Делопроизводство

Билет 1 1. История создания пишущей машины (ПМ).

Первые данные по созданию технических средств для механизации процесса письма относятся к началу XVIIв. В 1714г. специальным королевским распо-ряжением машинисту Лондонской водонапорной станции Генри Миллю была дано право на «изготовление машины или искусственного метода для после-довательного печатания отдельных букв, как при рукописном письме». У Генри Милля возникла идея создания устройства с последовательным движе-нием литер, на основании которой в дальнейшем были разработаны ПМ. В 1867г. в США три печатника из г. Милуоки - Л. Шолес, К. Глидден, С. Суле - создали ПМ с подвижными литерными рычагами и передвигающейся при печатании кареткой. Эта ПМ печатала только прописными буквами. В по-следствии была создана машина корзиночного типа, но ее недостаток заклю-чался в том, что печатаемая строка была не видна, так как литерные рычаги находились снизу б/о вала. В 1876г. фирма «Ремингтон» выпустила первую серию ПМ. Они имели ножную педаль, которая возвращала каретку в обрат-ное положение. Большим успехом пользовался аппарат «Скорописец», изо-бретенный в 1870г. в России М.И. Алисовым. В 1888г. была создана ПМ «Космолит». В США К. Вагнер расположил литерные рычаги горизонтально в шлицах сегмента, печатная строка стала видимой. В 1922г. появились первые Электрические ПМ.

2.Форматы бумаги

Существует несколько форматов бумаги. Наиболее употребляемые форматы А4 и А5. А3-297х420, А4- 210х297, А5-148х210. Текст, выполняемый на фор-мате листа А4 , пишется через 1,5 м.и. Причем, левое поле - 35 мм, правое 4-8, верхнее - 22, нижнее -19. Нумерация листа начинается со 2-й страницы, номер страницы ставится по центру сверху без дополнительных знаков. Текст ма-шинописной страницы начинается с абзаца, который пишется от 1 п/т. В тексте могут быть пункты, подпункты, разделы, подразделы. Они нумеруются арабскими цифрами с точкой, также могут быть заголовки и подзаголовки, главы, которые пишутся по правилам их оформления

3.Докладная записка и ее реквизиты

Докладная записка - док. адресованный руководителю данной или вышестоя-щей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Д/з бывают внутренние и внешние. Внутрен-ние составляются самими составителями на чистом листе бумаги и содержат реквизиты: адресат, название вида док, дата, заголовок к тексту, текст, под-пись. Внешние д/з составляются от имени учреждения на специальном бланке, подписываются руководителем и имеют реквизиты: адресат, название вида док, дата, индекс, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, приложения (если есть), подпись, расшифровка подписи. Текст д/з состоит из двух частей. В 1 части излагаются факты, послужившие для составления д/з. Во 2 - выводы и предложения. В зависимости от содержания д/з могут носить инициативный, отчетный и информационный характер.

Билет 2 1.Классификация ПМ.

По назначению ПМ делятся на два класса: канцелярские и портативные. Канцелярские ПМ используют предприятия или организации для оборудова-ния. Портативные ПМ предназначены для индивидуального пользования. По литерным рычагам ПМ делятся на рычажные и без рычажные. К канцеляр-ским ПМ в основном относятся рычажные ПМ, а к портативным соответст-венно - без рычажные.

2.Правила написания . , ! ?

Точка, запятая, восклицательный и вопросительный знаки пишутся без верх-него регистра. Под цифрой …

3.Делопроизводство.

Одним из существенных элементов, управленческого производства является делопроизводство - деятельность, охватывающая все вопросы документиро-вания и организации работы с документами, в процессе осуществления управ-ленческих действий. Делопроизводство должно совершенствоваться на основе единообразия форм документов и методов их обработки. Поэтому ГОСТом в 1973г. была введена единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая представляет собой научно упорядоченный комплекс правил и нормативов по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документа. Дп состоит из: 1) документирования - создание док, отражающих деятельность учреждения. 2) документационное обеспечение - работа с готовыми документами, созданные в учреждении или полученными извне: прием, регистрация, распределение, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка документов к архивному хранению и даль-нейшему их использованию.

Билет 3 1.Каретка

Каретка представляет собой комплекс деталей и механизмов, обеспечиваю-щих установку бумаги, ее освобождение и переход на новую строку. Каретка движется по направляющим штангам, передвигая б/о вал, с закрепленной на ней бумагой, по линии печатаемой строки. Передвижение каретки влево происходит под действием механизма главной пружины. Главная пружина имеет постоянный завод и заключена в барабан, который вмонтирован в левой части направляющих. И соединен с кареткой при помощи жильной тяги. Завод натяжения главной пружины отворачивают стопорный винт якоря барабана и при помощи зубчатки заводят пружину так, чтобы при письме сила ее натяжения обеспечивала отпечатку знаков до крайнего левого поло-жения. При обрыве тяги ее можно заменить тесьмой, ширина которой должна быть 5-6мм. Ходовая гребенка выходит из сцепления с ходовой шестерней после каждого удара по клавишу. Причем каретка перемещается на одинако-вое расстояние, равное шагу письма. Шаг письма - расстояние между середи-нами двух соседних знаков, он равен 2,6мм.

2.Правила написания тире, дефиса и переноса в тексте.

Данные знаки пишутся под цифрой 2 и расположены на 4 ряду клавиатуры. Тире пишется под цифрой 2, причем с двух сторон делается дополнительный интервал. При написании дефиса дополнительный интервал не делается. При написании переноса дополнительный интервал не делается, и данный знак не переносится на новую строку.

3.Документ и его виды.

Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях, объективной и мысли-тельной деятельности человека. Информация может быть зафиксирована письменно, при помощи чертежа или рисунка, в виде фотографии, аудио или видеозаписи. Документы различают по видам деятельности:

1)по происхождению - служебные и личные; 2)по назначению - средства фиксации фактов (протокол, акт), средства передачи информации на расстоя-ние (письма факсы) 3)по месту составления -внутренние и внешние 4)по наименованию - несколько (письма, протоколы, отчеты, договора) 5)по коли-честву, отраженных вопросов -простые и сложные 6)по форме -типовые, индивидуальные и трафаретные. Типовые разрабатываются выше стоящими органами, для подведомственные орган. трафаретные - типографским спосо-бом. 7)по стадиям создания - подлинники, копии. Подлинники -первоначальный документ, созданный отдельным или коллективным автором. Копия - точное воспроизведение подлинника.(проставляется «копия» в пра-вом верхнем углу). Отпуск - полная копия исходящего документа. Выписка - копия части документа. Дубликат - подлинный экземпляр док., выдающийся при утере. 8)по срокам хранения - постоянное(вечное), долговременное (свы-ше 15 лет), временное (до 10-15 лет)

Билет 4 1. Бумагопроводящий механизм

Бумагопроводящий мех. обеспечивает заправку бумажной закладки в маши-ну, закрепление и освобождение бумаги. В него входят: б/о вал, металличе-ский подкатник, бумагоприжимные задние и передние ролики. Б/о вал пред-ставляет собой пошлый цилиндр, покрытый плотной резиной, он смягчает удары литерных рычагов и обеспечивает качественное письмо. С торцов б/о вал закрыт металлическими фланцами, в них ввинчены ручки. Слева на б/о валу крепится интервальный мех. Он обеспечивает установку одинакового расстояния между строками. Снизу б/о вала расположен металлический под-катник, он служит для направления бумажной закладки, и прижимные ролики. Рычаг освобождения бумаги на б/о валу взаимодействует с бумагопроводя-щим мех.

2.Римские цифры

1 - 1, 2 - П, 3 - Ш, 4 - 1У, 5 - У, 6 - У1, 7 -УП, 8 -УШ, 9 - 1Х, 10 - Х.

3.Организационно- распорядительная документация.

О/Р. документация распределяется на 5 групп. 1)организационная: правила, положения, инструкции, уставы. 2) распорядительная: постановление, распо-ряжение, приказы по общей деятельности. 3) справочно-информационная: письма, протоколы, акты, докладные записки, справки. 4) о личном составе: личные дела, приказы о личном составе.5) предложения, заявления, жалобы граждан. Гостом 11590 было введена унифицированная система. Унификация- это единообразие в оформлении док., построении текстов, замена сложных предложений простыми, а также языковые средства. Она включает в себя такие формы док.: сл.письма, телеграммы, приказы, акты, протоколы, распо-ряжения , договора, постановления и т.д.

Билет 5 1.Печатающий механизм.

В печ мех входят клавишные передаточные и литерные рычаги. На концах литерных рычагов нанесены клавиши (тасты) с нанесенными на них буквами и знаками. Клавиатура может иметь 42, 45, 46 именных клавиш. Расположены клавиши в 4 рядах. Три ряда - буквенные, 4-й - цифры и знаки. Печ мех пред-назначен для последовательного приведения литерных рычагов в точку пись-ма. Литерные рычаги расположены в горизонтальной плоскости на шрифто-вой подушке в шлицах сегмента.

2.Знаки арифметических действий.

+=- с верхним регистром, - без верхнего регистра / -(3), х - буква х.

3.Служебное письмо.

С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают