Учет денежных средств

Учет денежных средств

1. УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

В соответствии с действующим положением учет денежных средств орга-низуется в кассе гостиницы, турфирмы, на расчетном, валютном и прочих счетах в банке.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях Российской Федера-ции регламентируется постановлением ЦБ РФ, утвержденным решением Со-вета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40; Указаниями ЦБ РФ "О первоочередных мерах по выполнению Указа Президента РФ от 18.08.96 № 1212 "О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения" от 12.11.96 № 360; письмом Департамента регулирования денежного обра-щения ЦБ РФ от 17.02.94 № 14-4/35 "О разъяснениях по применению "По-рядка ведения кассовых операций в Российской Федерации"; письмом ЦБ РФ "По вопросам упорядочения наличноденежного обращения" от 28.01.97 № 14-4/50; письмом ГНИ РФ от 5 февраля 1998 г. № ВК-6-16/84 "Классифика-тор контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации".

В соответствии с нормативными документами каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Помеще-ние кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть оборудовано и защищено в соответствии с действую-щим порядком. Всю полноту ответственности за создание таких условий не-сет руководитель (директор) предприятия Сумма средств, которая может на-ходиться в кассе, определяется лимитом, устанавливаемым банком по согла-сованию с предприятием.

Лимит кассового остатка каждая организация определяет индивидуально по согласованию с банком с помощью расчета по форме № 0408020, утвер-жденной Положением ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П "О правилах орга-низации наличного денежного обращения на территории РФ". Этот расчет организация должна представить в обслуживающий ее банк. Расчет лимита остатка кассы подписывают руководитель и главный бухгалтер организации.

Если организация имеет несколько счетов в двух и более банках, то она по своему усмотрению может обратиться в один из них с расчетом на установ-ление кассового лимита. После того, как лимит кассового остатка установ-лен, организация рассылает остальным обслуживающим ее банкам уведом-ление об определенном ей лимите остатка кассы. Если организация не пред-ставила расчет ни в один из обслуживающих ее банков, то лимит остатка кас-сы считается нулевым, а денежная наличность в кассе - сверхнормативной и в обязательном порядке должна сдаваться в банк.

Лимит остатка кассы при необходимости в течение года может быть пере-смотрен по обоснованной просьбе организации (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и т.п.), а также в соответствии с договором банковского счета.

Учет кассовых операций осуществляет кассир, который под расписку дол-жен быть ознакомлен с правилами ведения кассовых операций. На основании заключенного договора о материальной ответственности кассир несет ответ-ственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления пер-вичных кассовых документов и ведение кассовой книги. Наличные деньги в кассу кассир принимает по приходному кассовому ордеру (ф. № KO-I), под-писанному главным бухгалтером, с выдачей лицу, сдающему деньги в кассу, квитанции о приеме.

Квитанция является частью приходного ордера, заполняется одновременно с ним и выдается только после получения денег кассиром. Деньги из кассы кассир выдает по расходному кассовому ордеру (ф. № КО-2) на основании платежных ведомостей, заявлений о произведенных расходах с приложен-ными к ним товарными чеками, квитанциями, справками; удостоверяющими факт расходования денег и иными оправдательными документами. Приход-ные и расходные кассовые ордера заполняются бухгалтером собственноруч-но, без подчисток и исправлений.

Заработная плата выплачивается по платежной ведомости. По истечении трех дней на общую сумму выданной зарплаты выписывается расходный кассовый ордер. В случаях выдачи средств по доверенности в ведомости де-лается надпись "По доверенности", а сама доверенность прилагается к пла-тежной ведомости.

Заработная плата, не выданная в установленный срок, депонируется и сда-ется в банк. На депонированные суммы составляется расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную нумерацию и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Он представляет собой учетный регистр следующего вида.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Приходный

документ Сумма, руб., коп. Примеча-ние Расходный до-кумент Сумма, руб., коп. Примеча-ние

дата №

дата №

1 2 3 4 5 6 7 8

Все факты поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге, страницы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, опе-чатаны сургучной бумагой и заверены подписями директора и главного бух-галтера. Записи в кассовой книге ведутся под копирку в двух экземплярах.

Второй экземпляр является отрывным и представляет собой отчет кассира, который ежедневно в конце рабочего дня передается в бухгалтерию с прило-женными к нему приходными и расходными документами. Подчистки в кас-совой книге запрещены, а исправления в ней возможны только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера. В отчете кассира подсчитываются итоги прихода и расхода денежных сумм за день, и определяется остаток на конец дня.

В гостиницах, на турфирмах при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором, ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машино-грамма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составлять-ся к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и вклю-чать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в по-рядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" за каждый месяц долж-но автоматически печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных до-кументов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вклад-ном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограм-мы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром от-дельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере не-обходимости) их брошюруют в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера гос-тиницы, турпредприятия и книгу опечатывают.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна произ-водиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера гостиницы, турфирмы.

Страница кассовой книги имеет вид:

№

документа От кого

получено

(кому выдано) Шифр корреспонди-рующего счета Приход Расход

1 2 3 4 5

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций воз-лагается на руководителя гостиницы, турфирмы, главного бухгалтера и кас-сира. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Рос-сийской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяет банк, обслуживающий данную гостиницу, турфирму.

За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ве-дения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 (с учетом изменений от 21 марта 1995 г. № 291) с организаций взимаются штрафы в трехкратном размере неоприходованной суммы за не-оприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности и административный штраф (с руководителя предприятия) в пятидесятикрат-ном размере минимальной месячной оплаты труда.

В частности, штрафные санкции к гостинице, турфирме применяются за нарушение установленного банком лимита остатка средств в кассе. Размер штрафа определяется по отношению к средней величине, рассчитанной исхо-дя из сумм превышения лимита за каждый день и количества соответствую-щих дней превышения.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех дней, включая день получения денег в банке.

Согласно ст. 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 "О применении кон-трольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населени-ем" денежные расчеты при оказании услуг населению производятся с обяза-тельным применением контрольно-кассовых машин (KKM). Согласно пись-му ГНИ РФ от 5 февраля 1998 г. № ВК-6-16/84 "Классификатор контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации" для отелей и ресторанов применяются следующие контрольно-кассовые машины: автономная контрольно-кассовая машина, пассивная системная контрольно-кассовая машина, активная системная контрольно-кассовая машина, фис-кальный регистратор.

ГНС РФ в Письме от 30 августа 1994 г. № НИ-6-14/320 "О формах доку-ментов строгой отчетности" сообщила, что