микроклимат в коллективах и в компании в целом.
Характеристики управленческой информации
Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость. Рассмотрим подход к этим характеристикам.
Объем информации должен рассматриваться с двух сторон — как объем символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), времен¬ного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта, теку¬щего состояния объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта). Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:
• информационная избыточность,
• субминимальный уровень,
• недостаток информации (информационный голод).
Информационная избыточность об объекте управления по¬вышает качество решения, однако увеличивает время на приня¬тие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности,
Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных эко¬номико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Моно¬полизация проявляется в двух направлениях:
• засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;
• стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социаль¬ного и материального статуса.
Выход должен быть в демократизации информационных процессов, т. е. в широком доступе к интересующей информа¬ции через различные каналы всех заинтересованных лиц.
Субминимальный уровень информации — это минимально-полный объем информации для конкретного человека, при ко¬тором он может принять обоснованное управленческое решение, Естественно, этот уровень — величина субъективная и его сле¬дует подстраивать под конкретного человека. Технология опре¬деления этого минимума должна учитывать индивидуальность человека. В этой связи концепция построения автоматизирован¬ных рабочих мест (АРМ) может хорошо реализовать данный уровень информации.
Методика оценки уровня объема воспринимаемой человеком информации основана на экспертных методах.
Современные руководители частных организаций (они же и владельцы) постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику?
Достоверность во многом зависит от методики документо¬оборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, пере¬даче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже. Достоверность может быть искусственно по¬вышена в результате обработки большего, чем обычно, объема информации по эффективным методикам или алгоритмам. Так, абсолютный уровень достоверности информации можно полу¬чить, обрабатывая информацию с доверительным и даже с нега¬тивным уровнем достоверности.
Ценность информации характеризуется снижением уровня за¬трат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие пра¬вильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня:
• нулевой,
• средний (сокращение уровня затрат или повышение при¬были более чем на 10%),
• высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза),
• сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз).
Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость. Нулевую ценность имеет информа¬ция, повторяющая известные характеристики объекта управле¬ния или представляющая ненужные для принятия решения ха¬рактеристики. Средний уровень ценности имеет информация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к рабо¬те специалистами. Высокую ценность представляют имитацион¬ные модели организаций, позволяющие руководителю правиль¬но предусмотреть возможные последствия реализации при раз¬личных вариантах решения. Сверхвысокую ценность представ¬ляет информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями. Иногда сверхценная инфор¬мация имеет криминальный источник.
Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, преду¬преждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то по¬лезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринима¬ется.
Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации относится к искусству управления. Со¬временной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации (наличие большого количества текста, таблиц и цифр).
Открытость информации — это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня от¬крытости информации:
• секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использо¬вание.
• конфиденциальная (для служебного пользования) — от¬ражает интересы общества, потребности группы или кол¬лектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.).
• публичная (открытая) — отражает интересы общества, по¬требности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.
Рассмотренные пять характеристик информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения её объема и открытости.
Процесс формирования заданных характеристик информа¬ции может идти по двум вариантам: по упреждению и по ре¬зультатам. Формирование по упреждению требует хорошего на¬бора статистических данных, аналитических методов и совре¬менных информационных технологий. В единую систему пере¬численные составляющие еще не сведены. Пока лучшие резуль¬таты дает процесс формирования требуемых характеристик ин¬формации по результатам путем корректировок характеристик.
Особенности управленческого труда
В условиях применения современных информационных тех¬нологий можно отметить следующие особенности управленче¬ского труда (УТ).
1. Основным предметом и продуктом УТ становится инфор¬мация. Она постепенно переходит в категорию товара и приоб¬ретает потребительскую стоимость.
2. Освобождается часть рабочего времени за счет ИСУ, кото¬рое на первом этапе будет идти на расширение коммуникаций с работниками, а на втором этапе — на работу с системой управ¬ления (методологией и механизмом управления).
3. Возрастает комфортность УТ за счет получения качествен¬ной информации и работы с пакетами прикладных программ.
4. Руководитель выбирает из набора правильных решений лучшее на его взгляд.
5. Увеличивается стоимость результатов принятого решения. Информация в форме управленческого решения многократно увеличивает свою стоимость, реализуясь в материально-вещественные элементы производства.
6. Уменьшается двойственный, а то и тройственный характер работы руководителя. Современные руководители часто совме¬щают функции высококвалифицированных специалистов (инженеров, экономистов, врачей и т.д.), непосредственных ор¬ганизаторов производства (менеджеров) и руководителей менед¬жеров. Информационные системы управления организации мо¬гут существенно сократить время, затрачиваемое руководителем на работу в качестве специалиста.
7. Существенно уменьшается мобильность УТ. Руководитель может меньше ездить в командировки, перемещаться по закреп¬ленным подразделениям. ИСУ обеспечивает руководителей дос¬товерной и полной информацией о состоянии объекта управле¬ния для принятия решения и последующей проверки его испол¬нения. Постепенно будет идти процесс перехода к преимущест¬венно кабинетному стилю работы. Использование ИСУ дает возможность расширить набор форм реализации УТ. В качестве новых форм можно выделить деловые игры (тренинга) и моде¬лирование с помощью компьютеров. Информационной основой для новых форм являются база зна¬ний и база данных.
Организация безопасности информации
Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации (ст. 139), действующему с 1 января 1995г. «лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки».
Информация — это интеллектуальная собственность, товар, сведения «Кто владеет информацией — тот владеет миром», — писал У. Черчиль. По данным журнала «Business-week» (США), утеря и хищение информации на фирме IBM за последние 10 лет оцениваются в 1 млрд. долл. упущенной прибыли.
Хорошая информация — это основное условие конкурентной способности организации. Информация