Организация - функция управления

Соф = СОс, (2.5)

Тпо, Тсо, Тпр, Тут, Тор, Спо, Ссо, Спр, Сут, Сор не имеют нулевых значений.

По стандартам трудоемкости можно предложить следующее соотношение для определения уровня трудоемкости ОФУ:

1,5 ТОс < Тоф — высокий уровень,

0.8  ТОс, < Тоф < 1,2 х ТОс, - нормативный уровень, (2.6)

Тоф < 0,5 х ТОс — низкий уровень.

Соотношение (2.6) играет важнейшую роль при анализе функций в организации. Добиваясь получения требуемых пропорций в параметрах ОФУ (трудоемкости н уровне сложности), можно привести КФУ к требуемому стандарту. Результатом приведенной выше аналитической работы является таблица отчетности по используемым функциям управления (см. табл. 2.5).

Таким образом, выделяются два понятия — общая функция и единичная самостоятельная общая функция управления (ЕСОФУ). Последняя служит элементом для построения соответствующей ЕСКФУ. Каждая ЕСОФУ является общей функцией, но не каждая общая функция — ЕСОФУ. Между собой ЕСОФУ связаны процедурами (аналогично с общими функциями).

В рамках одной функции процедуры могут быть внутренними и внешними, могут формировать линейные или функциональные связи (табл. 2.3).

Табл. № 2.3Классификация процедур

Направленность Связи

Внутренняя Внешняя Линейная Функциональные

ПР, ПО, ОР УТ, СО ПО-УТ, ПР-ПР ПР-ПО, ПР-ОР, СО-ОР

Примечание: ПР — принятие решения, ПО — подготовка решения,

ОР — организация выполнения, УТ — утверждение, СО — согласование

Приведенная в табл. 2.3 классификация позволяет сформировать схему и условное обозначение типового функционального звена (рис. 2.3).

Процедуры принятия, подготовки решения и организаций его выполнения являются внутренними для типового звена, а согласование и утверждение — внешними. В типовом звене процедуры утверждения и согласования могут разветвляться на несколько звеньев структуры.

а)

УТ Входной воздействие СО Внешние

Процедуры

ПО ПР ОР Внутренние

Выходной воздействие

б) (УТ)

(ПР) ЕСОФУ =======> (ПР)

(СО)

Рис. 2.3. Схема (а) и условное обозначение (б) типового, функционального звена ЕСОФУ

Входное воздействие (рис.2.3.1) поступает от другого типового звена и в зависимости от направленности формирует линейную или функциональную связь.

а) б)

ПО-ПР-ОР ПО-ПР-ОР

УТ СО УТ

СО

ПО-ПР-ОР ПО-ПР-ОР — ПО-ПР-ОР

а) сосредоточенное, б) распределенное

Рис. 2.3.1. Варианты схем взаимодействия типовых звеньев

С процедурами ПО и ОР образуются функциональные связи, а с ПР— линейные. Обычно входное воздействие направлено на процедуру принятия решения.

Для формирования взаимодействия процедур нескольких типовых звеньев предлагается следующая метаморфоза процедур:

• процедура «Утверждение» переходит на другое звено (обычно вышестоящее) в процедуру «Готовит решение»,

• процедура «Согласование» — в процедуру «Организация выполнения»;

• процедура «Принимает решение» переходит на нижестоящий уровень в одноименную процедуру.

Данная метаморфоза вытекает из приведенного выше определения функции как совокупности действий, направленных на достижение частной цели, которая подчинена общей цели управления. С учетом этого схема взаимодействия типовых звеньев, изображенных на рис 2.3.1

На рис. связи между типовыми звеньями конкретизируются связями между процедурами звеньев. Типовое звено содержит внутри себя и организует при взаимодействии с другими звеньями линейные и функциональные связи. Поэтому при объединении нескольких звеньев очень естественно формировать

линейные, линейно-функциональные и функциональные структуры, а также все другие сводящиеся к ним.

Рис. 2.3.2 Уточненные схемы взаимодействия типовых звеньев:

а) сосредоточенное, б) распределенное

Однако типовое звено нельзя ассоциировать со звеном управления.

Звено управления — это ячейка с определенным набором процедур, а не функций. Причем процедуры могут лишь частично представлять одну или несколько функций управления. Жесткой связи между функцией и звеном управления нет. Как правило, звено управления соответствует должности работника аппарата управления (например, звено «главный инженер», «главный экономист») либо названию подразделения аппарата упрааления (например, звено «отдел кадров», «бухгалтерия»).

Типовое звено соответствует только одной единичной самостоятельной общей функции управления. Оно обладает большей независимостью и стабильностью, чем звено управления. Границы типового звена и звена управления в общем случае не совпадают.

Таким образом, совокупность типовых звеньев — функциональная структура — может служить базой для формирования организационной структуры управления.

2.4. Принципы формирования типового функционального звена управления

Принципы или правила составления типового функционального звена — это первый шаг при практической организации проектирования функциональной структуры организации. Рассмотрим основные принципы: однозначность, детерминированность, стабильность, ограниченность, согласованность, необходимую детализацию и совершенствование.

Принцип однозначности: каждое типовое звено должно отражать только одну единичную самостоятельную общую функцию.

Принцип детерминированности: в типовом звене процедура принятия решения должна иметь одно входное и одно выходное воздействия. Границы этих воздействий должны быть определены правами, компетентностью и ответственностью.

Принцип стабильности: изменение трудоемкости функций в заданном диапазоне (нормативный уровень) не должно отражаться на структуре связей типового звена с другими звеньями. Данный принцип отражен в соотношении (2.6).

Принцип ограниченности: в типовом звене процедура принятая решения должна быть только одна. Это определено содержанием единичной самостоятельной обшей функции управления.

Принцип согласованности: типовое звено должно быть вписано в соответствующую среду своего функционирования, в которой оно должно усиливать действие закона единства системы управления.

Принцип необходимой детализации: типовое звено должно реализовать одну единичную функцию и иметь все процедуры для ее выполнения. Если параметры реального типового звена не соответствуют принципу ограниченности, то звено необходимо разделить на более мелкие либо укрупнить.

Принцип совершенствования: в типовом звене должны быть заложены возможности для снижения трудоемкости выполнения функции и повышения качества ее выполнения (например, при внедрении современных компьютеров в процессе информационного обеспечения управления).

2.5. Построение функциональной структуры управления

Формирование функциональной структуры из типовых звеньев дает хорошие результаты для небольших организаций где число функций управления не превышает 200. При увеличении их числа сложность функциональных структур существенно возрастает. Поэтому для организаций со значительно большим числом функций предлагается метод агрегирования в рамках единичной самостоятельной конкретной функции управления (ЕСКФУ). Таким образом, мы подходим к понятию звена ЕСКФУ.

На основании соотношения (2.3) и статуса типового звена звено ЕСКФУ представляет сочетание типовых звеньев, реализующих общие функции управления. Еще раз отметим, что планирование играет ведущую роль среди общих функций управления. Схема взаимодействия ТИПОБЬ[Х звеньев в рамках эвена ЕСКФУ с учетом преобразования процедур приведена на рис. 2.9. Она замыкает внутри себя большую часть связей и в конечном счете приводится к рассмотренному выше виду типового эвена (рис. 2.6).

Поясним этот процесс более подробно. Процедура принятия решения в звене «П»(планирование) является исходной для функционирования остальных звеньев. Процедуры утверждения решения (УТ) и согласования (СО) в звеньях «0»(организация), «А»(активизация) и «К»(контроль) входят в состав процедур подготовки решения (ПО) и организации выполнения решения (ОР) соответственно.

С учетом схем типового звена (рис. 2.3) и их взаимодействия составим условное обозначение звена ЕСКФУ (рис. 2.5.1).

Звено ЕСКФУ

Рис. 2.5. Схема взаимодействия типовых фумсционатных звеньев