Контрольная

НОУ СПО «Техникум бизнеса и права»

ПО ПРЕДМЕТУ «БАЗЫ ДАННЫХ»

Тема: «Access: Обслуживание базы данных»

Студентки 4 курса Группа 4-ПО-34

Специальность «Программное обеспечение»

Тюлиной Татьяны Валерьевны.

Дата поступления работы в Техникум __________________

Оценка работы _______ Дата проверки________________

Подпись преподавателя ____________

СОДЕРЖАНИЕ

стр

ВВЕДЕНИЕ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

I. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ AC-CESS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1. Работа с мастерами. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

2. Контекстно-зависимая справка и Помощник. . . . . . . . . 6

3. Структура таблицы и типы данных. . . . . . . . . . . . . . . . . 7

3.1. Таблицы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

3.2. Формы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

3.3. Запросы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

3.4. Отчеты . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3.5. Макросы и модули . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

II. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ, СОСТОЯЩЕЙ ИЗ ДВУХ ТАБЛИЦ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11

Список используемой литературы 19

ВВЕДЕНИЕ.

Современные информационные системы, основанные на концепции интеграции данных, характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнооб-разные требования многочисленных пользователей.

Пользователями базы данных могут быть различные прикладные про-граммы, программные комплексы, а также специалисты предметной об-ласти, выступающие в роли потребителей или источников данных, назы-ваемые конечными пользователями.

В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляются централизованно с помощью специального программного инструментария – системы управления базами данных.

База данных (БД) – это поименованная совокупность структурирован-ных данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс про-граммных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания и в актуальном состоянии и организации поиска в них необ-ходимой информации.

Централизованный характер управления данными в базе предполагает необходимость существования некоторого лица (групп лиц), на которое возлагаются функции администрирования данными, хранимыми в базе.

Понятие базы данных тесно связано с такими понятиями структурных элементов, как поле, запись, файл.

Поле – элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации – реквизиту.

Запись – совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи – отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

Файл (таблица) – совокупность экземпляров записей одной структуры.

I. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS.

В любой области деятельности часто приходится иметь дело с боль-шими объемами данных. Основными операциями при этом являются сбор информации, ее обработка (поиск требуемых данных, сортировка и т.п.), создание форм для просмотра и распечатки данных. Одним из самых по-пулярных программ продуктов, обеспечивающих все эти функции, при-знана система управления базами данных Microsoft Access.

Access – это система управления базами данных (СУБД). Под систе-мой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Ac-cess разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодей-ствуют друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access, например, мы можем вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложе-ния Windows в приложение Access и наоборот.

Access – это реляционная СУБД. Это означает, что ее помощью мож-но работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. При-менение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и та-ким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно свя-зать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Дан-ные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут нам создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав за вас основную черновую работу. Вы-ражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения. Макросы позволяют автоматизировать многие про-цессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications) – специально разработанный компанией Mi-crosoft диалект языка Basic для использования в Приложениях Microsoft Office – дает возможность опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных. Просматривая свою форму или отчет, мы сможем представить, как они будут выглядеть в распечатанном виде. И наконец, используя такие возможности языка программирования С, как функции и обращения к Windows API (Application Programming In-terface – интерфейс прикладных программ Windows), можно написать про-грамму для взаимодействия Access с другими приложениями – источни-ками данных.

В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработан-ных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредствен-но подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office ( в том числе и из Access) с помощью команды Microsoft Web из пункта меню?. При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access.

Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки при-ложений. Используя макросы для автоматизации задач, мы можем созда-вать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью «полноценных» языков про-граммирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Программируя на VBA, можно создавать программы, по мощности не ус-тупающие самой Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA. Мощность и гибкость систе-мы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.

1. Работа с мастерами.

Мастер (Wizard) – специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа поможет нас за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую без применения этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства с нашей стороны. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектиро-вания баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почто-вых наклеек, элементов управления и свойств.

2. Контекстно-зависимая справка и Помощник.

Справочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди аналогичных программ как для новичков, так и для опытных поль-зователей. Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мы-ши. Какие бы мы не испытывали затруднения при работе с системой, нам поможет появляющаяся на экране справка по интересующей нас теме. Помимо этого справочная система Access имеет удобные и простые в ис-пользовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access 97 (как и во всем Microsoft 97) компании Microsoft добавила новое средство – Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы.

3. Структура таблицы и типы данных.

3.1. Таблицы.

Все составляющие базы данных, такие как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Внешне каждая таблица