Операционная и социотехническая системы

Операционная функция - это деятельность по производству товаров или услуг, которые организация поставляет во внешнюю среду. Функцию операций имеют все организации, иначе они просто не могут существовать.

Термины "операции" и "производство" взаимозаменяемы. Одна-ко под производством в основном понимается выпуск товаров и пе-реработка сырья. Термин "операции" шире, он включает не только производство товаров, он и предоставление услуг.

Больше всего организации отличаются друг от друга по ха-рактеру конкретных видов деятельности, входящих в операционную функцию. При производстве, например, автомобилей и бытовой тех-ники перерабатываются огромные количества сырьевых материалов. Строительные фирмы тоже потребляют большие объемы материалов.

Юридические фирмы, больницы, большинство учреждений сферы услуг потребляют незначительные количества исходных материалов, но они приспосабливают свои услуги под требования клиента. Авиаци-онные линии, банки предлагают стандартизованный набор услуг. Правоохранительные органы тоже часто "предоставляют услуги кли-ентам".

Рис. 1 раскрывает организацию как открытую систему, кото-рая преобразует входные величины в выходные, применительно к операционной функции. Полная система производственной деятель-ности организации называется операционной системой, она состоит из трех подсистем.

ПЕРЕРАБАТЫВАЮЩАЯ ПОДСИСТЕМА выполняет производительную работу, непосредственно связанную с превращением входных величин в вы-ходные результаты. Материалы, в том числе бумага и канцелярские товары, потребляются перерабатывающей подсистемой. Требуются капиталовложения в виде кабинетов, мебели, оборудования. Нужна

Информация Информация

из внешней среды Подсистема из внутренней среды

планирования

и контроля

Информация Планы, решения,

о состоянии системы корректирующие взаимодействия

На входе На выходе

Перерабатывающая

подсистема

Труд, Продукция,

Материалы, Услуги

Капитал, Подсистема

Информация, обеспечения

Энергия

подача энергии от коммунальных служб для освещения, отопления и кондиционирования помещений, а также энергия для работы ЭВМ.

ПОДСИСТЕМА ОБЕСПЕЧЕНИЯ не связана прямо с производством выхода, но выполняет необходимые функции обеспечения перерабатывающей подсистемы. Функция считающаяся частью обеспечения в одной ор-ганизации, может быть составляющей частью перерабатывающей под-системы в другой.

ПОДСИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ И КОНТРОЛЯ получает от перерабатывающей подсистемы информацию о состоянии системы и незавершенном про-изводстве. Ин формация поступает из внутренней среды организа-ции. Информация о спросе на продукцию, стоимости ресурсов, тен-денциях развития технологии, правительственных нормативных ак-тах и других факторах, поступает из внешней среды. Подсистема планирования и контроля должна обработать весь этот обычно большой объем достаточно сложной информации и выдать решение, как именно должна работать перерабатывающая подсистема. Кон-кретные вопросы, подлежащие решению, как правило, включают пла-нирование производственных мощностей, диспетчеризацию, управле-ние материально-производственными запасами, контроль качества.

Операционные системы можно классифицировать разными спосо-бами. На рис. 2 приведена двухмерная классификация, основанная на характере выхода и типе используемого процесса переработки ресурсов. В соответствии с этой структурой можно проанализиро-вать фактически любую операционную систему. Рассмотрим четыре типа процессов переработки.

В мелкосерийной системе производства отдельные подразделения, цеха или участки специализированы на выполнении различных опе-раций. Объекты переработки, представленные, например, обрабаты-ваемыми изделиями или обслуживаемыми клиентами, проходят через систему единицами или небольшими группами. Поскольку требования к обработке каждого объекта могут быть разными, то они следуют по разным маршрутам с необязательным прохождением через все участки.

Система массового производства выдает большие объемы относи-тельно стандартизованных выходов. Отдельные единицы выпускаемой продукции неотличимы друг от друга, хотя и могут быть незначи-тельные различия в характеристиках или комплектации. Время про-хождения единицы продукции через систему относительно мало: обычно оно измеряется в минутах или часах. Производственные ре-сурсы системы могут быть упорядочены в некоторой последователь-ности и образуют технологическую линию - поток, проходящей че-рез всю систему.

Перерабатывающая система с непрерывным процессом производит значительные объемы однородного выхода. Единственный способ различить отдельные единицы производимой продукции заключается в измерении продукта в каких-то произвольных единицах по объе-му, длине, площади, весу или времени. Ресурсы, поступающие на вход системы, непрерывным потоком проходят через нее, превраща-ясь в продукт на ее выходе.

Между операционной функцией и рядом других функций органи-зации существуют весьма важные и сложные рабочие отношения. Для оптимизации деятельности организации необходимо обеспечить эф-фективное управление этими отношениями.

Операции зависят от инженерной функции, которая обеспечи-вает проектирование новых видов продукции, производственных мощностей и процессов. Инженерная продукция должна получать от производства ответную информацию по проблемам, связанным с кон-струкцией изделий, и о возможностях усовершенствования системы.

Маркетинг должен обеспечить надежный прогноз спроса и реальные заказы клиентов на выходы операционной системы. Кроме того, эта же функция должна информировать производство о любых претензиях потребителей по качеству или срокам поставки продукции. С дру-гой стороны, маркетинг зависит от производства в части информа-ции о наличии продукции и возможностях своевременного ее изго-товления для удовлетворения спроса потребителей. В сфере капи-талов, необходимых для расширения мощностей и поддержания теку-щей работы, операционная функция зависит от финансовой функции. Для того чтобы предоставить капиталы в нужное время и в нужных объемах, финансовой службе нужно получить от операционных под-разделений информацию о планах производства и развития, подроб-ные текущие данные и финансовую отчетность. Функция трудовых ресурсов несет ответственность за вербовку, отбор, а иногда и обучение кадров для работы в операционной системе. Операционные подразделения, в свою очередь, должны заблаговременно информи-ровать кадровую службу о потребности в рабочей силе с указанием как количества, так и квалификации.

Стратегия фирмы заключается в том, чтобы посредством своей операционной функции предоставлять продукты и услуги для удов-летворения основных потребностей потребителей. Определение то-го, какие именно потребности берутся в качестве цели деятельно-сти фирмы, является стратегическим решением, при котором должны учитываться данные из всех функциональных областей. В области производственной деятельности к наиболее важным стратегическим решениям относятся решения о том, как, когда и где производить товары или предоставлять услуги. Методы выбираемые для произ-водства продукции или предоставления услуг, должны характеризо-ваться совместимостью с выпускаемой продукцией или предостав-ляемыми услугами, а также с удовлетворяемыми потребностями. Операционный процесс следует выбирать только после тщательного определения потребностей и самого продукта. Основное предназна-чение фирмы характеризуется цепочкой "производство - потребно-сти потребителя".

Рисунок 2. Цепочка "производство - потребности потребителя".

ОПЕРАЦИОННАЯ ПРОДУКЦИЯ ПОТРЕБНОСТИ

СИСТЕМА (или услуги) ПОТРЕБИТЕЛЕЙ

Основная цель операционной функции заключается в перера-ботке поступающих ресурсов в конечную продукцию, т.е. товары или услуги, для удовлетворения данных потребностей потребите-лей. Выполняя эту задачу, операционная функция должна оказать помощь фирме в достижении выраженной компетентности и конкурен-тоспособности на рынке. Выраженная компетентность заключается в том, что фирма делает что-то лучше, чем ее конкуренты, т.е. со-храняет конкурентоспособность, позволяющую фирме привлекать и сохранять потребителей.

Посредством операций можно обеспечить конкурентоспособ-ность различными методами:

1. Лидерство по минимуму затрат.

2. Технические характеристики продукции.

3. Надежность изделия.

4. Прочность изделия.

5. Скорость доставки.

6. Гарантированное время доставки.

7. "Индивидуализация" изделий по требованиям заказчиков.

8. Внедрение продукции на рынок.

9. Гибкое регулирование объема.

Формализованное управление производством является важной составной частью руководства