Организация делопроизводства

БАРАНОВИЧСКИЙ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по предмету «Организация делопроизводства»

Вариант №7

Работу выполнила учащаяся

I курса заочного отделения

специальность «Правоведение»

группа 002

Мицкевич Алина Арнольдовна

г. Барановичи, ул. Парковая, д.39, кв.29

тел. (0163) 40-97-54

Работу проверил

А.В. Малышко

Барановичи 2000

Л И Т Е Р А Т У Р А

1. ГОСТ 6.10.1-80 «Унифицированне системы документации, используемые в АСУ. Основные положения»

2. Секрктарское дело: Учебное пособие для проф.-техн. Учебн. Заведений. Мн.: РИПО, 1999

3. «Архивы и делопроизводство» научно-практический иллюстрированный журнал №1(7), 2000

4. «Архивы и делопроизводство» научно-практический иллюстрированный журнал №2(8), 2000

5. Давыдова Э.М., Левчик П.А., Рыбаков А.Е., Терехов А.С. Альбом форм организационно-распорядительных документов.- Мн.: БелНИИДАД, 1998 – 144 с.

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000 – 288 с. – ( Серия «Высшее образование»)

7. Кокорев В.И. Унификация документов управления. – М.: Экономика, 1989. – 184 с.

8. Кудряев В.А Организация работы с документами: учебник – М.: ИНФРА-М, 1998 – 575с.

9. Паневчик В.В Делопроизводство.- Мн.: Высш. шк., 2000. – 263 с.: ил.

10. Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. – М.: Экономика, 1982. – 168 с.

11. Славинская О.В. Секретарское дело: Учебное пособие, - Мн. РИПО, 1999 – 222с.

1.Краткая история развития делопроизводства.

Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 (название ГОСТа).

Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления.

Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 «Делопроизводство и архивное де-ло. Термины и определения»:

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, приме-няемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности бы-та своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменно-сти. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (согла-шений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложе-ния информации не только личного, но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафик-сированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точ-ность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял си-лу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информа-ции.

До конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции выпол-няли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроиз-водства не была востребована самой системой управления.

Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Хв. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг.

Документы хранились в центральных храмах, в крупных городах существовали храни-лища документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юриди-ческую силу. Большой юридической силой обладали церкви.

С увеличением числа создаваемых документов, накопились и традиции в сфере доку-ментирования, что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков. Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли буллами - свинцо-вые печати.

Со временем менялась и графика письменности, первоначально документы составля-лись уставной манерой письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже исполь-зовался полуустав, который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и со-кращений отдельных слов. Документ составлялся сплошным текстом, без разделения на от-дельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

Сформировавшиеся практикой традиции постепенно становились нормами обычая, за-кладывая основу будущей системы делопроизводства.

Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХVв. Управление государством сложилось из удельного княжества, хотя это нельзя было назвать государством, это было хозяйство князя. Некоторые поручения выполняли бояре, прибли-женные к князю. Вся деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Удалось создать сильную цен-трализованную систему управления. Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

Однако в этот период не было отлаженной системы управления. Для ведения, дела пе-редавались определенным лицам, или в управлении участвовало несколько ведомств, что приводило к неразберихе.

Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие, распоряди-тельная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.

В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и ве-лось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы, она представляла собой и канце-лярию, и архив. Документы размещались на столах или на скамьях, особо ценные помещали в сундуках-ларях, там же и велась текущая работа и прием посетителей.

В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вме-сте с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тет-ради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, фи-нансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых фор-мул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., содержание документа со-ставлял сплошной текст. В заключительной части документа обозначалась дата ее составле-ния и место, где она была написана.

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и прие-мы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административ-ные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письмен-ных форм документов, постоянных сроков, для производства дел, правительство вынуждено было искать новые формы государственного устройства. Появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

Сенат стал первым законосовещательным органом и органом надзора за правительст-венными учреждениями. В то время всего было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руко-водилась своим регламентом. После чего законодательной основой реформы стал « Гене-ральный регламент», который ввел систему делопроизводства, которая получило название « коллежское» делопроизводство.

С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизвод-ственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало со-хранность документов, оперативное