Пример: Транспортная логистика
Я ищу:
На главную  |  Добавить в избранное  

Этика /

Деловые и личные качества секретаря-референта

←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5 



Скачать реферат


файла, как его местоположение, автор, дата создания, содержимое и другое.

Глава 1. Сохранение файла.

Сделав что-нибудь стоящее со своим документом, вы обязательно должны сохранить его в файле на диске. Чтобы сохранить документ, сделайте следующее:

1. Щелкните по кнопке Сохранить, показанной ниже, на стандартной панели инструментов. Word выведет на экран диалоговое окно Сохранение документа.

2. Выберите диск и папку на диске, в которой вы хотите сохранить ваш документ. Если вам необходимо создайте новую папку для хранения документа.

3. Введите имя для вашего документа (либо примите имя, предложенное Word) и щелкните по кнопке Сохранить. Имя может быть длиной до 255 символов, включая расширение “.doc”. Однако от вас никто не требует вводить это расширение, так как Word добавит “.doc” к имени файла автоматически. Это расширение имени файла позволяет всем программам знать, что этот файл является документом, созданным в Word.

В строке состояния при этом видна полоса прогресса, показывающая процесс сохранения документа Word.

Однажды сохранив свою работу, вы можете щелкать по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов и сохранять таким образом ваш документ снова и снова без необходимости указывать его имя. Word при этом не будет выводить на экран диалоговое окно Сохранение документа.

§1.1. Создание новой папки

Чтобы создать новую папку в текущей открытой папке, щелкните по кнопке Создать новую папку диалоговом окне Сохранение документа.

Word выведет на экран диалоговое окно Создание папки. Введите имя, соответствующее тому, что вы собираетесь хранить в этой папке.

§1.2. Изменение имени и места хранения документа

Из-за различных причин вам может понадобиться изменить имя файла или место где он хранится. Например, если вы отредактировали файл и хотите сохранить его новую версию под новым именем, оставив старый вариант нетронутым, то вам нужно переименовать файл с вашим документом. Кроме того, вам может понадобиться перенести файл на другой диск или в другую папку. Чтобы изменить имя файла или место его хранения, сделайте следующее:

1. Выберите команду Файл - Сохранить как.

2. Если необходимо, укажите нужный диск или нужную папку, в которой будет храниться документ.

3. Если необходимо, введите другое имя для документа.

4. Щелкните по кнопке Сохранить.

§1.3. Другие возможности сохранения.

Помимо того, что Word предоставляет вам возможность сохранять документ под разными именами и в разных местах, вы можете устанавливать некоторые дру¬гие опции, относящиеся к сохранению. К наиболее интересным из этих опций при¬надлежат: создание страховочной копии, разрешение или запрещение “быстрого сохранения”, сохранение документа в файле другого формата, а также установка защиты паролем, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к вашему до¬кументу. Помимо этого, Word имеет несколько других опций сохранения документов.

§1.4. Резервные копии документа.

Наверное, вам не раз приходилось, изменив файл, сожалеть о том, что вы не сделали резервной копии первоначального варианта. В этом случае Word может прийти к вам на помощь, создав такую копию автоматически. Чтобы обеспечить создание резервных копий документов, сделайте следующее:

1. Выберите команду Сервис - Параметры.

2. В диалоговом окне Параметры выберите вкладку Сохранение, установите флажок Всегда создавать резервную копию и щелкните по ОК.

Когда вы установите флажок Всегда создавать резервную копию, каждый раз при сохранении документа Word будет записывать предыдущую версию файла под тем же именем, но с расширением .bak вместо .doc.

1.5. Быстрое сохранение.

Фирма Microsoft добавила в Word возможность “быстрого сохранения”. Эта возможность позволяет вам почти не тратить время на сохранение документа, тем самым повышая скорость вашей работы. Однако способность Word быстро записы¬вать документ достигнута в результате некоторой хитрости программистов - созда¬телей Word, и эта хитрость, как и все хитрости, неизбежно имеет свою оборотную сторону. В данном случае ценой быстрого сохранения являются повышенные тре¬бования к дисковой и оперативной памяти. В результате, если вы слишком долго пользуетесь режимом “быстрого сохранения”, в конце концов это приведет к замедлению реакции Word на ваши команды. Если флажок Разрешить быстрое сохранение установлен, то каждый раз при записи документа Word записывает на диск в действительности не сам документ, а составленный им список всех изменений редактирования и форматирования, которые вы произвели с момента последней запи¬си на диск. Сам документ, записанный на диске, при этом не изменяется, в чем и состоит хитрость. Если список изменений становится очень длинным, Word дает вам знать, что у него больше нет возможности делать быстрое сохранение. В этом случае вы должны произвести его полное сохранение. При этом Word прочитает список всех изменений, которые были сделаны при предыдущих быстрых сохранениях, и внесет их в файл, после чего сотрет список изменений и снова будет готов производить быстрое сохранение документа.

Есть несколько причин, по которым быстрое сохранение может оказаться нежелательным:

• Быстрое сохранение может требовать много компьютерной памяти и в результате снижать скорость работы.

• Быстрое сохранение требует больше дискового пространства, чем обычное сохранение, так как сам файл плюс список изменений к нему обычно занимают больше места, чем один лишь файл с документом. • Быстрое сохранение не позволяет пользоваться поиском файлов. Причина невозможности пользоваться поиском файлов очевидна: файл, сохра¬ненный на диске в режиме быстрого сохранения, фактически не содержит ничего, что вы ввели в документ с момента последнего полного сохранения, и в то же время содержит все, что вы за этот период стерли в нем. А так как один из способов поис¬ка документа ориентирован на его содержимое, то понятно, что этот способ поиска может давать неверные результаты при поиске в документах, записанных в режиме быстрого сохранения. Чтобы пользоваться поиском файлов по их содержимому, вы должны внести все изменения в файлы, проделав над ними операцию полного со¬хранения (либо вообще не пользоваться быстрым сохранением). Чтобы отключить быстрое сохранение, сделайте следующее: 1. Выберите команду Сервис - Параметры и выберите вкладку Сохранение в диалоговом окне Параметры.

2. Сбросьте флажок Разрешить быстрое сохранение, после чего щелкните по ОК.

§1.6. Сохранение документа в другом формате

Для создания и редактирования документов во всем мире используется множество различных программ, поэтому вам, вполне вероятно, может понадобиться со¬хранить свой документ в другом формате, - чтобы тот человек, для кого ваш документ предназначен, смог прочесть ваш документ и работать с ним, используя свою программу обработки текстов. Диалоговое окно Сохранение документа позволяет, помимо всего прочего, сохранять документ в файлах различного формата.

Word может сохранять вашу работу в файлах следующих форматов, не считая стандартного формата Word (помните, однако, что список в диалоговом окне Сохранение документа будет зависеть от набора форматов, которые вы установили при инсталляции Word):

• Шаблон документа

• Только текст

• Текст с разбиением на строки

• Текст DOS (для приложений MS-DOS, использующих расширенный набор ASCII) :

• Текст DOS с разбиением на строки

• Текст в формате RTF (описательный формат, применяющийся для конверти¬рования документов)

• WordStar 4.0-7.0

• (Microsoft) Works для MS-DOS 3.0

• (Microsoft) Works для Windows 3.0, 4.0

• Word для Windows 2.x (Word 2 for Windows)

• Windows Write (Microsoft Write for Windows), 3.0, 3.1

• WordPerfect 5.0, 5.1 for MS-DOS 3.x-5.x, 6.0

• Microsoft Word для Macintosh 4.0, 5.0, 5.1 (сохранить в формате документа

Word, используемого системой Word для Macintosh 6.0)

• RFT-DCA

Чтобы записать ваш документ в файле другого формата, сделайте следующее:

1. Выберите команду Файл - Сохранить как.

2. Из списка Тип файла выберите нужный формат файла. Word автоматически вставит правильное расширение файла в конце имени вашего документа.

3. Если необходимо, укажите другой диск или папку, в которой вы хотите сохранить документ.

4. Вы можете также изменить имя файла (но не расширение - часть имени, от¬деляемую точкой).

5. Щелкните по кнопке Сохранить.

Глава 2. Поиск файла.

Первый шаг на пути к открытию файла - диалоговое окно Открытие документа, в котором вы видите список документов, находящихся в текущей папке. Если документ, который вам нужен, находится где-то в другом месте, вы можете выйти из текущей папки и поблуждать по другим папкам и дискам. Щелчок по отображаемым в списке папкам позволяет зайти в них и увидеть список содержащихся в них документов; кнопка Переход на один уровень вверх позволяет перейти на один уровень выше в иерархии папок, а также перейти на другой диск. Однако если ваш диск велик и содержит большое количество папок и документов, такой бессистемный поиск может потребовать много времени и, в конце концов, вывести вас из терпе¬ния, так и не дав результатов.

Если вы не можете быстро найти документ в диалоговом окне Открытие документа, то вам стоит

←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5 



Copyright © 2005—2007 «Mark5»