Основы делопроизводства

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

СТРУКТУРА И НАЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ 13

ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ 14

ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ДЕЛ 22

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 25

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 27

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ 28

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ 30

АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ 31

ПРИЛОЖЕНИЯ 33

ВВЕДЕНИЕ

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако¬миться с основными профессиональными терминами и опреде¬лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку¬ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо¬жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения воз¬никала необходимость закрепления результата, например, дос¬тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку¬менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы¬то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих¬ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания до¬кументов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе¬матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ¬ление компьютерных систем и их организационным, программ¬ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино¬нимами и применяются для обозначения одной и той же дея¬тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк¬ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос¬сийской Федерации».

Документирование — это процесс создания и оформления доку¬мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ¬ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю¬дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен¬ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку¬менты, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис¬пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза¬писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч¬ная дисциплина — документоведение.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ¬ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно¬сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа¬ми входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги¬страция означает запись учетных данных о документе по установ¬ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов — совокупность дей¬ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова¬ние дела — группирование исполненных документов в дело в соот¬ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза¬ция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор¬мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событи¬ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде¬ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче¬скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре¬ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на¬правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос¬тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно¬сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни¬ком, кибернетика-документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик¬сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер¬мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного до¬кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю¬бом случае, как следует из определения, информация, зафикси¬рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь¬ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове¬ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са¬мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги¬вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино¬писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич¬ные и официальные и др.

Официальные документы — это документы, созданные юриди¬ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля¬ют служебные (управленческие) документы, которые определяют¬ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж¬дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст¬вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля¬ются основанием для принятия управленческих решений, слу¬жат доказательством их исполнения и источником для обобще¬ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку¬ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому