Пример: Транспортная логистика
Я ищу:
На главную  |  Добавить в избранное  

Коммуникации и связь /

Информатизация

←предыдущая  следующая→
1 2 3 4 



Скачать реферат


Российский университет дружбы народов

______________________________________

Реферат по делопроизводству

на тему

Информационные технологии

как средство повышения эффективности делопроизводства

Выполнила: Харахаш Анна гр ЭМ-101

Проверила: Цандарян А.Р.

Москва 2002 г.

Вступление

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации делопpоизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам эл. почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).

Офисная техника

Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

1. КЛАССИФИКАЦИЯ

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщенной именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% - бумажная информация составляет 50 - 95% и только 5% всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом в этих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% - на микрофильмах, 2% - на магнитной ленте и 1% - на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Ниже рассмотрены технические средства механизации делопроизводства и средства и административно-управленческой связи, составляющие основное ядро средств офисной оргтехники.

2. СРЕДСТВА ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ, ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Пишущие машинки

Этот недавно еще незаменимый вид конторского оборудования все более вытесняется персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами.

Механические пишущие машинки самые простые и дешевые, но и самые не удобные в работе.

Электрические пишущие машинки требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12).

Электронные пишущие машинки, обладая всеми достоинствами электрических, имеют еще и память (например, Роботрон С6130 имеет память емкостью 6500 зн., Евмолпия - 402000 зн.), что приближает их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные тексты, шаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.

Канцелярские пишущие машинки настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные.

Портативные или дорожные пишущие машинки чаще всего бывают механическими.

К специализированным пишущим машинкам в зависимости от назначения относятся: пишущие машинки с шрифтом для слепых, наборнопишущие машины и автоматы (Веритайпер, Джексорайтер) для подготовки форм для последующего тиражирования, стенографические машины (Стеноки) и приставки для формирования стенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатающие пишущие машинки для впечатывания текстов в паспорта и бланки (Эрика 70) и нанесения надписей на чертежи (МПК1, Ротринг) и др.

Кроме того, пишущие машинки различаются по конструкции печатающих механизмов и шрифтоносителей. Например: шрифтоносителями у них могут быть: литерные рычали, сферические (шаровые) головки, литерные диски ("ромашки"). Рычажные машинки весьма инерционны, скорость печати у них не превышает 1015 зн,/с. "Шары" и "ромашки" обеспечивают скорость до 40 зн./с, у них проще смена шрифтов, они более бесшумны.

Организационные автоматы

Это загрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.

Функциональные возможности оргавтоматов шире, нежели у электронных пишущих машинок.

Диктофонная техника

Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2 3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонномашинописные бюро.

2.2 СРЕДСТВА ТРАНСПОРТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

Лифтовые транспортеры

←предыдущая  следующая→
1 2 3 4 



Copyright © 2005—2007 «Mark5»