Excel 7.0 (методичка)

использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Правила работы с формулами и функциями

Можно выделить следующие правила работы с формулами и функциями:

1. Формулы начинаются со знака «=»

2. Формулы могут включать обращения к одной или к нескольким функциям.

3. После имени каждой функции в скобках задаются аргументы. Если функция не использует аргументы, то за ее именем следуют пустые скобки без пробела между ними.

4. Аргументы перечисляются через запятую.

5. В качестве элемента формулы и аргумента функции может выступать адрес ячейки. В этом случае в вычислении участвует содержимое ячейки, адрес которой задан в формуле.

6. В формулах недопустимы пробелы.

7. Функция не может иметь более 30 аргументов.

8. В формуле можно использовать знаки арифметических операций: +, -, /, *, ^ (возведение в степень), % ( взятие процента) (приложение 2).

9. Нельзя вводить числа в форматах даты и времени дня непосредственно в формулы. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. При вычислении формулы Excel преобразует их в соответствующие числа.

10. Длина формулы не должна превышать 1024 элементов.

Перемещение и копирование содержимого клетки.

Копирование содержимого клетки (или блока клеток) включает следующие шаги:

- выбрать копируемую клетку или блок клеток;

- выбрать меню Правка  Копировать или вызвать контекстное меню и выбрать Копировать, или нажать Ctrl+C;

- перейти в новое место;

- выбрать меню Правка  Вставка или вызвать контекстное меню и выбрать Вставка, или нажать Ctrl +V.

При копировании формула перенастраивается на новые адреса. Чтобы при копировании формулы адрес некоторой ячейки был абсолютным ( не перенастраивался на новые адреса) надо после указания этого адреса во время формирования формулы нажать F4 или записать адрес в виде, например $$$4.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются.

Вычисление части формулы

При поиске ошибок в соответствующей формуле удобно посмотреть результаты вычисления какой-то части формулы. Для этого необходимо:

- установить курсор в клетку, содержащую формулу;

- в строке формул выделить часть формулы, которую нужно вычислить;

- нажать клавишу F9 – вычисление формулы (при нажатии Enter – результат вычислений вставится в формулу, а при нажатии Esc – осуществится возврат формулы в исходное состояние).

Специальное копирование

При копировании не всего содержимого клетки, а только какой-то составляющей (формата, значения) применяется специальное копирование, которое можно выполнить:

1. с помощью меню:

- выбрать копируемую клетку или блок клеток;

- выбрать в меню Правка  Копировать;

- перейти в новое место;

- выбрать в меню Правка Специальная вставка.

2. с помощью контекстного меню:

- выбрать копируемую клетку или блок клеток;

- вызвать контекстное меню;

- выбрать Копировать;

- перейти в новое место;

- выбрать Специальная вставка.

В появившемся диалоговом окне в зависимости от флага в столбце Вставить копируется: все, формулы, значения, форматы, примечания, без рамки.

Можно произвести копирование с тем, что находится в клетке, куда копируем. В зависимости от флага в колонке Операция можно:

- просто копировать;

- сложить содержимое клетки с копируемым значением;

- вычесть из значения в клетке копируемое значение;

- умножить значение в клетке на копируемое значение;

- разделить значение в клетке на копируемое значение.

Если установлены соответствующие флаги, то при копировании можно:

- пропустить пустые ячейки (не копировать штриховку, бордюр, формат, шрифт ячейки, если в них отсутствуют значения);

- транспортировать;

- вставить ссылку (при установлении связи с копируемой ячейкой, любое изменение исходной ячейки приводит к изменению результирующей ячейки).

Автоматическое заполнение данных

Для автоматического заполнения ряда чисел, дат, перечисляемых названий необходимо:

- ввести в клетку первое значение;

- сделать эту клетку активной;

- установить указатель мыши в правый нижний угол клетки (курсор при этом примет вид +);

- перетащить в сторону или вниз ( шаг равен 1).

Если необходимо задать шаг, отличный от 1, то следует выполнить:

- задать два значения в двух соседних клетках;

- эти клетки выделить;

- установить курсор в правый нижний угол выделенных клеток так, чтобы он принял вид +;

- перетащить курсор в сторону или вниз.

Если при автозаполнении клетка не распознана как перечисляемая, то происходит копирование.

Создание своей последовательности для заполнения

Для создания своей последовательности пользователь должен в меню выбрать:

Сервис  Параметры  Списки  Элементы списка

В опции Списки выбрать опцию Новый список. В опции Элементы списка внести свободную последовательность, затем щелкнуть по клавише Добавить (введенная последовательность при этом запоминается).

Если нужная последовательность уже существует в рабочем листе, то ее достаточно выделить и передать в это окно, щелкнув на кнопке Импорт.

Мастер функций

При вводе формулы обращение к встроенной функции можно выполнить вручную или вызвать Мастер функций. Эту же операцию можно выполнить через меню Excel: выбрать в меню Вставка  Функция. Либо на панели инструментов или на панели формул выбираем инструмент fx. В левом окне выбрать категорию функции, в правом – саму функцию. Выбрав кнопку шаг > выполнить пошаговую подстановку аргументов. Значение аргумента можно записать вручную, а можно выделить на листе диапазон клеток. Результат вычислений получим, щелкнув на кнопке Закончить.

Создание текстовых документов

Excel предоставляет широкие возможности для формирования сложных текстовых документов. Для этого предназначены средства выбора шрифтов, выравнивания, выбора рамок, штриховок.

Все изменения оформления таблицы действуют на текущую ячейку, либо, если выделена группа клеток - на выделенную группу.

Для изменения шрифтов можно воспользоваться пиктограммами на панели форматирования: выбор шрифта и его размера, шрифты полужирный, наклонный, и подчеркнутый.

А. Выбор шрифтов при помощи меню:

- выделить клетку или диапазон клеток, в которых надо изменить шрифты;

- выбрать в меню Формат  Ячейки  Шрифт;

- выбрать нужный шрифт и щелкнуть по кнопке ОК.

Б. Выравнивание содержимого ячеек осуществляется с помощью Панели форматирования, которая имеет четыре пиктограммы:

- прижать текст в клетке к левому краю;

- расположить текст по центру клетки;

- прижать текст в клетке к правому краю;

- расположить текст по центру нескольких выбранных ячеек.

Выравнивание содержимого ячеек при помощи меню:

- выделить в меню Формат  Ячейки  Выравнивание;

- выбрать нужную позицию;

- щелкнуть по кнопке ОК.

Г. Обрамление таблиц в рамки.

При печати таблиц на бумаге линии сетки таблиц отсутствуют. Поэтому необходимо заключать поля таблиц в рамки.

В Excel функцию установки рамок для выделенных ячеек выполняет пиктограмма панели форматирования Рамки.

Если щелкнуть мышкой по стрелке, то в раскрывшемся списке будут предоставлены шаблоны рамок для выбранных ячеек. Самый первый шаблон убирает рамки.

Для обрамления таблиц при помощи меню необходимо:

- выделить группу ячеек, для которых необходимо установить рамки;

- выбрать в меню Формат  Ячейки  Рамка;

- выбрать тип рамки, тип линии, цвет линии обрамления;

- щелкнуть по кнопке ОК.

Чтобы убрать сетку с экрана необходимо :

Выбрать в меню Сервис Параметры  Вид  Снять флаг в поле Сетка.

Д.Фон ячеек.

В понятие фона ячеек входит шаблон штриховки, цвет переднего плана, цвет фона.

Использование пиктограммы позволяет залить выбранные ячейки цветом.

Чтобы залить выбранные ячейки цветом при помощи меню надо:

- выделить диапазон клеток, фон которых необходимо изменить;

- выбрать в меню Формат  Ячейки  Вид;

- выбрать цвет фона, образец штриховки и цвет штриховки;

- щелкнуть по кнопке ОК.

Е. Стиль представления данных.

Стиль – это совокупность формата числа, типа и размера шрифта, типа выравнивания, вида рамки, наличия штриховки и защиты ячейки. По умолчанию все ячейки имеют стиль обычный.

Печать в Excel.

А. Предварительный просмотр.

При предварительном просмотре на экран выводится изображение документа в том виде, в каком оно получитчя при печати.

Для предварительного