←предыдущая следующая→
1 2 3 4
Министерство образования Российской Федерации
Хабаровская государственная академия экономики и права
Кафедра экономики предприятия и менеджмента
Контрольная работа по менеджменту
Тема: Документация в управлении производством
Выполнила студентка факультета «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»,
Ершова Марина Игоревна
Группа 3БУ (в) 1
Номер зачетной книжки 021407
Домашний адрес: ул. Красноре-ченская 128-26
Проверил_____________________ _____________________________
г. Хабаровск, 2003
1. Роль документации в управлении
Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации ра-ботники предприятия получают посредством документов. В каждой органи-зации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени.
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи плани-рования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, кон-трактах, коммерческой переписке.
Документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информа-ция, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизне-су в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работ-никами предприятия в народном суде.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предос-тавлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относят-ся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного Фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.
Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необ-ходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих предприятий в результате чего, кадровая документация ведется либо плохо либо не ведется вообще.
Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без кон-фликтов с государством и подчиненными.
Руководители предприятия несут персональную ответственность за со-став, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хра-нении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
2. Виды документов
Все документы предприятие делятся на входящие, исходящие и внут-ренние.
Входящие документы поступают на предприятие извне. Это могут быть указы вышестоящей инстанции, письма от деловых партнеров, резюме от ищущих работу.
Документы, поступающие на предприятие проходят:
• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством.
После этого входящие документы передаются конкретным исполните-лям. К обработке принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте ( при нали-чии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных орга-низаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения управления (ДОУ) с целью распреде-ления поступивших документов на: ' направляемые на рассмотрение руково-дителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подраз-деления или конкретным исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению доку-менты, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие инфор-мацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществлять-ся в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Исходящие документы предназначены для отправки в другие организа-ции, службы и т.д. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правиль-ность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие ко-личества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформлен-ные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается ра-ботником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предназначены для работы с ними в пределах предприятия. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Кроме того, документы классифицируются по назначению. Различают:
1. Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудо-вого распорядка, положение о структурном подразделении предприятия.
2. Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инст-рукция.
3. Информационно-справочные докуме6нты: протокол, акт, письмо, док-ладная объяснительная..
4. Документы по личному составу: резюме, трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, личное дело.
5. Договоры о материальной ответственности.
6. Исковые заявления.
Рассмотрим некоторые из них более подробно.
Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функ-ции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответст-венность руководителя.
В структуре и штатной численности предприятия указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии долж-ности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руково-дителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.
В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или положениях о персонале.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках. Тексты большинства прика-зов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Прика-зываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: при-нять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распоряди-тельного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и струк-турного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделе-ния), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).
Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу опреде-ляется спецификой распоря¬дительного действия.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссыл-кой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу, согласно Трудовому Кодексу, доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.
Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со сле-дующими
←предыдущая следующая→
1 2 3 4