Лабораторный практикум по СУБД Access 97

ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ ПО СУБД ACCESS 97.

ВВЕДЕНИЕ.

Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой специалист независимо от сферы деятельности. Особенно это актуально для тех, кто работает в информационной сфере производства, где основным сырьем и про-дуктом является информация. Наиболее популярным программным продуктом, обеспечивающим переработку данных, является СУБД Microsoft Access 97, входя-щий в пакет Microsoft Office 97.

Цель настоящего практикума – изучение технологии работы в среде СУБД Ac-cess 97, позволяющей профессионально создавать и редактировать БД реляционно-го типа, а также осуществлять к ней запросы и формировать отчеты.

1. ТИПОВАЯ СТРУКТУРА ИНТЕРФЕЙСА

При работе с СУБД на экран выводится рабочее поле и панель управления. Панель упраления при этом включает меню, вспомогательную область управления и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от конкретной установки или конкретного пользователя (установки инте-фейса СУБД доступны для изменений и легко модифицируются).

Строка меню содержит все основные режимы программы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему подменю, содержащему пере-чень входящих в него команд. В результате выбора некоторых команд ниспадающе-го меню появляется дополнительные подменю.

В строке состояния – статусной строке отражаются сведения о текущем режи-ме программы, имени файла текущей БД и некоторые другие полезные сведения.

Панель инструментов предназначена для быстрого вызлва наиболее часто употребляемых команд. Они отражаются в виде пиктограмм – значков, щелкнув мы-шью по которым, можно вызвать на выполнение ту или иную команду. Все команды панели инструментов можно вызвать и через главное меню.

Получение дополнительной помощи по различным командам и системе меню СУБД возможно путем вызова справочной информации.

УПРАЖНЕНИЕ 1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПРАВОЧНОЙ ПОДСИСТЕМЫ.

Цель - научиться пользоваться справочной подсистемой СУБД Access 97.

ЗАДАНИЕ.

Ознакомиться с методами доступа к справочной подсистеме, проделать следующее:

1. Используя опцию -?- главного меню полчучить справки в разделе содержа-ние по пунктам:

- введение в Microsoft Access 97

- получение справки

2. Используя опцию -?- главного меню полчучить справки в разделе содержа-ние информацию о назначении всех кнопок панелей инструментов, а также кнопок линейной и горизонтальной прокрутки.

3. Используя опцию -?- главного меню полчучить справки о назначении разде-лов главного меню:

- раздел «Файл»: создать базу данных, открыть базу данных, сохранить, сохранить как/экспорт, параменты страницы, предварительный про-смотр,

- раздел «Правка»: копировать, вырезать, вставить

- раздел «Вставка»: таблица, запрос, форма, отчет.

- раздел «Окно»

- раздел «Сервис»: орфография, параметры.

2. СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ БД. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ.

2.1. Формирование структуры таблицы.

БД в Access 97 – единый большой объект, который объединяет такие основ-ные составляющие как таблицы, отчеты, запросы, формы и позволяет их хранить в едином дисковом формате.

Основным струтктурным компонентом БД является таблица, содержащая за-писи определенного вида и формы. Каждая запись таблицы содержит всю необхо-димую информацию об отдельном элементе БД. Такие отдельные структурные эле-менты называют полями таблицы.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров. При этом каждому полю при-сваивается уникальное имя. Указываемый тип данных показывает СУБД, каким об-разом нужно обрабатывать поле.

В Access 97 используются следующие основные типы полей:

- текстовый: предназначен для текстовой информации и чисел при невы-полнении математических операций с ними

- числовой: предназначен для чисел при использовании их в математи-ческих расчетах

- memo: предназначен для хранения произвольного текста, комментари-ев (до 64000 сисмволов)

- денежный: предназначен для операций с деньгами

- дата/время: предназначен для хранения информации о дате и времени

- счетчик: специальное числовое поле, предназначенное для автомати-ческого добавления уникального номера текущей записи в таблице данных

- логический: предназначен для хранения всего двух значений «Да» и «Нет»

- поле объекта OLE: предназначен для хранения объекта, созданного другими приложениями (рисунок, график, диаграмма).

УПРАЖНЕНИЕ 2. ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ.

Цель – приобретение навыков создания структуры таблицы.

ЗАДАНИЕ.

Сформируйте структуру таблицы СТУДЕНТ для хранения в ней справочных све-дений о студентах, обучающихся в ВУЗе.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ.

1. Создание новой БД:

- используя средства Windows, создайте на диске С: папку для файлов вашей БД

- в Access 97 выполните команду основного меню: Файл – Создать – Но-вая БД

- в появившемся диалоговом окне «Файл новой БД» выбирите вашу папку и укажите основные параметры БД: тип – Базы данных Access, имя – Sess. Щелкните по кнопке «Ок».

2. Создание таблицы БД: в окне «База данных» выбирите Таблица – Создать – Конструктор.

3. Определение полей таблице согласно приведенной ниже информации.

Поле Тип поля Размер поля

Номер Текстовое 7

Фамилия Текстовое 15

Имя Текстовое 10

Отчество Текстовое 15

Пол Текстовое 1

Дата рождения Дата Краткий формат

Группа Текстовое 5

После ввода всех данных экран должен иметь следующий вид:

4. Сохранение таблицы:

- выберите в меню Файл – Сохранить

- в окне «Сохранение» введите название Студент. Нажмите «ОК»

- на запрос о введении ключевого поля ответте отказом

5. Закройте базу данных, выполнив Файл – Закрыть.

2.2. Ввод и редактирование данных в режиме таблицы.

В созданную таблицу данные могут быть введены путем использования таб-личной формы, предоставляемой СУБД Access по умолчанию, так и с применением специально разработанной пользовательской формы. При редактировании записей также используются два указанных подхода.

Ввод данных в режиме таблице позволяет видеть сразу несколько записей. При этом допускается добавление и изменение данных.

Когда данных в таблице много, целесообразно использовать некоторые быс-тые клавиши для перемещения по записям таблицы:

- первая запись: щелчок по кнопке «Первая запись»

- последняя запись: щелчок по кнопке «Последняя запись»

- первый столбец таблицы: клавиша «Home»

- последний столбец таблицы: клавиша «End»

- на строку вверх: «Up»

- на строку вниз: «Down»

- на экран вверх: «Page Up»

- на экран вниз: «Page Down»

- в левый верхний угол таблицы: «Ctrl+Home»

- в правый нижний угол таблицы: «Ctrl+End»ъ

Для удаления записи ее необходимо выделить и нажать «Del» и выбрать в меню Правка – Удалить. При этом во избежании удаления нужных данных необхо-димо подтвердить удаление в появившемся окне.

УПРАЖНЕНИЕ 3. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В РЕЖИМЕ ТАБ-ЛИЦЫ.

Цель – приобретение навыков редактирования данных в стандартной табличной форме.

ЗАДАНИЕ.

1. Введите данные по вашей группе в таблицу СТУДЕНТ, созданную в предыду-щем задании.

2. Используя справочную помощь, изучите основные приемы редактирования данных в стандартной табличной форме.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ.

1. Откройте ранее созданную БД Sess:

- выполните команды главного меню Файл – Открыть

- найдите папку, где был сохранен ваш файл Sess и откройте его, щелк-нув по нему мышью

2. Откройте таблицу Студент: в появившемся окне «Sess: база данных» выбери-те Таблица – Сутент – Открыть

3. Введите данные по вашей группе (а также по другим группам) в таблицу.

При этом на экране должна отобразиться следующая информация:

4. Отредактируйте данные в таблице: измените значения полей, удалите старые записи, а затем добавьте новые записи.

5. Измените структуру таблицы, а конкретно – длины полей (Фамилия, Отчест-во), воспользовавшись конструктором таблиц (Таблица - Конструктор). Изме-ните формат отображения даты и посмотрите, как это отразится на таблице.

*Замечание: по пунктам 4 и 5 воспользуйтесь справочной информацией

6. Закройте БД, дважды выбрав Файл – Закрыть.

2.3. Разработка однотабличных пользовательских форм.

Данные в таблицу вводить и редактировать намного удобнее, если воспользо-ваться экраном в виде бланка или формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий зна-чение каждого поля.