Автоматизация делопроизводства

РЕФЕРАТ

Тема: Автоматизация

делопроизводства

Введение

Сначала некоторые термины, чтобы в дальнейшем не путать о чем идет речь.

Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [1]

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. [2]

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. [3]

Вся документация организации делится на три документопотока:

 входящие (поступающие) документы;

 исходящие (отправляемые) документы;

 внутренние документы.

По отношению к каждому конкрет¬ному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

 входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

 в pa6оте, которые ждут его действий;

 на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

 прием и первичная обработка документов;

 предварительное рассмотрение и распределение документов;

 регистрация;

 контроль за исполнением;

 информационно-справочная работа;

 исполнение документов и отправка.

Принципы автоматизации делопроизводства

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроиз¬водства, и регистрационную карточку, содержащую все ре¬квизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставать¬ся в бумажной форме.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:

 программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

 поддержка распределенной обработки информации;

 возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

 открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

 типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

 коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

 возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

 средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

 возможности контроля за прохождением документов;

 способ оповещения должностных лиц;

 особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необ¬ходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

 средства регламентации доступа и криптозащиты;

 средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

 ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

ВВОД.

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

ХРАНЕНИЕ.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

 возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

 организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

 высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

 экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

 возможность централизованного развития вычислительных средств.

АТРИБУТИВНЫЙ И КОНТЕКСТНЫЙ ПОИСК.

Функции систем автоматизации делопроизводства.

Номер Функция Описание

1 создание документа Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

2 регистрация документа Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы.

3 письма и обращения граждан Характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

4 решения и распоряжения Технология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений.

Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

5 рабочие папки пользователя Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.

6 контроль исполнения Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.

7 обработка и хранение собственно документов К регистрационной карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).

8 работа с взаимосвязанными документами Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

9 движение документов, ввод резолюций и замечаний Механизм