Охраняемая законом тайна в трудовых отношениях

года запрещает сбор, хранение, использование и распространение информации, нарушающей личную тайну, связанную с личностью гражданина и его жизнью.

Конституция РФ устанавливает, что в Российской Федерации признаются и гарантируются права и свободы человека и гражданина согласно общепризнанным принципам и нормам международного права и в соответствии с настоящей Конституцией (ст.17). Основные права и свободы человека не отчуждаются и принадлежат каждому от рождения (ч.2 той же статьи).

Частью 1 ст.24 Конституции РФ предусмотрено, что сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускается.

Глава 14 ТК определяет персональные данные работника как информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника. Уже в этом определении заложен "деловой" подход к сбору информации о сотруднике. Теперь информация о работнике должна обрабатываться (получаться, храниться, комбинироваться, передаваться, то есть использоваться) только в определенных целях, связанных с трудовыми взаимоотношениями и оговоренных законодательством. Это налагает дополнительные обязанности на сотрудников кадровых служб по строгому соблюдению законности действий руководства компаний по отношению к работникам.

Трудовым кодексом установлено, что персональные данные работника следует получать у него лично. Статьей 65 ТК установлен перечень документов, предъявляемых работником при поступлении на работу (паспорт, трудовая книжка, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета, документы об образовании и квалификации, а также иные в установленных случаях). Другие сведения от работника или от третьей стороны (характеристика с предыдущего места работы, справки УВД и др.) работодатель может получить только с письменного согласия работника. Более того, работодатель обязан подробно разъяснить необходимость получения такой информации.

Каждая организация должна вести документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области. При поступлении на работу работник должен давать расписку в том, что ознакомлен с этими документами.

Очевидно, что доступ к персональным данным имеют не только руководитель организации и работники кадрового органа. С ними полностью или частично могут ознакомиться в связи с исполнением служебных обязанностей программисты и разработчики баз данных, работники бухгалтерии, руководитель структурного подразделения и медики.

Поскольку доступ к персональным данным сотрудников должны иметь только уполномоченные на это лица, обязательным становится принятие локального нормативного акта о допуске к информации и организации передачи информации о работнике внутри самой организации. С этим актом работник также должен быть ознакомлен под расписку.

Отныне каждый работник имеет свободный доступ к своему "личному делу" и вправе получить копии любых записей, содержащих его персональные данные. Если работник не согласен с собранными на него данными оценочного характера (например, характеристикой руководителя), он может дополнить их заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

Кадровым службам следует уделять особое внимание передаче данных работника третьим лицам. Их нельзя сообщать без письменного разрешения работника, кроме случаев, установленных федеральным законом. Это ставит работодателя в неоднозначную ситуацию, особенно в тех случаях, когда информацию частного характера запрашивают, например, налоговые службы или другие государственные органы, которым сложно отказать. В таких ситуациях специалисты советуют подробно выяснять, на основании каких законодательных актов организации вправе требовать данные в случаях, когда, например, работник не согласен дать письменное разрешение. Как один из вариантов предотвращения подобных ситуаций предлагается закреплять в трудовом договоре согласие работника на предоставление его данных определенному кругу лиц внутри компании и некоторым обозначенным организациям. В этом случае не придется по каждому поводу обращаться к работнику за разрешением.

Часто бывает, что организация при приеме на работу сотрудника обращается к его бывшему работодателю с просьбой предоставить информацию о нем. Так как кандидат еще не вступил в трудовые отношения с первой организацией, она имеет право сделать такой запрос. Но бывшему работодателю не стоит терять бдительности, кандидат имеет право предъявить ему претензии по поводу "утечки" информации, полученной в период его трудовой деятельности в организации. Лучше в данной ситуации также заручиться его письменным разрешением.

Руководство не может уговорить работника отказаться от своих прав на сохранение и защиту тайны, так как это запрещено законом.

Статья 85 ТК формулирует два основных понятия:

1) персональные данные работника;

2) обработка персональных данных работника.

Персональные данные работника содержат ряд признаков, отличающих их от иных сведений о работнике (гражданине, человеке). В них сосредоточена информация, необходимая именно работодателю и именно в связи с трудовым отношением с конкретным работником.

Обработка персональных данных работника включает производимые работодателем в лице полномочных его представителей (как правило, сотрудников кадровой службы) операции (действия) по: а) получению, б) хранению, в) комбинированию, г) передаче персональных данных работника или иному их использованию.

Персональные данные должны использоваться прежде всего в интересах работника: для определения его правового положения по отношению к работодателю, объема и содержания прав и обязанностей работника, вытекающих из трудового договора, и соответственно встречных прав и обязанностей работодателя. Персональные данные работника призваны дать обоснование правомерности заключения и реализации трудового договора, его прекращения, представление об условиях его труда, полагающихся ему гарантиях, компенсациях и льготах.

Среди документов и материалов, содержащих информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями, основное место занимают:

1) документы, предъявляемые при заключении трудового договора (см. ст.65 ТК);

2) документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей;

3) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с законодательством он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры;

4) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и др.);

5) документ о беременности работницы и возрасте детей для предоставления матери установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций.

Среди персональных данных работника должны быть трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, а также приказы (распоряжения) о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику. В период действия трудового договора среди персональных данных работника должна находиться его трудовая книжка.

Нарушение режима защиты, обработки и порядка использования информации о гражданах юридическими и физическими лицами, владеющими в соответствии со своими полномочиями такой информацией, влечет ответственность в соответствии с законодательством РФ (см. п.3 ст.11 Федерального закона от 20 февраля 1995 года; ст.90 ТК).

Работники вправе знакомиться со всеми своими персональными данными, имеющимися у работодателя, который обязан обеспечить им эту возможность.

В связи с тем что право определять порядок хранения и использования персональных данных работников предоставлено работодателю при соблюдении требований Трудового кодекса, этот вопрос может быть решен:

1) локальными актами работодателя, принятыми в установленном порядке (см. ст.8 ТК), в том числе правилами внутреннего трудового распорядка (см. ч.4 ст.189 и ст.190);

2) коллективным договором.

Конкретные права, обязанности, действия работников, в трудовые обязанности которых входит обработка персональных данных, определяются должностными инструкциями.

Статья 88 ТК обеспечивает не только конфиденциальность, но и допустимость передачи персональных данных работника третьим лицам (физическим, юридическим) при следующих условиях:

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;

осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку;

разрешать доступ к персональным данным работников только специально