Документооборот фирмы стандарты

Международный Славянский Университет

реферат по курсу

«Документационные системы управления»

на тему

«ДОКУМЕНТООБОРОТ ФИРМ. СТАНДАРТЫ»

выполнила __________

ФЭИОП, VI курс, с.о.

бухучет и аудит

проверил Поздняков В.Я.

Москва, 1999

План

1. Сущность документационной системы управления

2. Основные нормативно-методические документы по

делопроизводству

3. Правила оформления документов

4. Системы документации

5. Эффективность рациональной системы делопроизводства

Сущность документационной системы управления

В наше время термин «делопроизводство» определяется следую¬щим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документиро¬вание и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управ¬ления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подхо¬дов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив¬ному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий со¬здания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и исполь¬зования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает инфор¬мационно-технологическую составляющую в современной органи¬зации делопроизводства.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводств. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата , т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

прием первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов и отправка.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование — регламентированный процесс записи инфор¬мации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридиче¬скую силу. Документирование всегда осуществляется по определен¬ным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Создание документов или документирование может осуществ¬ляться на естественном языке или на искусственных языках с ис¬пользованием новых носителей информации. При документирова¬нии на естественном языке создаются текстовые документы — доку¬менты, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый доку¬мент, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются до¬кументы на машинных носителях — документы, созданные с исполь¬зованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной

Важное значение при документировании имеют средства доку¬ментирования - орудия, используемые человеком для создания до¬кументов. Это могут быть простые орудия (ручки, карандаши и др.), механические и электромеханические (пишущие машины, маг¬нитофоны, диктофоны, фото кино- и видеотехника н др.); средства автоматизации - компьютерная техника. В зависимости от используемых средств документирования раз¬личаются способы документирования (текстовое документирование, кино фото фонодокументирование, электронное документирова¬ние) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные доку¬менты (документы, содержащие информацию, выраженную посред¬ством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта полу¬чено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы, при использовании звуко¬записывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; при применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы, с помощью компьютерной техники - письменные документы на бу¬мажном или электронном носителе, а также документы на машинных носителях.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа доку¬ментов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу созда¬ваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, ком¬петенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления,

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов -обязательных элементов оформления документа (наименование ав¬тора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф ут¬верждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документа¬ции зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р б.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организацион¬но-распорядительной документации. Требования к оформлению до¬кументов»). Государственным стандартом установлен не только со¬став реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность и размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр докумен¬та. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположе¬ния на документе. Наличие формуляра, установленного государст¬венным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управ¬ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих перерабо¬танную, вторичную информацию.

Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает еe сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обра¬щаться к информации спустя много времени после ее создания.

В социальном плане любой официальный документ полифунк¬ционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальны. К общим функциям документа относятся:

информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию -причина появления любого документа;

социальная: документ является социально значимым объек¬том, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями,

культурная: документ - средство закрепления и передачи куль¬турных традиций, что лучше всего прослеживается на больших ком¬плексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;

К специфическим функциям документа относятся:

управленческая: документ является инструментом управления, этой функцией наделены так называемые управленческие докумен¬ты (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управле¬ния;

правовая: документ является средством закрепления и изме¬нения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначаль¬но создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (на¬пример, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

функция исторического источника: документ выступает в