Технология проведения и подготовки презентации

Министерство образования Российской Федерации

Южно – Уральский государственный Университет

Факультет Экономики и предпринимательства

Кафедра СКиИМ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по курсу: “Коммуникационный Менеджмент”

на тему: “Технология проведения и подготовки презентации”

Выполнил студент: Плотникова Е.А

группа ЭиП – 253

Проверил: Астахова Л.В.

Челябинск

2004 г.

СОДЕРЖАНИЕ:

I. Введение……………………………………………………………………………3

II. Теоретическая часть

1. Общий обзор презентаций…………………………………………………………4

1.2. Подготовка презентации…………………………………………………………6

1.2.1. Планирование презентации……………………………………………………6

1.2.2. Анализ цели……………………………………………………………………..8

1.2.3. Анализ аудитории……………………………………………………………....9

1.2.4. Планирование речи……………………………………………………………..10

1.2.5. Разработка главной идеи………………………………………………………..11

1.2.6. Планирование времени………………………………………………………....11

1.2.7. Прогноз длины выступления…………………………………………………...12

1.2.8. Выбор стиля……………………………………………………………………...13

1.2.9. Разработка речи……………………………………………………………….....13

1.2.10. Выбор места проведения презентации………………………………………..14

2.1. Вступление………………………………………………………………………….15

2.2. Основная часть……………………………………………………………………..15

2.3. Заключение…………………………………………………………………………16

2.4. Период задавания вопросов и ответов на них……………………………………17

2.5. Использование наглядных материалов…………………………………………...18

3. Мастерство отличной презентации…………………………………………………20

3.1. Успешная речь……………………………………………………………………...21

3.2. Поведение в период задавания вопросов………………………………………...22

III. Практическая часть………………………………………………………………23

IV. Заключение…………………………………………………………………………26

V. Список использованной литературы…………………………………………….27

I. ВВЕДЕНИЕ

Презентация помогает отдельным лицам и организациям приобрести благоприятную заметность и таким образом достичь своих целей (при условии ее эффективности).

Изучение методов, способов и приемов проведения презентации является актуальной темой для исследования, поскольку конкуренция охватывает все виды человеческой деятельности. А непременный атрибут успешной конкуренции – увеличение своей заметности. В профессиональной деятельности заметность состоит в том, чтобы быть увиденным, быть услышанным, быть признанным.

Пытаясь привлечь к себе внимание, предприниматели и специалисты разных областей в наши дни сталкиваются с беспрецедентными трудностями. Слишком многие желают того же, и борьба оказывается поистине жестокой. Средства долговременного воздействия то и дело приходится менять.

Презентация – испытанное средство привлечь к себе внимание. Деловая презентация, проведенная искусно, заставляет людей положительно оценить и Вас и Ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций успешная презентация – это профессиональный инструмент, помогающий добиться желаемого.

Целью работы являлось рассмотрение этапов подготовки презентации, изучение способов и методов проведения презентации и применение их на практике.

II. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1. ОБЩИЙ ОБЗОР ПРЕЗЕНТАЦИЙ

Презентация - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.

Презентации бывают следующих видов:

* Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

* Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.

* Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

• Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

• Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Очевидно, что презентация – это коммуникационный процесс. Термин процесс определяется как серия действий. Этому термину присуща идея поступательного движения, которое приводит к конечному результату. То же самое относится и к презентации. Деловая презентация разворачивается через серию коммуникационных действий, которые направлены (или должны быть направлены) на вызов реакции или получение результата, удовлетворяющих цели презентатора. Требования к презентатору возрастают в прямой зависимости от числа людей, к которым он обращается. Презентация один на один требует меньшей подготовки, чем презентация для пяти и боле человек. В то же время с возрастанием аудитории увеличивается потенциал воздействия деловой презентации. Презентатор, обращающийся к одному лицу, может воздействовать только на это лицо, обращение же к большему числу людей колоссально увеличивают диапазон воздействия.

В любой презентации, устной или письменной, следующие факторы воздействуют на характер общения и исход презентации.

Презентатор. Это, конечно, лицо, передающее сообщение. Для большинства устных презентаций выступающий – центральная фигура, он песет полную ответственность за исход презентации. Поэтому очень важно, чтобы презентатор тонко понимал динамику коммуникационного процесса и свободно владел приемами активного общения.

Сообщение. Это, непосредственно та информация, которую презентатор передает аудитории.

Аудитория. Это, лица, которые были приглашены на презентацию. Их состав и число определяется организаторами презентации заранее.

1.2. ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Эта часть работы своей целью имеет передачу знаний о подготовке качественной презентации высшего уровня. Для этого, в главе описываются основные шаги по подготовке.

Шаги по подготовке презентации следующие:

1. Планирование презентации.

2. Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

3. Компоненты презентации.

4. Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

5. Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.

6. Подготовка к ответам на вопросы из аудитории.

7. Выбор места проведения презентации.

Речи и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точек зрения. Но речи и презентации в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы.

1.2.1. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Планирование является необходимой частью процесса презентирования. План является каркасом последующих действий, проектом, собирающим факторы в пучок, вокруг которого состоится сама презентация. Создавая план презентатор добывает информацию и формирует свежие идеи, необходимые как для подготовки, так и для проведения презентации.

Переменные, составляющие планирование:

• Частота (как часто проводились презентации по этой теме, перед сходным типом аудитории, в этих временных рамках, в этом месте).

• Знакомство (планирование зависимости от уровня знакомства презентатора с аудиторией и предметом).

• Происхождение (на планирование влияет происхождение запроса на презентацию).

• Представительство (определение проводится ли презентация кем – то, воспринимаемым аудиторией как частное лицо или представляющим некое сообщество).

• Тип (внешние, внутренние, продвигающие, информационные, восходящие и нисходящие).

• Содержание

• Природа презентационного событии

• Потенциальная выгода (выгода – это то, презентатор или организация собираются извлечь в случае успеха презентации).

Наилучшим подходом к планированию, являются открытые вопросы, начинающиеся со слов:

1. Кто будет присутствовать на моей презентации?

2. Что