←предыдущая следующая→
1 2 3
Одно из главных условий успешного ведения бизнеса - это организация эффективного контроллинга (системы управления процессом на основе контрольных параметров) бизнес-процессов. Контроллинг сам по себе является оптимальным механизмом поддержки принятия управленческих решений. Однако, для организации подобной системы управления требуется полная информационная прозрачность в любой точке бизнес-процесса.
Типичной является ситуация, когда процесс автоматизирован частично. В таком случае информация о нем слишком разнородна, что понижает ее доступность, точность и скорость распространения.
Внедрение системы контроллинга на промышленном предприятии происходит по трем направлениям:
- подготовительный этап (изучение текущего состояния предприятия, экспресс-анализ);
- этап внедрения контроллинга;
- этап автоматизации (в случае необходимости).
В свою очередь второй этап представляет собой следующие четыре направления:
- изменения в системе управления;
- изменения в организационной структуре;
- информационные потоки в системе предприятия;
- персонал и возможные проблемы.
Рисунок – Этапы внедрения контроллинга на промышленном предприятии
В зависимости от того, кто будет представлять службу контроллинга на предприятии и кто будет организовывать ее внедрение, будет происходить и подготовительный этап. Если таковым будет являться действительный руководитель предприятия, который осведомлен о состоянии предприятия, о том, как работают подразделения предприятия, кто собирает и представляет оперативную информацию, какие документы, в какие сроки и для кого подготавливаются, как обстоят дела с издержками и кто анализирует и контролирует все возникающие отклонения, составлен ли бюджет и как осуществляется контроль за его исполнением, то в этом случае многие этапы предлагаемого экспресс-анализа просто не будут представлять необходимости. Если это будет производится для сторонней организации, о процессе и номенклатуре производства, о конкурентах и проблемах сбыта которой ничего неизвестно, то пошаговое выполнение данной схемы может дать действенные плоды.
Данный процесс следует разделить на три этапа:
Подготовительный этап.
Подготовительный этап представляет собой общее ознакомление с процессом работы данного предприятия. Необходимо, после согласования с директором предприятия (если данная процедура происходит в чужой организации) о сроках и этапах внедрения системы контроллинга, составить приказ от его имени о предоставлении всеми отделами и службами данной предприятии информации, список которой прилагается. А именно: организационная структура предприятия, бюджет предприятия на соответствующий период, ведомости учета и анализа отклонений по производству и издержкам, баланс и отчет о прибылях и убытках, регламент (положение) о работе отделов. Также согласовывается время и сроки проведения интервьюирования с главными специалистами и дата презентации отчета, на которой должны присутствовать все опрашиваемые. В каждом интервьюировании определяется, какое отношение имеет каждый отдел к контроллингу (для облегчения понимания вопросы разбиваются на подтемы: какую роль в планировании (бюджетировании) играет данный отдел, как происходит анализ отдела, как осуществляется контроль). В заключение данного этапа генерируется отчет, в котором выявляются все положительные стороны предприятия и «узкие места», для которых предлагается решение и представляется на презентации.
Если данный процесс необходимо провести на своем предприятии, то следует максимально формализовать отношения. Не следует упрашивать людей подать документы в срок или подготовить необходимую информацию. Система контроллинга основана на оперативном учете и только с помощью оперативных данных, т.е. данных предоставляемых в срок возможны планирование и анализ. Поэтому сразу необходимо настроить персонал на соответствующую работу.
Этап внедрения.
В случае достижения согласия по всем вопросам осуществляется второй этап, в котором с каждым отделом начинается детальная проработка всех основных моментов контроллинга. Параллельно происходит разработка программного продукта, если в таком выявляется необходимость. На этом этапе либо создается отдел контроллинга, либо не занятых, но опытных и обученных сотрудников обязывают к ведению данной работы. В случае необходимости на данном этапе проводят обучение сотрудников.
Изменения в процессе управления предприятием при внедрении системы контроллинга проводятся по следующим направлениям:
Внедрение центров ответственности. Чаще всего на практике применяют следующие принципы выделения центров ответственности на предприятии: функциональный, территориальный, соответствия организационной структуре и сходства структуры затрат.
Распределение по центрам финансовой ответственности существует для оптимизации планирования, учета и контроля деятельности предприятия. Законодательство России обязывает каждое предприятие вести бухгалтерский (финансовый) учет. Но для принятия управленческих решений существует объективная необходимость организации в рамках системы контроллинга специального управленческого учета. Каким образом он будет реализован, зависит от особенностей предприятия и потребностей руководителя.
Необходимые изменения в процессе планирования очень подробно рассмотрены в третьей главе данной работы.
Изменения в процессе анализа плановых и текущих результатов и отклонений подробно рассмотрены в параграфе 5.3.
Изменения в организационной структуре при внедрении системы контроллинга. В различных странах нет единого подхода к вопросу системы структурной организации контроллинга на практике. В США в большинстве случаев контроллер – это коммерческий директор предприятия или, по нашей терминологии, заместитель директора по экономике, главный экономист. Ему подчинены отделы и службы внешнего учета (финансовая бухгалтерия), производственной бухгалтерии, ревизии, организации производства, страхования и зачастую информационно-вычислительный центр. В Германии должность контроллера вводится на крупных и средних фирмах, использующих систему контроллинга. Из обычной структуры заводоуправления ему передаются в административное подчинение производственная бухгалтерия, отдел статистики, планирования и прогнозирования. Главный бухгалтер и его служба непосредственно контроллеру не подчиняются.
Контроллер на небольших предприятиях в России довольно часто является, прежде всего, руководителем службы бухгалтерского учета. Организационная, или наладочная, функция в контроллинге – консультационная поддержка менеджмента – лучше всего выполняется контроллером, который владеет пригодным для использования инструментарием. Одновременно эта функция выполняется в ходе автоматизированной обработки информации, что означает стыковку между контроллингом и информационным менеджментом. Но если на небольшом предприятии все эти вопросы решаются, что называется, одной головой, то на крупных фирмах для эффективной работы и четкого определения ответственности контроллеров необходимо создать специальное структурное подразделение – службу контроллинга. Служба контроллинга входит наряду с бухгалтерией, фи¬нансовым отделом, планово-экономическим отделом в со¬став финансово-экономических служб предприятия. Поскольку основная функция контроллинга на предприятии – анализ и управление затратами и прибылью, служба контроллинга должна иметь возможность получать всю необходимую ей информацию и претворять ее в рекомендации для принятия управленческих решений высшими руководителями пред¬приятия.
Рисунок – Возможные варианты построения организационной структуры контроллинга на предприятии
При создании службы контроллинга на предприятии необходимо учитывать следующие основные требования:
Служба контроллинга должна иметь возможность полу¬чать необходимую ей информацию из бухгалтерии, фи¬нансового отдела, планово-экономического отдела, служ¬бы сбыта и службы материально-технического снабже¬ния.
Служба контроллинга должна иметь возможность и пол¬номочия организовывать с помощью других экономи¬ческих служб сбор дополнительной информации, тре¬буемой ей для анализа и выводов, но не содержащейся в существующих документах финансово-экономических служб.
Служба контроллинга должна иметь возможность вне¬дрять новые процедуры сбора аналитической информа¬ции на постоянной основе. Вопрос о выплате компенса¬ции сотрудникам других служб за увеличение нагрузки должны решать руководители, для которых предназначе¬на информация службы контроллинга.
Служба контроллинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.
Служба контроллинга должна быть независимой от той или иной финансово-экономической службы.
В соответствии с вышеприведенными требованиями воз¬никают возможные варианты создания службы контроллинга и ее места в организационной структуре пред¬приятия.
На первом этапе существования служба контроллинга пред¬ставляет собой рабочую группу из 3-4 человек, которая выполняет роль аналитической службы и обеспечивает руководителей (в первую очередь заместителя директора по экономике, финансового директора, коммерческого директора) оперативной информацией о состоянии затрат на предприятии, периодиче¬ски составляет развернутые аналитические отчеты, прогнозирует показатели финансово-экономического положения предприятия, проводит экономическую экспертизу управленческих решений, связанных с затратами и прибылью, налаживает методику пла¬нирования в планово-экономическом отделе. На первоначальном этапе работы службы
←предыдущая следующая→
1 2 3
|
|