Контроль

Содержание

1. Введение

2. Основная часть

а) понятие контроля

б) этапы контроля

в) виды контроля

г) правила контроля

3. Заключение

4. Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

Формы и функции управленческого контроля.

Управленческий контроль - это одна из функций управления, без ко-торой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управ-ления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планиро-вание должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечи-вать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпо-сылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах опера-тивного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опи-рается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, вклю-чающей финансовые и производственные показатели деятельности и прове-дение их анализа.

Типы и виды контроля

Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим эконо-мическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представ-ления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчет-ность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находя-щимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собст-венными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвид-ность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производст-венному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать оп-ределенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, по-скольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельно-стью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, за-водов) руководителям соответствующих подразделений.

На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйст-венных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; про-изводится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализиру-ются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным про-дуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обыч-но называют оперативным контролем (а также административным, или такти-ческим) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный кон-троль призван систематически следить за обеспечением выполнения наме-ченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на ре-шение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспек-тивным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль - децентрализации.

Вместе с тем система контроля дает возможность использовать пре-имущества как самостоятельности подразделений, так и эффективного руково-дства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, слу-жит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего ру-ководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочета-ния децентрализации в управлении фирмой в целом.

КОНТРОЛЬ - это процесс обеспечения достижения организацией сво-их целей.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения факти-чески достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандар-тов.

Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объе-динить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее на-правление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и на-правляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы».

Поддержание успеха. Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успеш-ным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результа-ты с запланированными, то есть отвечая на вопрос «На сколько мы продвину-лись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу. Други-ми словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы опреде-лить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффек-тивно способствовали достижению ее общих целей. Именно так мелкие фирмы определяют, в каких областях им расширяться и заключать контракты, опреде-ляют, какая из входящих в их состав фирм должна получить большую долю ресурсов, а какую следует продать или расформировать. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно бы-стро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

Широта контроля. Контроль - это критически важная и сложная функ-ция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъ-емлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно ме-неджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководи-тель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъем-лемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специаль-но этого не поручал.

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни пла-нирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рас-сматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной ор-ганизации.

Предварительный контроль. Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так например, хотя планирование и создание ор-ганизационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью орга-низации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуще-ствляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля яв-ляется реализация определенных правил, процедур и линий поведения. По-скольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выпол-нения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должно-стные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчинен-ных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человече-ским, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области челове-ческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для вы-полнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подго-товленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться,