Системы управления электронным документооборотом

Министерство Образования Российской Федерации

Государственный Университет Управления

Институт Национальной и Мировой Экономики

Реферат

по дисциплине «Информационные системы

в экономике»

на тему: Системы управления электронным

документооборотом.

Выполнила:

студентка МЭС3-2

Репина Мария

Руководитель:

Лобанова А.М.

Москва

2003

Оглавление.

Введение. 4

1. Системы управления документами. 5

1.1. Определение СУД. 5

1.2. Общие требования к системе документооборота. 5

1.3.Классификация СУД. 6

2.Функции и задачи систем управления документами. 16

3. Возврат инвестиций от вложений в СЭД 20

4. Проблемы организации электронного документооборота. 21

Заключение. 24

Список литературы. 26

Введение.

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность при-нятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хра-нить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с доку-ментами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста». Решению задачи оптимиза-ции документооборота активно способствует динамичное развитие современных компью-терных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного докумен-тооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инст-рументом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производствен-ной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформ-ления документов, но и единый порядок организации движения документов (документо-оборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации ох-ватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения ис-полнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и со-держание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практиче-ская невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в ре-альном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизо-ванное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами рабо-тает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем кон-кретно заняты исполнители.

Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персона-ла в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводствен-ного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение за-купает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в ло-кальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки до-кумента в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

1. Системы управления документами.

1.1. Определение СУД.

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспе-чения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC [2]:

"Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хра-нятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, кото-рые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безо-пасность."

Исторически, СУД являлись вертикальными приложениями, разработанными для ис-пользования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близо-сти друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вер-тикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фарма-цевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производ-ство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспо-ненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежеднев-но, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Сис-темы управления документами.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

1.2. Общие требования к системе документооборота.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

• Функциональность и гибкость системы.

• Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).

• Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необхо-димо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и ин-теграции с другими системами.

• Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиала-ми - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места мо-гут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными поль-зователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резко-му повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспо-собности организации.

• Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддержи-вать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспече-ния. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных плат-формах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

• Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедре-ние всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчи-ком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что систе-ма документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

• Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затрата-ми на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автома-тизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

• Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (по-ставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы,