Обработка данных таблицы в Excel

Альметьевский нефтяной институт

Кафедра информатики

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему:

«ОБРАБОТКА ДАННЫХ ТАБЛИЦЫ В EXCEL»

студента: Сабитова Т. Р.

группа: 31 – 61

Научный руководитель:

Иванов А. Ф.

Альметьевск-2002

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ

2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Создание списков

2.2. Ввод списка данных

2.3. Поиск элемента в списке

2.4. Редактирование списков

2.5. Автоматический фильтр

2.6. Комбинированная фильтрация

2.7. Сортировка списков

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

4. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

5. ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает не-многим более десяти лет, но налицо значительный прогресс в области разработки такого программного обеспечения. Программный продукт, претендующий на зва-ние самой мощной и производительной программы обработки электронных таб-лиц из имеющихся сегодня на рынке, действительно намного превзошел прежний уровень возможностей.

Рассмотрим основные компоненты Excel 97. Как и раньше, основной програм-мой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обра-ботка текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого модуля появилось много интересных функций: контроль допустимости вводимых значе-ний, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок, вычисле-ние полей в свободных таблицах. Новая панель формул и возможность умень-шить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и ре-дактирование формул.

Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, кото-рый позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычисли-тельного модуля, строить диаграммы различных типов. Появились новые типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходны-ми данными. Немаловажным является то, что стал возможным предварительный просмотр диаграммы на любом этапе ее создания.

В Excel 97, как и в предыдущей версии программы, можно создавать макросы и предложения с помощью Visual Basic for Applications (VBA ). Язык Visual Basic for Applications теперь доступен во всех программах пакета, что позволяет на его основе более гибкие приложения. Одно из главных достоинств этого языка за-ключается в том, что созданные средствами Excel 97 VBA – макросы можно без особых проблем использовать в других программах фирмы Microsoft.

Excel 97 располагает мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы в первую очередь на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Высокая степень совместимости приложений, включен-ных в пакет Microsoft Office 97, обусловлена поддержкой технологии связывания и внедрения OLE 2.0 . Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel – таблиц или PowerPoint – презентаций в документ, созданный средствами Word 97. При использовании этой технологии между объектами уста-навливается динамическая связь. Двойной щелчок на объекте, вставленном в до-кумент, приводит к запуску приложения, в котором он был создан.

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными на-борами данных.

Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих одина-ковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в ко-тором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе Excel 97 списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки. Списки могут рас-сматриваться как внутренние базы данных, в которых записями являются стро-ки таблицы, а полями - столбцы.

В программе Excel 97 разработчики из фирмы Microsoft значительно упро-стили работу со списками. Так называемые автоматические фильтры позволяют отобразить только те части списка, которые нужны для выполнения опреде-ленной задачи.

В данной курсовой работе наиболее подробно описаны все возможности и свойства обработки данных таблиц: создание и удаление пользовательских спи-сков автозаполнения, сортировка базы данных, работа с формой базы данных и многое другое. Рассмотрен случай обработки данных на примере телефонного справочника.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

9.1. Создание списков.

С технической точки зрения списки представляют собой обычные табли-цы, для которых в программе Excel имеются дополнительные операции обра-ботки. Сначала нужно хорошо продумать названия отдельных полей в спи-ске. Например, в качестве полей для списка товаров можно было бы выбрать следующие: номер артикула, название товара, цену и наличие на складе (за-пас). Названия полей используются программой Excel для поиска элементов в списке и его обработки. Эти названия соответствуют названиям столбцов в таб-лице.

В первой строке рабочего листа введите названия отдельных полей списка. Следите за тем, чтобы между ними не оставалось свободных столбцов. Эту строку программа Excel использует в качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей строки введите свои данные.

9.2. Ввод списка данных.

После вызова директивы Форма из меню Данные открывается диалоговое окно, в котором программа спрашивает, можно ли рассматривать первую стро-ку в качестве заголовка списка. Здесь нужно ответить утвердительно, щелкнув по кнопке OK.

После этого откроется диалоговое окно для ввода данных, в котором каждому полю списка соответствует поле ввода. Как только все поля ввода будут за-полнены данными, щелкните по командной кнопке Добавить, чтобы внести вве-денный элемент данных в список. Затем можно начать ввод следующего элемен-та данных и т.д., пока не будут введены все элементы списка. В заключение за-кройте окно щелчком по командной кнопке Закрыть.

Каждый новый список следует создавать на отдельном рабочем листе. Программа Excel может обрабатывать только один список на одном рабочем лис-те.

9.3. Поиск элемента в списке.

После вызова директивы Форма из меню Данные в диалоговом окне появ-ляется первый элемент списка. Щелкните по командной кнопке Критерии, что-бы войти в режим поиска. Вид диалогового окна изменится; кнопка Критерии превратится в кнопку Форма. Введите значения полей искомого элемента в поля ввода, расположенные в левой части окна. Введенные значения будут служить критериями поиска. Можно заполнить не все поля ввода, тогда будет производиться поиск элементов, соответствующие поля которых совпадают с заполненными полями. При вводе старайтесь не нарушать порядок следования полей.

Теперь щелкните по командной кнопке Далее. Программа Excel начинает просматривать весь список, начиная с первого элемента, чтобы найти элемент, который удовлетворяет критерию поиска. Если программа находит соответст-вующий элемент, он появляется в диалоговом окне. Если нужно найти еще один элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова щелкните по ко-мандной кнопке Далее.

Если поиск лучше вести в обратном направлении, щелкните по командной кнопке Назад. При поиске можно комбинировать различные критерии друг с другом. Например, можно ввести поиск элементов, у которых значение некоторо-го поля больше заданного числа, а значение другого поля совпадает с заданной цепочкой символов.

Если критерием поиска служит текстовая строка, то для маскирования тек-стовых позиций можно использовать символы "?" и "*". Вопросительный знак позволяет игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает. Например, строке поиска "М???ер" будут удовлетворять слова "Мюллер", "Мастер" и т. д. Звездочка позволяет игнорировать все следующие после нее символы. На-пример, строке поиска "Ми*" будут удовлетворять любые слова, которые начи-наются с сочетания "Ми".

В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например, условие "=). В первом поле ввода укажите некоторое число или выберите его из меню, расположенного справа. Пусть, например, введено число 20. Теперь в правом поле записано первое условие фильтрации >=20.

Повторите те же действия для второго поля ввода. Пусть, например, там бы-ло указано условие =23.

4. Ввести в поле Ф.И.О. шаблон: С*.

5. Щелкнуть кнопку Далее. В диалоговом окне выведена первая запись, удов-летворяющая введенным критериям. В правом верхнем углу диалогового окна Адреса и телефоны отобразится порядковый номер найденной записи в списке.

6. Повторяйте предыдущее действие до тех пор, пока не будет выведена по-следняя запись, удовлетворяющая критериям. После щелчка по кнопке Да-лее будет слышен звуковой сигнал, и содержимое окна формы не будет ме-няться.

7. Прейдите к первой записи, удовлетворяющей введенным критериям, ис-пользуя кнопку Назад.

Упражнение 8.

Заменить в записи о Ветрове А.Р. номер телефона с 58-81-17