←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5
КОНСОРЦИУМ ПО ПОДГОТОВКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ КАДРОВ
ПРЕЗИДЕНТСКОЙ ПРОГРАММЫ
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
МЕНЕДЖМЕНТ
РЕФЕРАТ
ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ БИЗНЕС–ПЕРЕГОВОРОВ
(Профессиональные навыки менеджера)
Группа 3.1
Автор: Комиссар О.Н.
Руководитель: Романенко В.А.
Калуга-1999
СОДЕРЖАНИЕ
1. ЦЕЛИ БИЗНЕС-ПЕРЕГОВОРОВ…………………………………………..…..3
2. ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ……………………………………..…….….3
3. АНАЛИЗ АУДИТОРИИ……………………………………………………...…5
4. ПЛАНИРОВАНИЕ РЕЧИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ…………………………….7
4.1. Планирование времени……………………………………………..….…..7
4.2. Выбор стиля выступления……………………………………………..…..8
4.3. Разработка речи или презентации……………………………………..…..9
4.4. Выполнение выступления…………………………………………………9
4.5. Использование наглядных методов и материалов ……………………..11
4.6. Ответы на вопросы …………………………………………….…..……14
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….….15
1. ЦЕЛИ БИЗНЕС-ПЕРЕГОВОРОВ
Под бизнес-переговорами понимают совещания представителей разных фирм по рассмотрению бизнес-вопросов. В зависимости от рассматриваемых вопросов бизнес-переговоры могут иметь следующие цели:
* Презентация фирмы. Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
* Презентация бизнес-проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересо-ванных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наибо-лее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке (см. ниже), т. к. предпо-лагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или во-площения проекта.
• Отчет о выполненных работах. Цель - ознакомить, предоставить определенной уз-кой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к вы-полнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.
• Обсуждение плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему ви-ду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.
* Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возмож-ностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.
2. ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ
Можно выделить следующие этапы, которые должны быть выполнены для ус-пешной подготовки к бизнес-переговорам:
1. Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.
2. Планирование и составление возможных сценариев переговоров.
3. Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материа-лов.
4. Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.
5. Подготовка к ответам на возможные вопросы аудитории.
Речи и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точек зрения. Но речи и презентации в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы.
Например, если выступающий работает в отделе по работе с персоналом, он мо-жет давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику ком-пании. Если человек работает начальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять техниче-ские характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как пре-зидент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спон-сора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.
Такие речи могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также, как пока-зывает данный график, уровень взаимодействия аудитории с выступающим.
График зависимости взаимодействия аудитории с выступающим в зависимости от целей последнего (Рис. 1) показывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях. (см. подробнее в следующей главе)
Уровень
взаимодействия
с аудиторией
Высокий
Средний
Низкий
Информирование Мотивирование Убеждение
Цели совещания
Рис. 1. Зависимость уровня взаимодействия с аудиторией от целей совещания
• Мотивирование. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презен-тация состоит из обычной речи. Например, когда вы говорите несколько слов об ухо-дящем на пенсию работнике, сначала сделаете несколько веселых комментариев о хо-рошей работе пенсионера и опишите, как он помог компании. В процессе речи вы мо-тивируете этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно. Если цель вашей презентации имеет такой характер, то необходи-мо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подго-товку к вопросам.
• Информирование. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто ис-пользуются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.
• Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять уча-стие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуж-даемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутст-вующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного тече-ния обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презен-тации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зор-ко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля.
Зачастую речи и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно.
3. АНАЛИЗ АУДИТОРИИ
Как только поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается ?
Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропус-кать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.
Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики буду-щей аудитории и используете полученные данные в подготовке к речи.
Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.
Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.
Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед презентацией:
1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?
2.
←предыдущая следующая→
1 2 3 4 5
|
|