Информационно - экскурсионная деятельность (лекции)

Раздел 1: Общие сведения о прикладных программах автоматизации туристского офиса.

На туристском информационном рынке в настоящее время используется более 30 различных прикладных программ. Все они позволяют печатать раз¬личные документы от анкет и списков туристов до описаний гостиниц, а некоторые - и фотографии ви¬дов отелей. Большинство программ разрешает контролировать оплату туров, вести календарный учёт времени в гостиницах и на транспорте. Одна из важных функций подоб¬ных программ - автоматизированный расчёт стоимости туров с учё¬том индивидуальных и групповых скидок, комиссионных, курсов ва¬лют и других факторов. Хорошо организованные программы позволяют выполнять все перечисленные действия в рамках единой системы, в том числе на нескольких объединённых в локальную сеть компьютерах одновременно.

На российском рынке представлено около десятка программ авто¬матизации работы турфирмы. Наиболее известными из них являются «Само-Тур», «ТурВин», «Турбо-тур», «Аист-2.5» и другие.

Для правильного выбора программы необходимо решить, каким основным требованиям она должна удовлетворять. Существует два типа программ:

- «гибкие», дающие возможность без обращения к разработчикам изменять форматы хранимых данных и формы документов;

- «жёсткие», в которых всякое изменение требует обязательного обращения к программистам. Практика показывает, что большинство пользователей «гибких» программ не умеют пользоваться их широкими возможностями, однако это не означает бесполезность таких программ.

Крупные компании заказывают программу у официальных разработчиков только для себя, но наряду с очевидными плюсами подобные действия требуют много времени и обходятся в десятки раз дороже стандартизированной программы.

Ценовой диапазон программ, предлагаемых на российском рынке, составляет от $100 до $1500. Как правило, к базовой версии программы за отдельную плату предлагаются её дополнительные модули, обеспечивающие режим статистики, архивации данных, бухгалтерии, работы с отделами продаж и др. Для работы с приложениями в среде Windows часто требуются дополнительные расходы на переоснащение старых или приобретение новых компьютеров.

1.1. Характеристика программы «Само-Тур».

Комплекс по автоматизации работы агентств «Само-Тур» является одним из наиболее известных на российском туристском рынке. С ним работают более 30 компаний, в числе которых «Тройка», «Геотуризм», «Роза Ветров», «Пак-Трэвел», «Азия-Экспресс», «Сургут-Интур» и другие.

Программа «Само-Тур» имеет четыре главных режима работы:

-ве¬дение информационных справочников,

-создание туров,

-обслуживание клиентов,

- бухгалтерия.

На первоначальном этапе работы производится формирование детализированных основных и вспомогательных справочников.

К основным относятся: справочники гостиниц, перевозчиков, турагентств, принимающих операторов, корпоративных заказчиков и посольств. Описание гостиниц содержит 28 информационных полей, включая сведения о виде из окна, наличии сейфа в номере. Для туроператорских фирм программа предоставляет возможность ведения графиков бронирования и справочника сезонных цен.

Создание тура производится простым выбором необходимой гос¬тиницы, авиарейса и дополнительных услуг из соответствующих спра¬вочников.

На этапе работы с клиентом сначала производится приём предварительной заявки, а затем выполняется непосредственное бронирование тура.

Преимуществами комплекса "Само-Тур" являются следующие:

1. широкие возможности печати выходных документов: списков посольств, авиакомпаний, туристских путёвок, анкет, листов резервирования для гостиниц (на английском языке), а также нескольких видов отчётов: о платежах, бронированиях и продаже путёвок за интересующий период;

2. программа оснащена режимом деловой графики, позволяющим получать различные статистические данные: списки наиболее известных турагентств, графики заполнения отелей, рейтинги популярности по заданным направлениям;

3. в дополнение к комплексу «Само-Тур» по желанию заказчика может быть установлен бухгалтерский модуль, автоматизирующий все бухгалтерские работы: от формирования счетов и платежных документов до выполнения проводок, учёта основных средств и кассовых расчётов;

4. программа предусматривает возможность установления раздельного доступа, что значительно сокращает риск внесения информационных ошибок некомпетентными пользователями и позволяет сохранить конфиденциальность информации.

1.2. Программа «Турбо-Тур».

Программный комплекс «Турбо-Тур», разработанный компанией «Tour-Technology», появился на российском туристском рынке в марте 1996 года. Он ориентирован на туроператорские компании, специализирующиеся на внутреннем въездном, выездном групповом или индивидуальном туризме.

Логическая структура программы включает нескольких рабочих мест (максимально - 16):

- руководителя, формирующего туры;

- менеджеров, осуществляющих приём заказов, бронирование и обработку групп;

- администратора, определяющего уровни доступа пользователей и создающего формы отчётов;

- руководителя, осуществляющего контроль за финансовым состоянием фирмы.

Преимущества программного комплекса:

1. на этапе работы с клиентами программа может не только найти устраивающий клиента групповой тур, но и подобрать варианты совместного проведения времени индивидуального туриста с уже имеющимися группами. Например, найти для частного туриста вариант перелёта по имеющемуся более дешёвому групповому тарифу;

2. при формировании тура программа помимо стандартных действий производит проверку корректности стыковок рейсов, дат бронирования и др.;

3. в «Турбо-Тур» предпринята попытка реализовать технологию безбумажного офиса, предполагающую автоматическое изготовление стандарт¬ных документов и выведение их на факс или принтер; программа оснащена электронной почтой и сетью Internet;

4. справочники программного комплекса наряду с текстовой содержат графическую информацию: карты регионов, виды гостиниц и достопримечательностей;

5. программный пакет позволяет обмениваться информацией с другими популярными программными пакетами: «ВинВорд», «ВинФакс», «IC-Бухгалтерия» и др.

1.3. Программа «ТурВин».

Программа для работы с клиентами «ТурВин» выполнена компьютерной фирмой «Аримсофт». Пользователями программы являются более 30 турист¬ских фирм, среди которых: Ланта-Тур, Аэротур, Айрин, Скайтер, Тур-Экспресс, МТК Россзолото тур, Туринфо и др. Стоимость программы по состоянию на 2000 год составила $ 450.

Для турфирм, расположенных не в Москве и Санкт-Петербурге, программа предлагается со скидкой 40 %, поскольку Аримсофт не в состоянии обеспечить выездное обслуживание в полном объёме. Пользователи программы имеют право на неограниченное число бесплатных телефонных консультаций и бесплатное устранение всех выявленных ошибок в течение первых шести месяцев работы.

«ТурВин» может использоваться как на отдельном компьютере, так и в локальной сети. Согласно названию, комплекс работает в операционной среде Windows. Основными элементами программы являются понятия Тур, Заказ, Заезд, Клиент.

Первым этапом работы с «ТурВин» является заполнение информационных справочников направлений, отелей, рейсов, партнеров, рекламных изданий и др. с указанием применяющихся квот.

После этапа работы с клиентом, в результате которого производится выбор из спра¬вочников страны, гостиницы и авиарейса, программа самостоятельно выполняет форми¬рование и калькуляцию тура.

Преимущества программы:

1. при работе с клиентом под¬ходящий тур подбирается по нескольким критериям - стране, направлению, отелю, срокам и стоимости поездки. При отсутствии сформированного подходящего пакета создаётся индивидуальный тур;

2. существует возможность ускорить обработку клиентских заказов путём заполнения заранее подготовленных стандартных шаблонов;

3. после оформления путёвки все данные клиента автоматически отражаются во всех надлежащих списках (на оформление страховки, визы, на бронирование, в руминг-листах и т. д.);

4. помимо заложенных в «ТурВин» готовых исходящих документов (списков в посольство и др.) пользователи могут самостоятельно создавать с помощью программы различные отчёты, которые можно не только отправить на печать или факс, но и переслать для дальнейшей обработки в программы Excel и Word;

5. программа предоставляет возможность контролировать загрузку рейсов и анализировать эффективность собственной рекламы, поскольку при заполнении клиентской карточки указывается рекламное издание, откуда была получена информация об услугах;

6. бухгалтерская часть программы позволяет отслеживать оплату счетов и вести финансовую отчётность.

1.4. Пакет прикладных программ «Туристский офис».

Программный комплекс «Туристский офис» разработан фирмой «Tour Technology» и предназначен для системной автоматизации туроператоров и турагентств в пределах офиса с возможностью их дальнейшего объединения в единое информационное пространство Российской Федерации. Система изначально является многопользовательской, но может работать в однопользовательском (локальном) варианте с использованием мощного аппарата разграничения доступа к данным. Защита данных осуществляется как сетевыми средствами, так и специальным модулем, который может устанавливаться по желанию пользователя.

«Туристский офис» состоит из трех основных модулей: туристского, финансового и управления