Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени

Тайм-менеджмент:

Способы эффективного использования рабочего времени

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1 Причины дефицита времени 4

2 Анализ использования рабочего времени 5

3 Самоменеджмент 7

3.1 постановка целей 7

3.2 Планирование 9

3.3 Принятие решений 12

3.4 Реализация и организация 14

3.5 Контроль 15

3.6 Информация и коммуникации 15

4 Особенности тайм менеджмента в России 17

Заключение 18

Список литературы 19

ВВЕДЕНИЕ

“Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распо-ряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ”

П. Друкер

Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое ра-бочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профес-сии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему пере-дачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться исполь-зовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого ру-ководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

1 ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно толь-ко начав планировать свое время , а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не ус-певает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в дан-ный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вме-сто того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных спо-собах решения данной задачи.

2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в опреде-ленной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разде-лить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуще-ствляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает от-дыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми за-нимает много времени.

5. “Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени – это телефон-ные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много време-ни и отвлекает от действительно важных дел.

6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также ино-гда зависит от импульсивности и особенностей человека.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производитель-ность, что порождает хроническую нехватку времени.

2 АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффек-тивный способ учета времени – это ведение записей. Расходуемое время можно учи-тывать в таблицах:

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени

ВИД ДЕЯТЕЛЬ-НОСТИ ИНТЕРВАЛ ВРЕМЕНИ

(ОТ… ДО…) ПРОДОЛЖИТЕЛЬ-НОСТЬ

Таблица 2. Листок “дневных помех”

ПОМЕХИ

ИНТЕРВАЛ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ КТО ПОМЕТКИ

(ПРИЧИНЫ)

Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходи-мо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внеш-ние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по пре-одолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

- была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потра-чено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)

- были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени со-ставляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализиро-вать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)

- было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего време-ни пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)

- был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной ин-тервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют про-блемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки ра-бочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить