Контроль исполнения в аппарате управления

По __________________________________________________________________________

(наименование дисциплины)

На тему: _____________________________________________________________________

(полное наименование темы или номер варианта)

Содержание:

1. Сущность контроля 3

2. Виды контроля. 5

3. Процесс контроля. 6

4. Контроль выполнения проекта 9

5. Современные тенденции развития контроля 10

6. Анализ существующей на предприятии системы контроля исполнении решений и документов 12

6.1. Принципы и метода организации контроля. 12

6.2. Сроки исполнения документов. 14

6.3. Функции и полномочия сотрудников, осуществляющих контроль. 14

6.4. Порядок взаимодействия структурных подразделений при организации исполнения поручений. 15

Список использованной литературы

1. Сущность контроля

Практика показывает, что самые совершенные формы планирования не могут быть эффективно задействованы без разработки и внедрения современных форм контроля

Как известно, контроль — одна из важных функций менеджмента. Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Главные инструменты выполнения данной функции — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, т. к. по его данным производит-ся корректировка ранее принятых решений и планов. Контроль – это сбор и обработка ин-формации о траектории движения управляемого объекта, сопоставление ее с параметрами, заданными заранее в планах или программах, выявление отклонений, анализ причин, вы-звавших такие отклонения, их оценка и принятие решения о корректирующем воздействии. Задача контроля состоит не в том, чтобы зафиксировать невыполнение или какой-либо срыв, а в том, чтобы не допустить такого срыва, достичь цели в намеченный сроки. Поэтому кон-тролеров следует поощрять за выполнение планов и программ, а не за то, что они «поймали» виновных.

Эффективно поставленный контроль призван иметь стратегическую направленность, ориентированную на результаты, быть своевременным и достаточно несложным.

Работа любой фирмы всегда направлена на достижение конкретных целей. Но для то-го, чтобы не сбиться с намеченного курса, необходим постоянный контроль за тем, как реа-лизуются намеченные программы. Значительные изменения происходят в содержании, фор-мах и методах контроля в нашей стране по мере углубления и расширения экономических реформ, перехода к рыночной экономике, упразднения запретов на негосударственные фор-мы собственности, изменения порядка владения производимыми материальными благами и услугами, их потребления, распределения и использования. Ключевое значение здесь имеет организация многопланового, последовательного и тщательного внутреннего контроля, без которого трудно выстоять на рынке в борьбе с конкурентами. В той или иной мере в каждой российской компании имеет место внутренний контроль, выступающий как система мер, обеспечивающих ее нормальную работу, прежде всего в финансовой области, в частности, сохранность активов, достижение плановых показателей, в том числе по прибыли и т. д. Та-кого рода контроль осуществляется обычно администрацией предприятия.

Для текущего внутреннего контроля, проводимого руководящими органами фирмы, используются данные анализа, в том числе статистического, материалы оценки качества вы-полнения планов и т. д. С точки зрения контроля со стороны бухгалтерии, здесь оценивается строгое соблюдение сотрудниками решений руководства, правил отчетности, в частности, точное отражение в ней производимых операций. Контроль выступает как неотъемлемая со-ставная часть всего процесса рационализации хозяйственной деятельности фирмы, в задачу которого входят предвидение возможных ошибок, нарушений, отклонений и предотвраще-ния их, а также, в случае их совершения, обеспечение неотвратимости воздействия и пресе-чения соразмерно выявленному характеру отклонения. В рыночной экономике проблема ра-ционализации контроля решается прежде всего в интересах бизнеса. Основное внимание уделяется ликвидации дублирующих функций, сокращению накладных расходов, рациона-лизации документации и учета, внедрению технических средств и повышению профессиона-лизма работников.

Контроль как способ обратной связи может быть эффективным только в случае полу-чения и эффективного использования достоверной и своевременной информации о состоя-нии всей управляемой системы, определения того, все ли в этой системе осуществляется в соответствии с намеченными целями и принципами, полученными распоряжениями и указа-ниями руководства, имеющимися законами. Контроль дает возможность не только выявить отклонения от принятых и утвержденных правил, процедур, законоположений, но дать оцен-ку причин этих отклонений, конкретизировать их по степени участия в них должностных лиц, деятельность которых подвержена проверке.

Повседневный, последовательный, глубокий контроль за работой каждого сотрудника фирмы и всей ее "команды" в целом является важным элементом стратегического менедж-мента. Без налаживания подобного контроля невозможно добиться слаженных действий кол-лектива в реализации миссии компании, ее перспективной программы, организации четкого взаимодействия всех работников, что обеспечивает большой дополнительный эффект. Орга-низация контроля в современных условиях, которая сложилась сегодня, уже не может удов-летворять наших менеджеров, не соответствует изменяющимся условиям, не приносит необ-ходимых результатов. Контроль за работой персонала в российской практике сводится, как правило, к проверке выполнения сотрудниками их обязанностей, а также заданий руково-дства. Подобная практика устарела. Все шире в настоящее время начинают применяться но-вые формы контроля, более гуманные. Суть в том, что современные менеджеры стремятся прежде всего помочь сотрудникам улучшить работу, полнее проявить на деле их потенциал, добиваться более эффективного, творческого подхода к делу. При этом, в первую очередь, выявляются проблемы, в решении которых им необходимо содействие руководства. Обычно сотрудник работает неважно не из-за халатности, а потому, что ему не хватает опыта, зна-ний. Контрольная функция руководства наиболее результативно осуществляется менедже-ром путем совместного с сотрудником анализа результатов его работы, поиска причин не-удач, после чего необходимо обучение подчиненного менеджером, передача опыта, подроб-ный инструктаж. Вместо замечаний по работе и претензий к сотруднику руководитель помо-гает ему устранить пробелы в знаниях, сноровке. Это способствует обеспечению более высо-кого качества и результатов трудовой деятельности. При этом индивидуальный контроль со стороны менеджера должен дополняться коллективным контролем работников фирмы.

Подобный контроль позволяет систематически уточнять, корректировать и совершен-ствовать функции, должностные обязанности каждого работника.

Начинается контроль с установления целей развития объекта управления. Измерение полученных результатов, мониторинг состояния контролируемого объекта – следующая ста-дия контроля.

На заключительной стадии контроля происходит сравнение результатов измерений с целевыми ориентирами, выявление расхождений, требующих корректирующего воздействия, и осуществление этого воздействия.

Успешный контроль должен обладать следующими чертами:

 Своевременность. Нет смысла осуществлять корректирующие воздействия (махать кулаками), когда действие (драка) закончилось;

 Стратегический характер. Целесообразно контролировать достижение прежде всего стратегических, а не промежуточных целей;

 Ориентация на результат. Важно контролировать результат выполнения рабо-ты, а не момент прихода на рабочее место после обеденного перерыва; проверить качество отчета, подготовленного сотрудником, а не качество очинки карандашей на его рабочем мес-те;

 Гибкость. Необходимо корректировать процедуры контроля и набор контроли-руемых параметров в зависимости от меняющейся ситуации;

 Простота. Усложненные процедуры контроля, как правило, приводят к тому, что тормозится выполнение других управленческих функций. Целесообразно контролиро-вать лишь несколько ключевых показателей, но делать это систематически и эффективно.

 Экономичность. Затраты на контроль должны быть соизмеримыми с другими видами затрат. Контроль не должен становиться абсолютно доминирующей функцией управ-ления.

Трудно переоценить контрольные функции в органах государственной службы. Соци-ально ориентированные решения, принимаемые представителями государственной власти на местах, без контроля останутся полумерами, обречены на закрытость, превратятся в мишень для средств массовой информации, а также оппозиционно настроенных по отношению к вла-сти общественных организаций.

2. Виды контроля.

Различают предварительный, текущий и заключительный контроль. Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный кон-троль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее вре-мя. Текущий контроль и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в