Документоведение

1. Виды документов и их класс-я.

Делятся на 2 группы: 1.по общим и административным вопросам; 2.по ф-ям управления. Док-ы классиф-ся: 1.по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки; 2.по месту составления: внутренние и внешние; 3.по содержанию: простые и сложные; 4.по форме: на индивид-е(содержание каждого док-а имеет свои особенности), трафаретные(часть отпечатана, др- запол-ся), типовые(для группы однород-х предприятий); 5.по срокам исполнения: на срочные и несрочные; 6.по происхождению: на служебные и личные; 7.по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; 8.по средствам фиксации: письменные, графические и фото-кинодок-ты. Подлинник- это подпис-й и надлеж-м образом оформленный док-т состав-й в 1 раз. Копия- это повторное, абсолютно точное вопроиз-е подлинника, засвидетельст-е в установленном порядке должност-м лицом. Выписка- при ее оформлении следует указывать из какого док-та она сделана, она подтверждается подписями должн-х лиц и печатями. При утередок-та выдается его дубликат, имеющий одинак-ю юрид-ю силу на равнее с подлинником.

2. Оформление реквизитов: 01-10.

01- герб РФ- слева и посередине. 02-герб субъекта РФ- в соотв-и с правовыми актами. 03-эмблема организации или товарный знак- помещается на бланке организации в соотв-и с уставом. 04- код организации- по общерос-му классиф-у предприятий и организаций (ОКПО)ставится в верхней части док-та. 05-код формы документа- по общерос-му класс-ру управленч-й докумен-ии(ОКУД)ставится в верхней части док-та. 06-код наименование организации- в верхней части док-та над наимен-м организации указ-т сокращенные или полные наимен-я вышестоящей организации. 07-справочные данные об орган-ии включ-т в себя почтовый адрес, тел., факс, номер счета, E-Mail. 08-наименование вида док-та- регламентируется уставом, письмо не имеет наз-е. 09-дата док-а- дата подписания или утверждения, для протокола- дата подписания, акт- дата события, подпис-ся в день этого события. 10-регистрационный номер- состоит из порядкового номера, данного орган-ей. Проставляются через косую черту в порядке указания авторов в док-те.

3. 11-14.

11- ссылка на регистрационный номер и дату док-та(На №__от__). 12-место составления или издания док-та, указ-ют только в том случае, когда трудно опр-ть по реквизитам. 13-гриф ограничения доступа к док-у(секретно)на 1-м листе док-та без кавычек. 14-адресат- название учреждения в Им.п., кому- в дательном падеже. Док-т не должен содержать больше 4-х адресатов. При большем состав-т список рассылок док-в.

4. 15-16.

15-гриф утв-я док-та- утв-ся должн-м лицом, состоит из УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наимен-я должности лица, подписи, инициалов, фамилии и даты утв-я. Если утв-ют неск-ко чел-к подписи на одном уровне. Распол-ся в правом верхнем углу. 16-гриф резолюции- указания по исполнению решения и др., указ-ся к кому она обращена в Род.п., содержание поручения, срок исполнения и дата, подпись автора и дата. Распол-ся в правом верхнем углу.

5. 17-18.

17-заголовок к тексту- отражает осн-й вопрос, затронутый в письме, должен быть кратким, емким и сформулир-м в одной фразе. Если это приказ нач-ся с предлога –о-об-, если протокол- чего?. Не должны нач-ся «по делу»кроме юрид-х док-в. 18-отметка о контроле- если срок исполнения не указан в резолюции, то он опр-ся в 1 месяц, на док-те ставится буква К или штамп Контроль.

6. 19.

19-текст- может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в комбинир-м виде. Состоит из 2-х чпстей: в 1-й указ-ся- причина, основание, цель составления док-ту, во 2-1, заключительной- решения, просьбы, выводы. Текст может содержать только заключ-ю часть.в док-х использ-ся форма изложения как от 1-го, так и от 3-го лица. В приказах, распоряж-х- 1-е лицо. Протокол- 3-е лицо. Положения, инструкции, акты, справки- 3-е лицо.

7.20-21.

20-отметка о наличии приложения- в левом нижнем углу и начинается сразу со слова Приложение и ставится двоеточие. Если приложение в тексте названо, то пишется: на3 в5, если о приложении в тесте не указано, то перечисляют его наз-е, кол-во листов и экземпляров. Если приложений много, то оно оформляется на отдельном листе, в верхнем правом углу пишется Приложение1 к штатному расписанию с указанием наименования данного док-та, его даты и номера. 21-подпись ставится внизу док-та, если письмо оформляется на бланке, где указ-ся наименование организации, то подпись не ставится. Если нет, то указ-ся наим-е должности лица, подпись и ее расшифровка. Если финанс-е док-ты- сначала подпись директора, а потом главбух. При подписании док-та должностными лицами с равными должностями, их подписи располагаются на одном уровне. В док-х, составленных комиссией, при подписи должности не указ-ся, а только их обязанности(председатель комиссии, член комиссии). Члены комиссии идут в алфавитном порядке.

8. 22-23.

22-гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, дальше указание должности, личная подпись, ее расшифровка, дата. Располаг-ся под подписью или на отдельном листе согласования. 23-виза включает в себя подпись визирующего лица, ее расшифровку и дату, распол-ся на последнем листе подлинника. Если не согласен, то пишется замечания прилагаются, в левом нижнем углу на отдельном листе.

9. 24-26.

24-печать ставится так, чтобы она захватывала часть должности и подписи лица. Удостоверяет права долж-х лиц на распор-е матер-и средствами. 25-отметка о заверении копии док-та- проставляется ниже реквизита подпись и начинается со слова Верно, наим-е должности лица, завер-го копию, его лич-ю подпись, ее расшиф-у и дату заверения. При пересылке копии док-в в др. орган-ии заверительную подпись удостоверяют печатью. 26-фамилия исполнителя и номер его телефона- распол-ся на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа док-та в левом нижнем углу. Ф.И.О.- полностью. Если док-т был напечатан, то указ-ся Ф.И.-машинистки и кол-во экземпляров.

10. Виды писем.

1. письмо-просьба, излагая его нужно подчеркнуть заинтересованность предприятия в его исполнении, нач-ся со слов «Прошу или Просим». 2.письмо-ответ(отказ)- схема письма: повторение просьбы, на кот. состав-ся ответ, обоснование причины отказа, констатация отказа. 3.сопроводительное письмо, составляется при отправке к-л док-в или матер-х ценностей, и оправдывает себя только тогда, когда содержит к-л дополнительные разъяснения к прилож-м док-м, или док-ты включают неск-ко листов. 4.договорные письма подтверждают факт отправки договора. 5.письмо напоминание, его следует отправлять тогда, когда не удается с помощью тел. или личного контакта получить ответ. Оно состоит из 2-х частей: 1.напоминание о выполнении действий, 2.указание мер, кот. могут быть приняты в случае их невыполнения. На письме может стоять отметка «Вторично», если отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма(по независящим от него обстоятельствам), в этом случае дословно повтор-я текст 1-го письма. 6.информационные письма. Цель- в своевременном инфор-ии др. орган-ии о к-л факте или событии. Подписываются как секретарем-референтом, так и руководителем. 7.письмо-приглашение, может адресоваться как конкретному лицу, так и организации. 8.письмо-предложение, представляет собой заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. 9.письмо-разрешение на выполнение к-л просьбы. 10.письмо-подтверждение содержит сообщение о получении к-л отправления, либо в том, что ранее составленный док-т остается в силе.

11. Справки и акты.

Справка- это док-т содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Они бывают 2-х видов: 1. с информ-й о фактах и событиях служебного хар-ра, они выдаются заинтересованным гр-м для подтв-я к-л юрид-го факта; 2.справки с места работы, учебы и т.д. Акт- это док-т, составленный неск-ми лицами, утв-й факт, событие, действие. Акты чаще всего составляются комиссиями. Повод для составления акта: ликвидация, прием, передача, дегустация,списание товаров. Они состав-я по единой схеме: 1.члены комиссий изучают существо вопроса, подлежащего отражению в акте; 2.изучить законодат-е и нормат-е док-ы, регулирующие данный вопрос. В акте отраж-ся только те факты, кот. точно установлены лицами, подпис-ми док-т. Текст акта делится на 3 части: 1.введение, где указ-ся основание для составления акта, перечисляются лица, состав-е акт; 2.констатирующая часть, в ней излагаются цели задачи, проделанные составителями акта; 3.в заключ-й части акта делаются выводы, даются рекомендации- не обязательно. В конце акта после текста перед подписями при необходимости указ-т кол-во экземпляров акта и их местонахождения. В акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлогов –о-об-, отражающих краткое содержание самого акта.

12. Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка- док-т, адресованный руководителю предприятия и информирующий его о фактах, событиях. Цель- побудить руководителя принять опр-е решение, поэтому текст делится на 2 части: 1.описательная; 2.излагаются предложения, просьбы. Тексту докладной обязательно предшествует заголовок, с предлога-о-об-. Докладные бывают внутренние и внешние. Внешняя оформ-ся на бланке предприятия, внутренняя м.б. офор-на от руки. Объяснительная записка- док-т, поясняющий к-л положения основного док-та или события, причины к-л события или факта. Они делятся на 2 группы: 1.док-ты, сопровождающие основной док-т и поясн-е содержание его отдельных положений; 2.объяснительные по поводу