, фотоматериалы
Работа с экспонентами по участию в выставке следующего года Заявки на участие в выставке следующего года
Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ Договора и протоколы о намерениях,
3. Демонтаж выставки
V. Подведение итогов выставки
5.1 Подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильона и генеральным застройщиком
Договор на следующий год с выставочным павильоном и застройщиком
5.2 Заключение договоров по договоренностям на выставке с экспонентами
Заявки на участие в выставке следующего года
5.3 Подготовка Официального отчета дирекции: Официальный отчет проекта
Комментарий. Официальный отчет включает в себя:
• введение
• экспозиционная информация; общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др.
• отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы
• отчет о рекламно-информационном сопровождении проекта
• результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту
• приложения (состав рабочих органов, Распоряжения Правительства по выставочному проекту, положения о конкурсах, заключения конкурсных комиссий, списки лауреатов и др.)
• резюме
Данные отчета используются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая продукция), являются итоговым отчетным документов для партнеров по организации выставки и органов, обеспечивающих ее поддержку.
5.4 Подготовка дайджеста прессы Дайджест прессы
5.5 Обработка видео и фото материалов выставки Монтаж
видеоматериалов и электронных демо-версий, слайдотека и презентационный альбом выставки
5.6 Формирование «музея» проекта
Пакет рекламно-информационных материалов проекта, сувениры, отклики, и т.д
5.7 Обработка материалов социологического исследования
• 5.8 Подготовка Архива проекта: все базы (клиентские, СМИ, министерства и ведомства,
• ассоциации и организации)
• документация внутренняя и внешняя (официальные бумаги
• письма и т.д.)
• сметы, программы и др. материалы
Социологическое исследование рынка Архив проекта
Часть II. Структура мероприятий деловой программы выставки
Современная выставка — многоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. Эту «профессиональную» составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разноплановых мероприятий.
Для компаний-организаторов деловая программа выставки — инструмент «принудительного» привлечения целевой аудитории.
Официальные мероприятия
К официальным, «протокольным» мероприятиям относятся:
церемония открытия/закрытия выставки, пресс-конференции (в некоторой степени), визиты официальных лиц. официальные приемы /фуршеты, церемонии награждения лауреатов конкурсов и т.д..
Профессиональные мероприятия
Для профессиональных мероприятий важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному в названии типу. Различают следующие типы мероприятий:
А) Конгресс — «съезд, собрание (обычно по вопросам международного значения»). Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс
Б) Форум — «массовое собрание, съезд». По структуре и технологиям подготовки сходен с конгрессными мероприятиями).
В) Конференция- «большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп». Имеет более практический/научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке.
Г) Совещание- «заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса». Целесообразно «подтягивание» к выставке отраслевых совещаний, организация выездных совещаний на выставочной площадке. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал в виде экспонатуры выставки, а участники выставки — профессиональную (и часто влиятельную) аудиторию.
Д) Семинар-«групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации». Имеет практический/методический характер, число участников более ограничено Распространенный тип делового мероприятия на выставке
Е) Симпозиум- «совещание, конференция по специальному научному вопросу» Предметом симпозиума может стать узкоспециальный аспект двусторонних отношений, экономического сотрудничества и др. Предполагает профессиональную аудиторию
Ж) «Круглый стол»-обсуждение, дискуссия по актуальной теме/проблеме/событию Принцип организации равноправие участников
3) Заседание профессионального клуба, объединения, союза
И) Специальные показы- используются для демонстрации
←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5
|
|