Вычислительная техника в управлении на примере управления международных связей ВГУЭС

Владивостокский государственный университет экономики и

сервиса

Кафедра экономики и менеджмента

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Менеджмент»

на тему «Использование вычислительной техники в управлении производством»

на примере Управления международных связей Владивостокского государственного университета экономики и сервиса

Руководитель Е.А. Бараусова

Исполнитель А.А. Крючков, ст. гр. МН95-03

Владивосток 1997

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 6

1.1 Информация как ресурс 6

1.2 Информационные системы менеджмента 7

1.3 Компьютеры в бизнесе 9

1.4 Аппаратное обеспечение компьютеров 10

1.5 Интернет и бизнес 12

1.5.1 Происхождение Интернет 12

1.5.2 Использование Интернета в бизнесе 14

1.5.3 Электронная почта 14

1.5.4 Рассылочные списки 15

1.5.5 Удаленный доступ 16

1.5.6 Основные клиенты 17

1.5.7 Корпоративная логистика 18

1.5.8 Конкуренция 18

1.5.9 Обратная связь и поддержка клиентов 19

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 20

2.1 Использование компьютерной техники в УМС ВГУЭС 20

2.2 Основные направления использования ВТ в УМС 22

2.3 Основные проблемы с компьютеризацией УМС 22

2.4 Методы разрешения проблем 24

2.5 Окончательные предложения 25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 27

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 28

ВВЕДЕНИЕ

Информация, по определению, есть «полученное или приоб-ретенное знание о конкретном факте или событии». Таким обра-зом, информация не есть по сути простой набор фактов, цифр, графиков или диаграмм. Информация – это знание, полученное с целью его использования в дальнейшем. Факты, цифры и графики не являются информацией, если они не будут использоваться в будущем. Бесполезные данные – это не информация.

Знаменитый исследователь в области менеджмента, Генри Минцберг, произвел однажды исследование рутинной работы ме-неджера. То, что он обнаружил, было поразительным. Вместо дол-госрочного планирования и определения важных задач, стоящих перед организацией, менеджеры в основном были заняты выпол-нением множества мелких, зачастую не связанных между собой действий. Вместо использования компьютера как источника всей необходимой информации, менеджеры использовали пять различ-ных методов ее получения: документы, телефонные звонки, запла-нированные собрания, незапланированные собрания и инспекции. Наиболее популярными при этом были телефонные звонки и соб-рания. Работа менеджера при общем ее обозрении оказалась хао-тичной, фрагментированной и довольно трудоемкой. Минцберг от-метил, что если компьютер не заменит все эти пять источников информации хотя бы частично, работа менеджера в будущем за-труднится еще больше. Исследование было произведено в начале 80х гг. Одной из задач данной курсовой работы является опреде-ление, насколько изменилось положение дел в наши дни.

Исследование производилось на основе Управления между-народных связей ВГУЭС, одного из наиболее компьютеризирован-ных подразделений университета, целями которого являются коор-динация, инициация, анализ и стимулирование международного сотрудничества остальных подразделений университета. Конечной целью этой деятельности является реформа высшего образова-ния, даваемого ВГУЭС, на основе лучшего мирового образова-тельного опыта и международного сотрудничества.

В соответствии с приказом ректора №28/2 от 7.02.1997 г., Управление включает в себя следующие административные под-разделения:

- информационно-аналитический отдел;

- отдел по работе европейскими странами, США и Канадой;

- отдел по работе со странами АТР;

- протокольный отдел.

Функции Управления включают в себя:

• Анализ потребностей и потенциала факультетов, кафедр, от-дельных сотрудников ВГУЭС в развитии международного со-трудничества. Выработка рекомендаций для администрации университета по приоритетам финансовой и иной поддержки международных программ со стороны университета.

• Отслеживание программ международных грантов, конкурсных программ стажировок за рубежом, международных образова-тельных возможностях через Интернет, контакты с грантодате-лями и зарубежными партнерами, Анализ, отбор и адресное распространение информации о грантах и образовательных возможностях, отвечающих интересам и потенциалу сотрудни-ков университета.

• Консультирование сотрудников по разработке проектов грантов и заявок на стажировки за рубежом, оценка этих проектов с уче-том приоритетов грантодателей и зарубежных партнеров. Со-действие в деловой переписке и поиске зарубежной информа-ции сотрудникам, только начинающим международное сотруд-ничество.

• Распространение информации об университете, его возможно-стях и интересах международного сотрудничества через Интер-нет, издательскую деятельность, переписку с зарубежными ор-ганизациями. Контакты со средствами массовой информации, предоставление детальной информации по индивидуальным зарубежным запросам.

• Оповещение студентов ВГУЭС об имеющихся возможностях участия конкурсных программ обучения за рубежом, консульти-рование студентов по содержанию и оформлению заявок на эти программы. Организация программ студенческого обмена, со-вместных программ обучения с зарубежными вузами.

• Выбор зарубежного офисного и библиотечного оборудования, наиболее перспективного для установки во ВГУЭС. Решение вопросов таможенного оформления и оплаты этого оборудова-ния.

• Подготовка смет международных программ. Обеспечение визи-тов, прием иностранных партнеров и сотрудников ВГУЭС, со-действие в организации визовой поддержки и проживания со-трудников ВГУЭС, выезжающих в зарубежные командировки.

• Поддержание двусторонней связи с городской, краевой админи-страциями, общественными организациями г. Владивостока в плане перспектив международного сотрудничества.

Управление международных связей ВГУЭС имеет право са-мостоятельно предпринимать любые действия, отвечающие це-лям, задачам и функциям Управления, если они не противоречат документации, регламентирующим его деятельность. Управление поддерживает делопроизводство по всем направлениям своей деятельности, открытое для контроля со стороны администрации, а также хранит и систематизирует и хранит все исходящие и входя-щие документы. В случае если какая-либо информация является конфиденциальной, доступ к ней регламентируется распоряжения-ми, утвержденными ректором университета.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Информация как ресурс

Информационный менеджмент появился на свет как призна-ние факта, что информация является абсолютно необходимым ре-сурсом для того, чтобы менеджмент был систематичен. Менедже-ры в сфере информационного менеджмента занимаются разработ-кой и контролем систем, обрабатывающих и распределяющих ин-формацию. Информация обладает всеми признаками ресурса. Она однозначно необходима для любой фирмы. Для ее сбора, хране-ния, передачи и отображения нужны деньги. Она, как и другие ре-сурсы, обладает определенными качествами – своевременностью, точностью, методами представления. Системы обработки инфор-мации могут доставлять ее с различной скоростью, с большим или меньшим качеством, в форме текста, цифровых данных или изо-бражений. Рассмотрим некоторые из свойств информации, кото-рые необходимы для принятия на ее основе решений.

• Точность. Информация должна быть безошибочной и объек-тивной. Для достижения этого могут потребоваться неоднократ-ные и независимые друг от друга проверки.

• Своевременность. Информация должна быть доступна тогда, когда она необходима, не позже. Запоздалая информация мо-жет привести к дорогостоящим ошибкам и задержкам.

• Уместность. Информация должна отвечать на определенные вопросы, ответ на которые необходим в настоящий момент. Информация может быть точной и своевременной, но совер-шенно не относящейся к делу.

• Форма представления. Информация должна быть представ-лена в той форме, в которой ее обработка наиболее удобна в настоящий момент. Часто информация, представленная в не-удобном или незнакомом формате попросту игнорируется.

• Доступность. Информация должна быть легко доступна для того, кому она в первую очередь необходима.

1.2 Информационные системы менеджмента

Для более эффективной организации и использования ин-формации многими западными фирмами были разработаны ин-формационные системы менеджмента (ИСМ). Информационная система менеджмента – это система сбора информации, обраба-тывающая и представляющая ее в форме, наиболее удобной для принятия на ее основе решений, и распределяющая ее между ко-нечными пользователями. Как указывалось выше, хорошая ин-формация должна быть точной, своевременной, уместной, легко доступной и представленной в необходимом формате.

Мощь информационных систем менеджмента используется многими западными компаниями. Например, корпорация XEROX использует свои ИСМ для посылки и получения электронной почты, обзорных отчетов, финансовых документов, для изучения инфор-мации по потребителям и рынкам сбыта, а также для получения самых последних новостей. В компании 3М информационные